Plan de classement DGE-190
Présentation
À la fin d’un événement, plusieurs documents doivent être retournés à Élections Québec alors que d’autres doivent être éliminés . Cependant le DS doit en conserver certains pour pouvoir, notamment, finaliser les demandes de rajustements de la rémunération du personnel électoral, réaliser les activités préparatoires et l’aider dans la gestion du prochain événement. Les documents à conserver sont de deux ordres :
- les documents de la circonscription qui appartiennent à Élections Québec (ex. : cartes, formulaires de paye, manuels, etc.);
- les documents personnels (ex. : préparations de cours).
Le présent plan de classement a été élaboré en cohérence avec la structure de gestion documentaire établie par Élections Québec. Il regroupe les documents qu’il est permis au DS de conserver selon les principaux thèmes des activités qui composent un événement électoral. Il s’agit d’une structure regroupée par grandes classes qui permet le rassemblement de documents sur des thèmes plus généraux et, par la suite, sur des thèmes plus précis. L’objectif de la classification est de favoriser, d’une part, l’utilisation de termes assez clairs pour permettre l’indexation et, d’autre part, le repérage efficace.
Règles et délais de conservation
Le plan de classement présente le numéro et le titre des règles de classification ainsi que la durée de conservation des documents. La durée de conservation est indiquée en nombre d’années, à l’exception des codes suivants :
- 999 : Document à conserver jusqu’à ce qu’il soit remplacé par une nouvelle version
- 888 : À conserver pendant la durée de l’entente ou du contrat
Le délai de conservation des documents est généralement de 4 ans, soit jusqu’à l’événement suivant, mais il existe quelques exceptions. À la fin du délai de conservation, les documents de l’événement antérieur sont détruits et remplacés par ceux de l’événement qui vient de se terminer. Les documents de gestion ou personnels au DS peuvent être conservés d’un événement à l’autre.
Certains documents contenant des renseignements personnels sur le personnel électoral peuvent être conservés parce qu’ils sont nécessaires au travail du DS entre les événements. Cependant ils doivent être conservés de façon confidentielle et sécuritaire. D’autres documents, comme les formulaires de nomination DGE-2.3 et les spécimens de chèque, doivent être retournés à Élections Québec après un délai d’un an.
Les documents contenant des renseignements personnels sur les électeurs ne doivent pas être conservés quand l’événement électoral est terminé. Aucune copie de la liste électorale ne doit donc être conservée par le DS entre les événements.
Plan de classement des DS
Nom du document |
Durée de conservation |
Étiquettes autocollantes préadressées à Élections Québec (réserve) |
999 |
Pourcentage du matériel électoral en version anglaise |
999 |
Coordonnées des compagnies de reprographie et de messagerie, coordonnées des fournisseurs pour l'ameublement et l'équipement du bureau principal, renseignements relatifs à la firme d'élimination |
999 |
Liste des corps policiers et accès 911 |
999 |
DGE-541 - Inventaire des biens durables appartenant à Élections Québec |
999 |
04320 - Paiement des activités électorales
Nom du document |
Durée de conservation |
DGE-18.1 - Bail conditionnel pour le bureau principal |
4 ans (1 événement) |
DGE-18 - Entente de location ou réservation d'espaces |
4 ans (1 événement) |
Demande de remboursement avec facture(s) originale(s) |
4 ans (1 événement) |
Demandes de paiement de factures, incluant les factures originale. Conserver, s’il y a lieu, les demandes de prix et les formulaires DGE-99.4 – bon de commande |
4 ans (1 événement) |
Conciliation de la petite caisse avec facture(s) originale(s) |
4 ans (1 événement) |
Conciliation de la carte d’achat du DS avec facture(s) originale(s) |
4 ans (1 événement) |
Conciliation de la carte d’achat de la circonscription avec facture(s) originale(s) et registre d’utilisation (copie originale) |
4 ans (1 événement) |
04330 - Rémunération du personnel électoral
Nom du document |
Durée de conservation |
Feuilles de temps - Personnel du bureau principal |
5 ans (1 événement + 1 an) |
Feuilles de temps - Personnel de la révision |
5 ans (1 événement + 1 an) |
