FIN-0.3 Établir les ententes de location ou de réservation d’espace DGE-18 pour les endroits de gestion

Référence légale

Article 135.1, 180, 262, 301.23, 301.24, 301.26, 305 ou 307 de la Loi électorale

Directive du DGE au DS : DIR-7, DIR-13, DIR-14, DIR-16 et DIR-24

But

Établir des ententes de location ou de réservation d’espace avec chacun des locateurs des endroits de gestion prévus pour une activité précise et pour un temps déterminé.

Obtenir les informations nécessaires afin de compléter l’entente DGE-18 pour le paiement des endroits de gestion.

Informations préalables

À l’exception de la location du bureau principal et du bureau secondaire qui se fait par bail conditionnel, le formulaire DGE-18, Location d’espace – Réservation d’espace, est utilisé dans tous les cas de réservation ou de location de locaux pour les commissions de révision ordinaire, spéciale ou itinérante, le vote par anticipation, le vote le jour du scrutin, le vote en installation d’hébergement, le vote en établissement d’enseignement et autres (la formation, la compilation des résultats du vote, etc.). Sélectionner la case « Location espace » lorsque la gratuité des locaux ne s’applique pas ou « Réservation espace » lorsque la gratuité des locaux s’applique au sens des articles 180, 301.24, 301.26 ou 305 de la Loi électorale.

En ce qui a trait aux centres ou aux installations d’hébergement et établissements d’enseignement, le formulaire DGE‑18, Location d’espace – Réservation d’espace, sert également à préciser les périodes de présence dans l’établissement ainsi que les modalités d’utilisation des biens et services mis à la disposition des membres du personnel électoral.

Lorsqu’une CRI ou un BVIH ne dessert que les bénéficiaires d’un centre ou d’une installation d’hébergement, l’établissement visé n’a droit à aucune compensation financière. Dans ce cas, le formulaire DGE-18 doit être à zéro et remplit comme une réservation d’espace. Cependant, un BVIH desservant une clientèle externe à l’établissement n’est plus un BVIH, mais un BVA ou un BVO.

Procédure

1. Quand produire le formulaire DGE-18

Un seul formulaire DGE-18 Location d’espace – Réservation d’espace doit être produit par endroit de gestion. Plusieurs types de couvertures peuvent être combinés sur le même formulaire DGE-18 si le lieu spécifique est identique.

Par exemple, si, dans le gymnase de l’école Saint-Pierre, il est prévu ternir le BVA et le BVO, un seul formulaire DGE-18 sera nécessaire pour cet endroit de gestion.

Toutefois si, à l’école secondaire des Cheminots, le BVO doit se tenir au gymnase et le BVA dans la cafétéria, 2 formulaires DGE-18 seront nécessaires, car le lieu spécifique est différent.

Le formulaire DGE-18 doit être utilisé pour la réservation ou la location de locaux pour :

• Le vote par anticipation
• Le vote le jour du scrutin
• La révision et vote en installation d’hébergement
• La révision et vote en établissement d’enseignement
• La commission de révision ordinaire (si elle n’est pas située dans les locaux du bureau principal ou secondaire)
• La commission de révision spéciale (si elle n’est pas située dans les locaux du bureau principal ou secondaire)
• Les commissions de révision itinérantes (en milieu rural et semi-rural)
• Le local de formation (s’il n’est pas situé dans les locaux du bureau principal ou secondaire)
• Le local pour le dépouillement des votes
• Le local pour la compilation des résultats du vote
•  

Se référer au Tableau des barèmes et des compensations financières pour la location des locaux utilisés par le directeur du scrutin afin de savoir si l’endroit de gestion utilisé est une location ou une réservation.

 

2. Comment produire le formulaire DGE-18

Paiements aux fournisseurs  >  DGE-18, Entente de location et de réservation d’espace  > Gérer les ententes de location et de réservation d’espace

 

Lors des activités préparatoires, les données nécessaires à la production des ententes sont enregistrées dans GEP. Des projets de ces ententes sont produits et fournis aux différents locateurs.

Suivre les instructions du document Produire les ententes de location et de réservation d’espace DGE-18 pour enregistrer les formulaires dans GEP.

Si le NEQ d’un fournisseur est absent de GEP, vous pouvez faire la recherche sur le site du Registraire des entreprises (http://www.registreentreprises.gouv.qc.ca).

Si le locateur demande à recevoir une preuve d’assurance de la part du DGEQ, lui fournir une copie du document Attestation d’assurances confirmant que le Directeur général des élection du Québec est auto-assuré.