RVS-8 Assister les commissions de révision et superviser leur travail

But

S’assurer que les commissions de révision itinérante et les commissions de révision spéciale en établissement d’enseignement disposent du soutien nécessaire, qu’elles accomplissent leurs fonctions dans le respect de la loi, des directives et des procédures établies, qu’elles ne prennent pas de retard dans le traitement des demandes et intervenir au besoin.

Procédure

1. Vérifier quotidiennement l’état d’avancement des demandes dans GEP

Révision > Rechercher et lister des demandes

Procéder par échantillonnage selon les quatre types de demande (inscription, radiation, correction, déménagement). Porter attention à la conformité du traitement sur les points suivants :

• les demandes de révision à prendre en charge ;
• les demandes de révision à l’étude ;
• les avis d’intention ou de décision à transmettre ;
• la réalisation des activités liées à une demande de révision ;
• l’attribution des statuts aux demandes de révision.

Si la commission prend du retard, faire les suivis nécessaires auprès du secrétaire et le signaler immédiatement au DS.

2. Vérifier la conformité des dossiers papier

Vérifier les points suivants :

• impression de tous les documents reliés à une demande ;
• classement et présence de tous les documents requis au dossier ;
• signature du demandeur et des réviseurs.

 

S’assurer que le classement est conforme aux instructions données au secrétaire dans la procédure REV-55.

3. Superviser la saisie des demandes

• demandes des électeurs incapables de se déplacer
• demandes saisies sur papier en cas de non disponibilité du système.

4. Superviser la feuille de route des agents réviseurs

Le secrétaire de la commission est responsable des déplacements quotidiens des agents réviseurs et des ajustements éventuels. Vous devez quand même superviser leurs travaux pour vous assurer qu’ils soient réalisés.

5. Répondre aux questions des réviseurs

Répondre aux demandes d’information de la part des réviseurs et, à ce titre :

• les informer sur les paramètres légaux leur permettant de rendre une décision ;
• respecter la complète autonomie décisionnelle que la loi confère aux réviseurs ;
• signaler au DS ou au DAS les aspects problématiques.