- Échéancier
- Premier jour : -3
- Dernier jour : 0
- Intervenant et mandat
- Résultats
But
S’assurer que toutes les conditions à la réalisation de la compilation soient réunies.
Procédure
1. Aménager les aires de réception, de saisie et de présentation des résultats et de la réception des urnes en comptant, au besoin, sur l’aide des membres du personnel
Cet aménagement prévoit 4 aires principales. Pour information, consulter le schéma : Compilation des résultats
Aire de réception et de saisie des résultats
Espace destiné aux quatre aides qui réaliseront la compilation munis chacun d’un ordinateur, d’un téléphone avec casque d’écoute et de formulaires DGE-77.3 (Électeurs en herbe). Ces quatre préposés doivent être placées dans une zone séparée des personnes qui viennent assister à la compilation des résultats du vote.
Il faut :
- Tables et chaises en nombre suffisant
- 4 ordinateurs
- 4 téléphones avec casques d’écoute, voir le Tableau synthèse du système téléphonique du bureau principal
- Formulaires DGE-77.3 disponible dans la section Formulaires
- 4 copies de la procédures Saisir les résultats du dépouillement
Aire de présentation des résultats
Espace muni d’un ordinateur connecté à Internet, d’un projecteur et d’un écran pour présenter la compilation des résultats. Prévoir également des tables et des chaises pour tous les intervenants (média, représentant d’un parti politique ou citoyen) qui souhaitent visualiser les résultats de la compilation au bureau du DS.
Les médias et les partis politiques sont autorisés à installer à leurs frais un appareil téléphonique dans l’aire de transmission des résultats.
Aire de réception des urnes
Emplacement qui devrait idéalement se situer non loin du lieu où se fera le recensement des votes le lendemain. Il faut prévoir un endroit pour recevoir le matériel remis par les PRIMO, assurer le suivi et entreposer les urnes. L’aide au matériel et deux préposés à la réception des urnes travailleront dans cette aire.
Il faut :
- Tableau servant au contrôle de réception des urnes DGE-77.1, reçu avec le matériel électoral
- Formulaire DGE-92 Documents à récupérer au retour des urnes le jour du scrutin
2. Vérifier la disponibilité des ordinateurs, des appareils téléphoniques et des casques d’écoute pour les aides qui réaliseront la saisie des résultats
Quatre lignes sont prévues pour les aides affectés à cette activité. Le soir du scrutin, l’utilisation de 4 aides est recommandée selon les besoins et la disponibilité du matériel informatique. Voir le Tableau synthèse du système téléphonique du bureau principal.
3. Installer et tester l’équipement téléphonique
Installer et tester l’équipement informatique et téléphonique requis pour la compilation à l’endroit où la réception des appels s’effectuera le soir du scrutin. Cet endroit doit être calme également pour faciliter la communication durant les appels.
Au besoin, visionner la capsule Compréhension de la file d’attente PRIMO
Prendre en note et remettre au DS les numéros de cellulaire des aides qui réaliseront la saisie. Le DS devra les communiquer aux PRIMO uniquement en cas de défaillance du système téléphonique le soir du scrutin.
4. Remettre aux PRIMO le numéro de téléphone dédié à la saisie des résultats
Le système téléphonique sera doté de quatre lignes avec un système de redistribution automatique d’appels ce qui permettra aux différents PRIMO de transmettre aisément les résultats à l’un des quatre aides. Si les 4 lignes sont occupées, l’appel du PRIMO sera alors dans une file d’attente. Le technicien vous aura remis le numéro à utiliser lors de l’installation du système téléphonique.
Créer un code d’identification qui sera assigné à vos PRIMO. Il sera primordial que les aides qui réalisent la saisie des résultats soient en possession de de ce code d’identifications afin de confirmer qu’ils parlent aux bonnes personnes.
5. Sécuriser les câblages et veiller à ce qu’aucun appareil électrique autre que ceux requis pour la compilation, ne soit connecté sur le même réseau.
En cas de problème d’installation, veuillez contacter le service de soutien informatique au 1 844 644-1090 poste 6666.
Prévoir un appareil téléphonique près de l’ordinateur utilisé par l’assistant à la compilation afin de faciliter le support informatique qui pourrait être nécessaire.
6. Tester le lien Internet et vérifier le fonctionnement des équipements.
7. Se connecter à GEP au jour 0 pour présenter en direct les résultats :
Résultats et proclamation > Résultats > Consulter le tableau préliminaire des résultats
8. Produire les listes officielles des endroits de gestion où travailleront les PRIMO pour les remettre à l’aide au matériel.
Endroits de gestion > Endroits de gestion > listes et rapports > Produire les listes officielles des endroits de gestion