REV-3 Préparer les demandes de révision reçues par correspondance

Référence légale

Article 206 de la Loi électorale

But

Préparer les demandes de révision reçues par le pilotage des demandes de révision en ligne, par télécopieur ou par courrier afin de les assigner à la commission de révision compétente.

Informations préalables

Les demandes de révision par correspondance doivent être reçues au bureau principal au plus tard au jour -14 à minuit (elles ne sont pas acceptées pendant la période de révision spéciale).

 

Procédure

1. Vérifier quotidiennement la correspondance

Vérifier si des demandes de révision ont été reçues :

• à votre adresse courriel; Vous serez notifier et vous devrez aller vérifier dans le portail du pilotage des demandes de révision celles que vous aurez à traiter
• par courrier;
• par télécopieur.

L’aide au soutien administratif doit vous remettre les demandes reçues par courrier ou par télécopieur, mais il vous appartient de vérifier les demandes reçues en ligne, par l’intermédiaire du portail disponible à l’adresse suivante : https://www.pes.electionsquebec.qc.ca/accueil.php.

Veuillez consulter le document suivant pour connaître la marche à suivre : Guide d’utilisation – Portail du pilotage des demandes de révision

2. Vérifier la conformité des demandes

Vous devez vérifier la conformité des éléments suivants, autant sur le formulaire papier que sur la demande reçue en ligne:

Formulaire

• les demandes doivent être faites sur le formulaire prescrit par la Loi électorale (il peut être obtenu auprès du DS ou sur le site Web d’Élections Québec);
• le formulaire complété peut être expédié par courrier ou par télécopieur;
• L’électeur peut également compléter sa demande de révision en ligne

Si le demandeur n’a pas fait sa demande sur le formulaire prescrit, sa demande n’est pas recevable. Il ne faut pas l’enregistrer dans GEP.

Pièces justificatives

• les demandes doivent être accompagnées des pièces justificatives requises selon le type de demande

Signature

• le formulaire DGE-24.2 doit obligatoirement être signé par le demandeur.
• La demande de révision reçue par le portail PES est réputée automatiquement signée par le demandeur

Dans tous les cas, si la demande est incomplète, vous devez tenter de communiquer avec le demandeur pour qu’il régularise la situation.

 

3. Remettre à l’assistant responsable de l’itinérance dans les installations d’hébergement, au domicile de l’électeur et en milieu rural et semi-rural (Itinérance IH-DE) les demandes faites par des électeurs résidant dans une installation d’hébergement ou demandant à voter à leur domicile

L’assistant Itinérance IH-DE est responsable d’assigner les demandes de cette clientèle.

Vous devez vérifier si l’adresse de l’électeur est celle d’une installation d’hébergement figurant sur la liste des BVIH et des BVI. Pour ce faire, obtenir du DS la « Liste officielle des installations d’hébergement ».

 

4. Préparer les dossiers papier pour les commissions de révision

• Déposer le document papier expédié par le demandeur et les copies des pièces d’identité dans le panier de la commission concernée.  Si la demande a été reçue par le portail, saisir la demande dans GEP et imprimer les pièces d’identité numérisées; Au besoin, vous référer au document : Guide d’utilisation – Portail du pilotage des demandes de révision

Dans le cas ou vous recevez une demande d’inscription et que vous retrouvez l’électeur sur la liste électorale, ne pas saisir la demande dans GEP. Vous devrez seulement l’imprimer et la remettre à la commission, qui se chargera de faire enquête.

• Au jour -21, remettre au secrétaire de chaque commission l’ensemble des dossiers papier qui la concerne;
• À partir du jour -21.  vous donnez directement à la commission de révision les demandes reçues par correspondance, y compris celles reçues par le portail dont vous aurez imprimés préalablement. Vous n’avez plus à faire de saisie.