ENG-41 Apporter, au besoin, des corrections aux endroits pour le BVO après la date limite pour produire la Carte de rappel

Référence légale

Articles 197 et 301 de la Loi électorale

 

But

Tenir constamment à jour les informations relatives aux endroits de gestion du BVO, même après la production de la carte de rappel.  Tout au long de l’événement ces données servent à alimenter le site web d’Élections Québec.  On prendra les mesures nécessaires pour informer les électeurs d’une correction à l’information d’origine par le biais de feuillets d’information ou d’une carte de rappel corrigée.

 

Informations préalables

Les données sur les endroits de gestion du BVO ont été enregistrées dans GEP et ont été confirmées au plus tard le jour -25 à 17 h, pour produire la carte de rappel. Se référer à ENG-25.

Par la suite, les données sont protégées et ne peuvent être modifiées sans l’intervention du coordonnateur.

 

Procédure

1. Aviser sans tarder le coordonnateur des informations complémentaires ou des correctifs à apporter

Il prendra les dispositions nécessaires pour rendre possible les changements dans le système GEP.

 

2. Faire la mise à jour dans GEP

Pour ajuster ou corriger les données relatives à l’endroit de gestion: Pour mettre à jour le lien entre l’endroit de gestion et un bureau ou une commission:	Établissements et endroits de gestion >  Gestion des endroits de gestion  >  Enregistrer les endroits de gestion
Pour mettre à jour les données relatives à l’établissement	Établissements et endroits de gestion  >  Établissements et contacts  >  Gérer les établissements

 Pour plus de détails sur la procédure de mise à jour, se référer à ENG-25.

 

3. Au besoin, mettre à jour ou créer l’Entente location ou de réservation d’espace DGE-18

Établissements et endroits de gestion  >  DGE-18, Entente de location et de réservation d’espace  >  Gérer les ententes de location et de réservation d’espace

Se référer à FIN-1.

 

4.  Confirmer les BVO de chaque endroit mis à jour

La confirmation indique à Élections Québec les choix définitifs pour chaque endroit de gestion.

Établissements et endroits de gestion  >  Gestion des endroits de gestion  >  Enregistrer les endroits de gestion

Rechercher ou cliquer sur l’endroit de gestion concerné :

• Pour le BVO correspondant, choisir dans la liste déroulante le statut « C » (confirmé);
• Cliquer sur le bouton « Sauvegarder » au bas de l’écran.

La confirmation est essentielle pour que la nouvelle donnée soit publiée sur le site WEB.

 

5. Vérifier les mises à jour

5.1 Produire à nouveau les rapports de vérification

Relativement à l’événement en cours:

Rapport de vérification des sections de vote et des bureaux et commissions associés	Établissements et endroits de gestion  >  Bureaux de vote, commissions de révision et sections de vote  >  Rapport de vérification des sections de vote et des bureaux et commissions associés Paramètre: sélectionner le type de couverture BVO.
Rapport de vérification des endroits de gestion et des bureaux et commissions associés	Établissements et endroits de gestion  >  Endroits de gestion – Listes et rapports >  Rapport de vérification des endroits de gestion et des bureaux et commissions associés Paramètre :  sélectionner tous les types de vérification et le type de couverture BVO.

 

5.2  Prendre connaissance des données et anomalies relevées sur chacun des rapports.

Pour comprendre les anomalies relevées se référer aux documents suivants :

• Le rapport de vérification des sections de vote et des bureaux et commissions associés OEP2306B – Explications des anomalies ;

• Le rapport de vérification des endroits de gestion et des bureaux et commissions associés OEP2306A – Explications des anomalies .

 

5.3 Au besoin, corriger les données dans GEP en reprenant les étapes précédentes.

 

5.4 Produire les rapports de vérification et ajuster les données autant de fois que nécessaire pour vous assurer de leur justesse.

 

6. Informer votre coordonnateur de la fin du travail de mise à jour

Le coordonnateur produira à son tour les rapports de vérification, validera les BVO modifiés, et modifiera la valeur du statut de C (Confirmé) à CV (Confirmé-Validé).

 

7. Si la liste officielle des endroits avait été transmise antérieurement,

7.1 Produire à nouveau la liste 

 Établissements et endroits de gestion  >  Endroits de gestion – Listes et rapports  >  Listes officielles des endroits de gestion

• Liste des endroits de vote le jour du scrutin DGE-3.5

 

7.2 Transmettre à nouveau cette liste aux candidats par le moyen le plus approprié

 

7.3 Enregistrer le fichier produit dans un répertoire du poste informatique du DS