ENG-0.23 Planifier les endroits pour le BVA

Échéancier
Premier jour : Aucun
Dernier jour :
Intervenant et mandat
Thèmes
Bureaux de vote (BVA et BVO)
Par anticipation (BVA)

Référence légale

Articles 300 de la Loi électorale

But

Planifier la mise en place des bureaux de vote par anticipation BVA.

 

Procédure

En premier lieu, le DS doit consulter la liste des Endroits de vote par anticipation DGE-3.4 produite lors de la réalisation de la procédure ENG-0.2 afin de connaitre les endroits utilisés lors du dernier évènement électoral.

Une visite doit être réalisée pour tous les endroits de gestion potentiels. Vous pouvez prendre des photos ou encore récupérer le plan du bâtiment afin de vous guider dans vos choix.

Avant de débuter les évaluations, le DS doit vérifier si les endroits sont disponibles pour le prochain évènement électoral. Si l’endroit est disponible, le DS planifie une visite auprès du locateur ou du propriétaire. Sur place, il doit vérifier les éléments suivants :

Accessibilité:

Se référer à la procédure ENG-0.43 pour réaliser les vérifications en matière d'accessibilité.

Le DS ou le DAS doit accompagner le titulaire du mandat accessibilité sur place afin de réaliser une visite des lieux et d'en évaluer l'accessibilité.
Aménagement:

Prendre en note les caractéristiques physiques de l'endroit (dimensions du local, disposition des portes, fenêtres et prises électriques). Ces informations seront utiles afin d'élaborer le plan d'aménagement prévu au point 8. À titre indicatif, un endroit de gestion comprenant 5 bureaux de vote doit disposer d'une superficie d'environ 2100 pieds carrés (195 mètres carrés).
Téléphonie:

Vérifier si l'utilisation d'un téléphone cellulaire est possible, sinon, prévoir l'installation d'une ligne filaire. Se référer à ENG-0.27.

Si l’utilisation d’un téléphone cellulaire est impossible, vous devrez réaliser cette étape de la procédure et indiquer l’emplacement de la ligne téléphonique sur votre plan d’aménagement lors d’une phase ultérieure des activités préparatoires qui reste à déterminer.
Distance:  Les endroits de vote pour le BVA sont déterminés de façon à minimiser les déplacements des électeurs et doivent être situés, dans la mesure du possible, là où les électeurs ont l'habitude de se rendre pour leurs activités régulières. L'électeur ne devrait pas franchir plus de 40km aller-retour pour y accéder.
Autres renseignements:

Sur place, recueillir des renseignements tels que: 

  • nom et adresse de l’établissement;
  • identification du local (lieu spécifique);
  • adresse exacte du local, si différente de l’établissement;
  • noms et coordonnées des contacts;
  • superficie;
  • possibilités de stationnement;
  • renseignements relatifs pour Produire les ententes de location et de réservation DGE-18.

Une exigence concernant les assurances sera requise lors d'une location d’espace. Vous devrez demander au locateur s’il possède, relativement à l’immeuble, une assurance couvrant sa responsabilité pour dommages à la personne et bris des lieux loués. Cette clause sera ajoutée au formulaire DGE-18 seulement pour la location d'espace.

Porter une attention toute spéciale au nom légal et au NEQ. Ce sont des données essentielles pour le paiement du locateur. Si le locateur est une personne, recueillir le numéro d’assurance sociale (NAS) en remplacement du NEQ. 

Se référer au Tableau des barèmes et des compensations financières pour la location des locaux utilisés à FIN-0.3.

Se référer à :

  • la Liste des statistiques par section de vote, produite lors de l’activité TER-0.3;
  • cartes des sections de vote.

 

Pour chaque endroit retenu, déterminer les sections de vote desservies. Associer ensuite ces sections de vote à des bureaux BVA en tenant compte des éléments suivants :

  • chaque section de vote de la circonscription doit être desservie par un BVA, y compris les sections de vote 500 et plus. 
  • les sections de vote en région éloignée pour lesquelles on aura déterminé du vote anticipé par correspondance (VAC) doivent être associées au VAC et non au BVA.
  • l'endroit accueillant le vote par anticipation peut contenir plus d'un BVA.
  • Il est recommandé de ne pas dépasser 2500 électeurs par bureau afin de réduire les files d’attente potentielles, en particulier dans les milieux urbains. Il pourrait être possible de dépasser ce seuil pour certains secteurs ruraux, à ce moment, le maximum d'électeurs serait de 3000. Communiquer avec votre coordonnateur pour ces cas. 
  • la distance entre les sections de vote et l’endroit de gestion aura un impact sur l’affluence des électeurs. Dans la mesure du possible, associer aux bureaux de vote BVA des sections de vote qui se trouvent à des distances variées (rapprochées, intermédiaires, éloignées). Au besoin, consulter l'exemple Saupoudrage BVA.

 

S’assurer enfin que la section de vote où est localisé un endroit de gestion est desservie par un des BVA qui s'y trouvent.

 

Si depuis le dernier événement, il y a eu un rééquilibrage des sections de vote entraînant une renumérotation, il est important d’avoir les nouveaux numéros afin de définir correctement le territoire desservi par chaque bureau.

Dans GEP, le type de bureau associé au bureau pour le vote par anticipation est identifié par l’acronyme BVA.

Par exemple :

  • pour l’école Sainte-Marie : les BVA-1, BVA-2, BVA-3 et BVA-4;
  • pour le centre communautaire de Saint-Thomas : les BVA-5 et BVA-6.

Avec les informations recueillies lors des visites, vous devez réaliser un plan d'aménagement pour chaque endroit de gestion BVA. Au besoin, utiliser l'outil Plan d'une petite salle et Plan d'une grande salle pour réaliser aisément vos plans.

S’inspirer des plans de la section L'organisation d'un lieu de vote ou de dépouillement de vote anticipés de la vue d'ensemble Vote. 

  • Indiquer sur le plan l’emplacement d’une ligne téléphonique si l’utilisation d’un cellulaire est impossible;
  • Au besoin, préparer l’appel d’offres pour la construction d’une rampe d’accès. Se référer au document Construction d’une rampe d’accès.

 

 

Date de mise à jour : 11 novembre 2021