CAN-5 Au besoin, ajouter une note au dossier d’une candidature après l’émission de l’avis de conformité

Références légales

Articles 237 à 247 de la Loi électorale

Directives du DGE au DS : DIR-8

But

Ajouter une note dans un dossier de candidature pour lequel l’avis de conformité a déjà été émis par le DS. Cette note vise à expliquer une erreur du candidat ou du DS dans le dossier de candidature.

Il est strictement interdit de modifier un dossier de candidature suite à l’émission de l’avis de conformité. Tout ajout, retrait ou clarification d’information ou de contenu au dossier doit se faire via l’ajout d’une note signée par le DS et le candidat.

Informations préalables

Il est possible que lors de la révision du dossier de candidature déposé dans GEP, le personnel de l’équipe de soutien d’Élections Québec constate des manquements ou des erreurs dans un dossier. Comme il n’est pas permis de modifier la déclaration de candidature, la seule manière de procéder consiste à ajouter une note au dossier de candidature qui explique l’erreur. Cette note doit être signée par le DS et le candidat.

Dans le cas où l’erreur ou le manquement constaté est trop important pour pouvoir être justifié à l’aide d’une note, le candidat devra retirer la candidature et en produire une nouvelle.

Procédure

1. Recevoir un courriel de l’équipe de réception des documents ou un appel téléphonique de son coordonnateur l’informant qu’une note est requise

Noter les erreurs ou les omissions qui requièrent l’ajout d’une note. Si l’information provient de l’équipe de réception des documents, appeler son coordonnateur pour en discuter avec lui.

2. Rédiger une note qui explique l’erreur

Deux modèles de notes sont suggérés, sans être obligatoires :

• un modèle de note signé par le DS et le candidat
• un modèle de note signé par le DS seulement.

Faire approuver le projet de note par son coordonnateur pour s’assurer qu’il est conforme à ce qui est demandé.

3. Contacter la candidat et lui faire signer la note

Contacter le candidat, lui expliquer la problématique avec la déclaration de candidature, et lui demander de venir au bureau principal pour signer la note.

4. Transmettre la note à Élections Québec

Numériser la note et renommer le fichier «note_nom du candidat».

Déposer le fichier dans GEP :

Transmission de documents > Gérer les documents transmis