REV-55 Classer les documents de la commission de révision

But

Classer les documents papier de la commission pour favoriser un repérage rapide des demandes de révision et des documents afférents.

Informations préalables

Il est important que toutes les commissions de révision procèdent au classement de manière uniforme.

Le classement des documents papier doit correspondre à la structure du Rapport sur l’état d’avancement des travaux de la révision (DGE-30-CR). Il sera alors possible de retrouver rapidement un dossier lors du balancement réalisé à la fin des travaux de la révision.

Les dossiers d’une commission, qu’elle soit ordinaire, itinérante ou spéciale, doivent toujours être identifiés et ne jamais être intégrés à ceux d’une autre commission. Ceci est essentiel pour permettre la recherche et la consultation des dossiers.

Les originaux des rapports de vérification des électeurs non recoupés (DGE-22.1) doivent être classés à part. Cependant, si une demande de correction ou de radiation est associée à l’un de ces électeurs, une copie du rapport DGE-22.2 doit être classé avec la demande de révision qu’elle a générée.

 

Procédure

1. S’assurer que toutes les demandes de révision (DGE-24) soient imprimées

 

2. S’assurer que tous les documents relatifs à une demande soient joints au dossier

Demandes de révision faites par correspondance, confirmations de livraison d’avis, rapports d’enquête, etc.

Aucune photocopie de pièces d’identité ne doit être conservée dans les dossiers. Veiller à les détruire de façon sécuritaire.

 

3. Classer les documents d’abord par section de vote, puis par statut

Pour chacune des sections de vote, les documents doivent être triés de la façon suivante. Brocher les demandes de révision avec les documents qui s’y rattachent, à l’exception des rapports d’enquête qui doivent être classés séparément. 

 

1er tri	Incomplètes (INC)
	À l’étude (AET)
	À prendre en charge (APC)
	Annulées (ANN)
	Refusées (REF)
	Acceptées (ACC)
2e tri	Inscriptions
	Déménagements
	Radiations
	Corrections

 

Dans le cas des demandes de déménagement, classer la demande dans la section de vote de la nouvelle adresse.

 

4. Remettre les dossiers à l’assistant responsable de la supervision de la révision

À la fin de chaque période de révision, le secrétaire remet ses dossiers à l’assistant responsable de la supervision de la révision.

Ils seront conservés au bureau principal. Si une décision d’une CRO devait être révisée par une CRS, l’assistant pourra retracer facilement le dossier et le transmettre à la CRS.