PER-0.3 Établir l’organisation du travail au bureau principal et secondaire

Référence légale

Articles 132, 136, 137, 144 et 250 à 255 de la Loi électorale

But

Établir l’organisation du travail au sein du bureau principal et, s’il y a lieu, du bureau secondaire et identifier les personnes aptes à prendre en charge chacun des mandats.

Informations préalables

Le personnel qui travaille au bureau du DS et, le cas échéant, dans les bureaux secondaires, est divisé en deux catégories, soit les assistants et les aides.

 

Les assistants exercent des fonctions de contrôle et d’organisation permettant la tenue des diverses étapes de l’événement électoral. Ils sont responsables d’un ou de plusieurs mandats.

Les aides agissent ponctuellement et exécutent tous les travaux de nature administrative ou logistique qui leur sont confiés par un assistant, le DS ou le DAS.

Procédure

1. Prendre connaissance de la description des mandats des assistants, de la description des postes d’aide et des conditions de travail de ceux-ci.

• Descriptions des mandats et des postes d’aide
• Tableau des taux et modalités de rémunération du personnel électoral
• Politique sur les frais de déplacement remboursables au personnel électoral (sauf DS et DAS)

Au besoin, visionnez également la capsule de présentation des mandats.

À noter qu’en raison du contexte sanitaire, trois nouvelles fonctions ont été ajoutées : 

• Assistant – Mandat mesures sanitaires
• Aide – Mesures sanitaires
• Aide-PRIMO – Mesures sanitaires

2. Identifiez vos besoins de personnel

Pour identifier vos besoins en termes de personnel, posez-vous les questions suivantes :

• Avez-vous prévu un ou des bureaux secondaires? Si oui, quelles sont les activités qui s’y dérouleront?
• Combien d’installations d’hébergement se trouvent dans votre circonscription?
• Combien d’établissements d’enseignements avez-vous sur votre territoire?
• Pour quels mandats aurez-vous besoins d’aides et combien?
• Avez-vous besoin d’un assistant en région?
• Combien d’endroits de gestion avez-vous prévu pour le BVA et le BVO?

À noter que tous les mandats doivent être attribués à un assistant. La seule exception concerne le mandat Itinérance en établissements d’enseignement si votre circonscription n’en compte aucun qui se qualifie pour recevoir un BVEE.

Considérant les délais serrés et le nombre de personnes à former, il serait judicieux de prévoir deux formateurs.

Consigner vos besoins dans le fichier Embauche pour le BDS.

2.1 S’il y a lieu, prendre entente avec votre coordonnateur pour l’embauche des assistants responsables des mandats Région et Itinérance en région nordique (nord du 50e)

Pour les circonscriptions à grande étendue, celles ayant des mesures particulières, des communautés isolées ou qui ont un ou des bureaux secondaires, il peut être nécessaire d’engager un ou des assistants qui seront responsable des mandats « Région » et « Itinérance en région nordique » (exclusivement pour Ungava et Duplessis) afin d’assurer un lien étroit entre les communautés desservies et le bureau du DS.

Après entente avec votre coordonnateur, vous devez :

• évaluer le nombre d’assistants nécessaires;
• identifier les tâches spécifiques de l’assistant;
• remplir le formulaire DGE-3.2 ;

Transmettre le formulaire par le module Transmission de documents > Gérer les documents transmis de GEP.   

3. Identifier les personnes qui pourront potentiellement occuper les postes au bureau principal et, s’il y a lieu, au bureau secondaire

Récupérez, dans vos archives, la liste du personnel ayant travaillé à votre bureau lors du dernier événement. Vous pouvez également faire appel à votre réseau de connaissances et, au besoin, contacter votre coordonnateur.

Le DS ne peut embaucher un membre de sa famille immédiate (conjoint, parent, allié) ou de celle de son DAS pour agir comme membre du personnel de son bureau principal.

4 . Établir l’organisation du travail au bureau principal et secondaire

Dans le document Embauche pour le BDS, indiquer le nom des personnes pressenties pour occuper les postes d’assistants et d’aide.

Pour chaque assistant, identifiez le ou les mandats que vous désirez confier à cette personne. Si vous attribuez plus d’un mandat à un assistant, assurez-vous que ceux-ci sont compatibles en termes de tâches à accomplir et de charge de travail. Référez-vous à votre coordonnateur au besoin.

• Un assistant peut avoir plus d’un mandat
• Un mandat peut être confié à plus d’un assistant.

Procédez de la même façon avec les aides en identifiant les postes et en spécifiant les mandats pour lesquels ils fourniront un soutien.

5. Procéder à la sélection du personnel

Communiquez avec les personnes pressenties pour occuper un poste au sein de votre bureau pour valider :

• leur intérêt;
• leur disponibilité;
• leur qualité d’électeur. 

Au besoin, réalisez une courte entrevue à l’aide du modèle de grille d’entrevue. Le modèle propose des questions qui servent à évaluer diverses compétences. Sélectionnez uniquement celles qui sont pertinentes au poste à doter.

L’embauche se fait uniquement après le décret.

Consignez le nom des personnes sélectionnées et leurs coordonnées dans le document Embauche pour le BDS et mettre à jour le tableau de répartition des mandats.

 

6. Transmettre le document « Embauche pour le BDS » par courriel à votre coordonnateur