Feuilles de temps - Personnel du scrutin |
5 ans (1 événement + 1 an) |
Feuilles de présence aux séances de formation |
5 ans (1 événement + 1 an) |
Documents relatifs à l'exonération d'impôt, s'il y en a (TD-1 et TP-1015.3) |
5 ans (1 événement + 1 an) |
Rapport « Contrôle des feuilles de rémunération et tout autre document pertinent pour chacune des étapes de paiement en événement |
5 ans (1 événement + 1 an) |
Feuilles de temps, rapports de vérification et tout autre document relatif à la rémunération en activités préparatoires et aux corrections de paie |
5 ans (1 événement + 1 an) |
Documents relatifs à la CSST |
5 ans (1 événement + 1 an) |
Spécimens de chèque |
1 an, puis retourner à Élections Québec |
04700 - Aspects financiers des activités électorales
Nom du document |
Durée de conservation |
Indicateurs financier et guide d'accompagnement |
4 ans (1 événement) |
Formulaire d'identification du locateur du bureau principal |
4 ans (1 événement) |
Formulaire d'identification des fournisseurs d'équipement et d'ameublement |
4 ans (1 événement) |
Formulaire d'identification des fournisseurs de photocopieurs |
4 ans (1 événement) |
Rapport « Suivi des enveloppes d'heures allouées - Catégories d'emploi concernées » |
4 ans (1 événement) |
Reddition de comptes |
4 ans (1 événement) |
06360 - Directeurs du scrutin et directeurs adjoints du scrutin
Nom du document |
Durée de conservation |
DGE-2.2 Nomination du directeur adjoint |
888 + 10 ans |
07680 - Télécommunications
Nom du document |
Durée de conservation |
Coordonnées des personnes-ressources pour la compagnie de téléphone |
999 |
Formulaires de demande de service téléphonique - Autres locaux |
999 |
Formulaire de demande de service téléphonique - Bureau principal |
999 |
08300 - Relations avec les médias
Nom du document |
Durée de conservation |
Liste des médias de la circonscription (portrait-média) |
999 |
Communiqués de presse émis par le DGE |
2 ans |
Communiqués de presse émis par le DS |
5 ans |
Nom du document |
Durée de conservation |
Plaintes et procédures judiciaires |
888 |
Contestation d'une élection ou d'un référendum, dépouillement judiciaire.
Réclamations, action, mise en demeure dans le cas de blessures corporelles, de dommages à la propriété, etc. |
888 |
Avis juridiques |
999 |
11090 - Relations avec les directeurs et les directeurs adjoints du scrutin
Nom du document |
Durée de conservation |
Règles d'éthique |
888 |
11200 - Activités préparatoires
Nom du document |
Durée de conservation |
Programme d'activités préparatoires |
4 ans (1 événement) |
11200 - Activités préparatoires (Bulletins)
Nom du document |
Durée de conservation |
DGE-65.1 - Transmission des coordonnées de l'imprimeur pour les bulletins de vote et acceptation des travaux d'impression |
4 ans (1 événement) |
DGE-66.1 - Nombre de livrets de bulletins de vote à imprimer |
4 ans (1 événement) |
DGE-66.2 - Détermination des bulletins de vote servant au scrutin |
4 ans (1 événement) |
11200 - Activités préparatoires (Endroits de gestion)
Nom du document |
Durée de conservation |
DGE-3 - Adresse du bureau principal du directeur du scrutin |
4 ans (1 événement) |
DGE-3.20 - Adresse du bureau secondaire du directeur du scrutin |
4 ans (1 événement) |
DGE-3.3 - Liste des endroits de la commission de révision ordinaire |
4 ans (1 événement) |
DGE-3.4 - Liste des endroits de vote par anticipation |
4 ans (1 événement) |
DGE-3.5 - Liste des endroits de vote le jour du scrutin |
4 ans (1 événement) |
DGE-3.7 - Liste des endroits de la commission de révision spéciale |
4 ans (1 événement) |
DGE-3.8 - Demande d'autorisation pour utiliser un endroit de vote non accessible aux personnes à mobilité réduite le jour du scrutin |
4 ans (1 événement) |
DGE- 3.11 - Liste des établissements d'enseignement où est établi un bureau de vote |
4 ans (1 événement) |
Liste des endroits ayant accueilli ou non des BVEE |
4 ans (1 événement) |
DGE-3.14 - Liste des endroits de vote en région éloignée |
4 ans (1 événement) |
DGE-3.15 - Liste des endroits de commissions de révision itinérante établie dans une installation d'hébergement ou en milieu rural |
4 ans (1 événement) |
Lettres reçues des universités et des collèges d’enseignement général et professionnel où il n’a pas été possible d’y établir des commissions de révision, s’il y a lieu |
