ENG-31 Au besoin, modifier dans GEP les bureaux et commissions de certains endroits de gestion après la date limite de production de l’Avis d’inscription

Référence légale

Articles 197 et 301 de la Loi électorale

 

But

Dans GEP, tenir constamment à jour les informations relatives aux endroits de gestion à la suite de la production de l’Avis à d’inscription. Ceci concerne également les horaires publiés. Tout au long de l’événement ces données servent à alimenter le site web du DGE.  

Informations préalables

Les données sur les endroits de gestion de la CR, la CRI, la CRRE s’il y a lieu, le BVDS, le BVIH et le BVA ont été enregistrées dans GEP et ont été confirmées au plus tard le jour -33, à 9 h 30, pour produire l’Avis à d’inscription. Se référer à ENG-6.

Par la suite, les données sont protégées et ne peuvent être modifiées sans l’intervention du coordonnateur.

 

Procédure

1. Aviser sans tarder le coordonnateur des informations complémentaires ou des correctifs à apporter

Il prendra les dispositions nécessaires pour rendre possible les changements dans GEP.

 

2. Mettre à jour les données dans GEP

Pour ajouter ou supprimer un bureau ou une commission: Pour mettre à jour le lien entre le bureau ou la commission et des sections de vote:	Établissements et endroits de gestion  >  Bureaux de vote, commissions de révision et sections de vote  >  Gérer les bureaux de vote et les commissions de révision
Pour ajuster ou corriger les données relatives à l’endroit de gestion: Pour mettre à jour le lien entre l’endroit et un bureau ou une commission: Pour mettre à jour les horaires publiés d’une CRI ou d’un BVIH:	Établissements et endroits de gestion  >  Endroits de gestion  >  Gérer les endroits de gestion
Pour mettre à jour les données relatives à l’établissement	Établissements et endroits de gestion  >  Établissements et contacts  >  Gérer les établissements

 Pour plus de détails sur la procédure de mise à jour, se référer à ENG-6.

 

3. Au besoin, mettre à jour ou créer l’Entente de location ou de réservation d’espace DGE-18

  Établissements et endroits de gestion  >  DGE-18, Entente de location ou de réservation d’espace  >  Gérer les ententes de location et de réservation d’espace

   Se référer à FIN-1.

 

4.  Confirmer les bureaux et commissions de chaque endroit de gestion mis à jour

La confirmation indique au DGE les choix définitifs pour chaque endroit de gestion.

Établissements et endroits de gestion  >  Gestion des endroits de gestion  >  Enregistrer les endroits de gestion

Rechercher ou cliquer sur l’endroit de gestion concerné :

• Pour le bureau ou commission correspondant, choisir dans la liste déroulante le statut « C » (confirmé);
• Cliquer sur le bouton « Sauvegarder » au bas de l’écran.

 

5.  Vérifier les mises à jour

5.1 Produire à nouveau les rapports suivants.

Relativement à l’événement en cours:

Rapport de vérification des sections de vote et des couvertures associées	Établissements et endroits de gestion  >  Bureaux, commissions de révision et sections de vote  >  Produire le rapport de vérification des sections de vote et des couvertures associées Paramètre: sélectionner les types de couverture désirés.
Rapport de vérification des endroits de gestion et des couvertures associées	Endroits de gestion  >  Endroits de gestion – Listes et rapports >  Produire le rapport de vérification des endroits de gestion et des couvertures associées Paramètre :  sélectionner tous les types de vérification et les types de couverture désirés.

 

 5.2  Prendre connaissance des données et anomalies relevées sur chacun des rapports.

Pour comprendre les anomalies relevées se référer aux documents suivants :

• Le rapport de vérification des sections de vote et des couvertures associées OEP2306BR1 – Explications des anomalies ;

• Le rapport de vérification des endroits de gestion et des couvertures associées OEP2306AR1 – Explications des anomalies .

 

5.3 Au besoin, corriger les données dans GEP en reprenant les étapes précédentes.

 

 5.4 Produire les rapports de vérification et ajuster les données autant de fois que nécessaire pour vous assurer de leur justesse.

 

6. Informer son coordonnateur de la fin du travail de mise à jour

Le coordonnateur modifiera la valeur du statut de C (Confirmé) à CV (Confirmé-Validé), validera les rapports de vérification et s’assurera de faire protéger les données concernées afin qu’elles ne puissent être modifiées par la suite.

La confirmation avec le statut CV est essentielle pour que la nouvelle donnée soit publiée sur le site WEB.

 

7. Si la liste officielle des endroits avait été transmise antérieurement,

7.1 Produire à nouveau les listes concernées

 Établissements et endroits de gestion  >  Endroits de gestion – listes et rapports  >  Produire les listes officielles des endroits de gestion

Sélectionner les listes concernées :

• Liste des endroits de commission de révision ordinaire (DGE-3.3)
• Liste des bureaux de vote par anticipation (DGE-3.4)
• Liste des commissions de révision spéciales (DGE-3.7)
• Liste des endroits de vote en région éloignée (DGE-3.14)
• Liste des endroits de commission de révision itinérante établis dans une installation d’hébergement ou en milieu rural (DGE-3.15)
• Liste des installations d’hébergement où est établi un bureau de vote (DGE-3.17)

Au besoin, produire la liste Horaire des BVIH et des CRI établis dans une IH ou en milieu rural et dérogation à l’horaire BVEE

 

7.2 Transmettre à nouveau les nouvelles listes aux ayants droit en les déposant sur le Portail des entités politiques

DGE-3.3 DGE-3.7 DGE-3.14 DGE-3.15 DGE-3.17	aux candidats aux partis politiques représentés à l’Assemblée nationale ou tout autre parti qui en fait la demande
DGE-3.4 DGE-3.14	aux candidats aux instances de partis

 

7.3 Identifier et classer les fichiers produits dans un répertoire du poste informatique du DS