Bail conditionnel
En activités préparatoires, le directeur général des élections favorise la réservation du local au moyen d’un Bail conditionnel DGE-18.1-VF . Si le locateur ne veut pas signer de bail conditionnel, vous devez tenter d’obtenir une entente verbale.
Le bail conditionnel est une entente de location formelle qui devient effective lors du déclenchement d’un événement électoral. Le locateur et le locataire peuvent, avant la date de la prise d’un décret, résilier le bail conditionnel au moyen d’un avis écrit.
Durée de location
- de 10 semaines pour le bureau principal à compter de la première des dates suivantes : soit la date du décret ordonnant la tenue d’élections au Québec ou la date d’occupation déterminée par Élections Québec
- de 5 semaines pour le bureau secondaire à compter du 25e jour précédent la date du scrutin
Précisions sur le bail conditionnel
- Il est possible que le locateur, pour des motifs administratifs, exige de modifier certaines clauses du bail conditionnel du directeur général des élections ou encore désire utiliser son propre bail. Dans l’un ou l’autre cas, communiquer avec le coordonnateur pour obtenir une autorisation avant de soumettre au directeur général des élections les documents requis.
- Inscrire la date déterminée par le directeur général des élections à la clause 4) du bail conditionnel.
- Inclure dans le coût de location tous les frais d’exploitation, c’est-à-dire les services de stationnement, de déneigement, de chauffage, de climatisation, d’éclairage et, si possible, d’entretien ménager.
- S’assurer que le locateur assume les coûts de réfection reliés à l’aménagement.
Le DS ne doit pas signer de nouveau bail conditionnel de location pour un autre local tant que le premier est valide.
Entente verbale
Si le locateur ne veut pas signer de bail conditionnel, vous devez:
- tenter d’obtenir une entente verbale
- confirmer le tout par courriel à votre coordonnateur
- prévoir un plan B (un autre local peut-être moins intéressant, mais qui servirait de solution de repli)
- à la prise du décret, officialiser votre location par la signature du bail conditionnel, qui devient dès lors le bail au décret.
Bien qu’il soit toujours opportun de prévoir un plan B, cela devient encore plus important lorsqu’il n’y a qu’une entente verbale.