4 ans (1 événement) |
Liste des universités et des cégeps avec résidence ou sans résidence |
4 ans (1 événement) |
DGE-3.17 - Liste des endroits de vote établis dans une installation d'hébergement |
4 ans (1 événement) |
GEP - Liste pour la vérification des informations relatives aux IH pouvant accueillir une CRI et un BVI ou un BVIH |
4 ans (1 événement) |
DGE-74.11 - Informations sur les installations d'hébergement |
4 ans (1 événement) |
Horaire des BVIH |
4 ans (1 événement) |
Horaire des CRI dans les IH et en milieu rural et semi-rural |
4 ans (1 événement) |
Liste des installations d'hébergement pouvant accueillir une CRI et un BVIH sur place |
4 ans (1 événement) |
Liste des installations d'hébergement offrant une CRI et un BVI uniquement sur demande l'électeur |
4 ans (1 événement) |
Endroits utilisés pour la formation, dépouillement ou autre |
4 ans (1 événement) |
11200 - Activités préparatoires (Personnel électoral)
Nom du document |
Durée de conservation |
DGE-3.2 - Demande d'assistant en région |
4 ans (1 événement) |
11300 - Activités en événement (personnel électoral)
Nom du document |
Durée de conservation |
Calendrier des formations |
4 ans (1 événement) |
DGE-2.3 - Nomination du personnel électoral |
1 an puis retourner à Élections Québec |
DGE-2.8 - Liste du personnel électoral produite par le système informatique |
4 ans (1 événement) |
Données du personnel électoral |
4 ans (1 événement) |
11300 - Activités en événement (Vote)
Nom du document |
Durée de conservation |
Horaire de cueillette des urnes |
4 ans (1 événement) |
DGE-76.2 - Relevé du dépouillement |
4 ans (1 événement) |
GEP - Participation aux votes anticipés - rapport pour une circonscription |
4 ans (1 événement) |
11300 - Activités en événement (Mesures particulières)
Nom du document |
Durée de conservation |
Affiches et dépliants |
4 ans (1 événement) |
Tableau des sections de vote visées par l’application de l’article 489.1, s’il y a lieu |
4 ans (1 événement) |
11310 - Décret et calendrier de l'événement
Nom du document |
Durée de conservation |
DGE-4 - Calendrier opérationnel (grand format) |
4 ans (1 événement) |
Décret |
4 ans (1 événement) |
11320 - Réunions et rencontres de l'événement
Nom du document |
Durée de conservation |
Comptes rendus des rencontres avec les déléguées officiels |
4 ans (1 événement) |
Comptes rendus des rencontres avec les candidats |
4 ans (1 événement) |
11330 - Désignation des délégués officiels
Nom du document |
Durée de conservation |
Lettres de désignation des délégués officiels lors de l'élection |
4 ans (1 événement) |
11340 - Candidatures pour l'élection
Nom du document |
Durée de conservation |
DGE-41 - Avis d'une nouvelle élection à la suite du décès d'une personne candidate |
4 ans (1 événement) |
DGE-42.5 - Avis du scrutin |
4 ans (1 événement) |
11350 - Révision de la liste électorale
Nom du document |
Durée de conservation |
DGE-2.9 - Banque de noms des réviseurs présidents des commissions de révision ordinaire, itinérante et spéciale |
4 ans (1 événement) |
Documents d'organisation |
4 ans (1 événement) |
Horaire des CRI dans les installations d'hébergement |
4 ans (1 événement) |
Horaire des CRI en milieu rural et semi-rural |
4 ans (1 événement) |
11360 - Résultats de l'événement
Nom du document |
Durée de conservation |
DGE-80.2 - Rapport officiel des résultats du vote |
4 ans (1 événement) |
DGE-80.3 - Résultats du recensement du vote |
4 ans (1 événement) |
DGE-80.4 - Proclamation d'élection du candidat |
4 ans (1 événement) |
Demandes de nouveau dépouillement |
4 ans (1 événement) |
DGE-76.2-VS - Relevé de dépouillement |
4 ans (1 événement) |
11400 - Activités post-événement
Nom du document |
Durée de conservation |
Rapport d'événement |
4 ans (1 événement) |
Rapports divers |
4 ans (1 événement) |
Nom du document |
Durée de conservation |
Liste des instances autorisés |
999 |
Listes des partis politiques autorisés |
999 |
13100 - Délimitation du territoire provincial
Nom du document |
Durée de conservation |
Cartes de la circonscription |
999 |
Cartes des sections de vote |
999 |
DGE-972 - Index des voies de circulation par municipalité |
999 |
DGE-974 - Index des voies de circulation par secteur électoral |
999 |