But
Préparer tout le matériel et les documents électoraux afin d’être prêt pour la cueillette à la fin de l’événement électoral. De façon plus précise :
- préparer tout le matériel électoral;
- faire le tri des documents électoraux et mettre de côté ceux qui doivent être éliminés;
- assurer l’entreposage des biens durables réutilisables à un prochain événement;
- préparer le matériel et les documents électoraux qui doivent être détruits.
Informations préalables
Le matériel et les documents électoraux sont classés en quatre sections qui ont chacune leurs étapes de réalisations. Afin de connaître la section à consulter pour un document en particulier, voici quelques exemples de matériel ou de documents appartenant à chacune d’elle :
| Section | Exemples |
| Préparer le matériel électoral |
Le matériel électoral correspond aux :
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| Préparer les documents électoraux |
Les documents électoraux sont tous les formulaires utilisés ou complétés au cours de l’événement :
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| Préparer l’entreposage des biens durables appartenant à Élections Québec |
Les biens durables correspondent aux fournitures qui pourront être réutilisés lors d’un prochain événement :
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| Préparer les documents à faire éliminer au CDRL |
Les documents à faire éliminer au CDRL correspondent aux documents contenant des renseignements personnels ou autrement confidentiels autres que les listes électorales qui n’ont pu être détruits de façon sécuritaire au bureau du directeur du scrutin. |
Vous pouvez consulter le document Fermeture et retour du matériel électoral pour avoir une vue d’ensemble sur le retour du matériel à Élections Québec.
Procédure
1. Prendre l'inventaire du matériel électoral ainsi que la quantité unitaire correspondante et l'inscrire dans la dernière case de la liste d’emballage DGE-86.11
Des instructions précises sont disponibles dans le document Liste du matériel électoral à retourner ou à détruire après un événement DGE-89.
La liste d'emballage DGE-86.11 devra ultimement être transmise (sur une des palettes lors du retour) dans une enveloppe à bulles à l'attention de :
Élections Québec
a/s Maxime Gaumond
2895, avenue Kepler
Québec (Québec) G1X 3V4
2. Placer le matériel dans une boîte de plastique ou de carton
3. Identifier la boîte avec une étiquette brune DGE-86.8
Inscrire :
- le nom de la circonscription ;
- le numéro attribué à la boîte ;
- l’identification du contenu.
Aucune élimination ne doit être faite avant la fin de l'événement.
Rappel : certains documents font l’objet d’un traitement particulier. C'est le cas pour les documents de la révision REV-60, le matériel relié aux bulletins de vote BUL-15 , les listes électorales LIS-30 et les documents reliés aux déclarations de candidature CAN-18.
1. Les documents de la révision
Récupérer les boîtes préparées par l'assistant responsable du mandat supervision de la révision. Se référer à la procédure REV-60.
2. Le matériel relié aux bulletins de vote
Récupérer les boîtes préparées lors de la réalisation de la procédure BUL-15.
3. Les isoloirs
Les isoloirs non endommagés doivent être retournés en totalité au CDRL :
- dans des boîtes originales
- avec une étiquette BRUNE DGE-86.8 pour l'ensemble des boîtes à retourner
- inscrire le nom de la circonscription et le numéro attribué à la boîte, ainsi que le nombre total de cartons pour ce produit.
4. Les urnes et leur contenu
Les urnes peuvent être défaites seulement après la proclamation d’élection du candidat.
Les urnes non endommagées doivent être retournés en totalité au CDRL :
- retirer tout le matériel de l'urne
- défaire les urnes pour les entreposer à plat, les attacher en lots de 20
- pour l'élimination des urnes endommagées, recycler localement celles-ci
Élections Québec favorise la réutilisation des urnes. Le directeur du scrutin peut donc accéder aux demandes qui lui sont faites, en autant qu’il ait l’assurance que le matériel ne sera pas utilisé pour des élections dans des organismes, des corporations, des écoles, etc. Le logo d'Élections Québec ne doit pas être associé à des scrutins dont nous n’assumons pas la responsabilité. En revanche, le carton des urnes et des isoloirs endommagés peut très bien être récupéré par les écoles ou les garderies pour du bricolage, par exemple.
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CONTENU DE L’URNE |
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Nomination DGE-2.3 |
original |
à conserver par le DS avec les autres DGE-2.3 : voir le Plan de classement DGE-190 |
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Procuration désignant le représentant ou le releveur de listes DGE-43.1 |
original |
RETOURNER au CDRL à la fin de l’événement
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Attestation de l’identité de l’électeur DGE-55 |
original |
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Relevé du dépouillement DGE-76.2 |
original retirée de l’enveloppe ENV-714 |
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Pour contenir les souches et les talons des bulletins de vote ENV-708.5 scellée |
pour le BVA et le BVO |
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Ne jamais ouvrir les grandes enveloppes ENV-716.1. Elles doivent être retournées scellées à Élections Québec.
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Grande enveloppe pour le vote le jour du scrutin (BVO) ENV-716.1 scellées classées par ordre de bureaux de vote. Ces enveloppes contiennent les documents suivants* :
*Regrouper les documents qui auraient dû se trouver dans la grande enveloppe et les mettre dans une autre enveloppe scellée par le DS qui sera jointe à l'enveloppe ENV-716.1 (brochée, collée avec du ruban, etc.). |
regroupent les documents que le scrutateur a déposés dans l’urne au dépouillement (voir la directive DGE-60)
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RETOURNER au CDRL à la fin de l’événement
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Grande enveloppe ENV-716.1 scellées classées par ordre de bureaux de vote. Ces enveloppes contiennent les documents suivants* :
*Regrouper les documents qui auraient dû se trouver dans la grande enveloppe et les mettre dans une autre enveloppe scellée par le DS qui sera jointe à l'enveloppe ENV-716.1 (brochée, collée avec du ruban, etc.). |
regroupent les documents que le scrutateur a déposés dans l’urne au dépouillement (voir la directive DGE-61) |
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5. Les documents du vote
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Avis du scrutin |
DGE-42.5 (GEP) |
1 photocopie |
RETOURNER au CDRL à la fin de l’événement
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Enveloppe contenant le Registre de la table de vérification de l’identité des électeurs |
ENV-715 et |
original |
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Liste des électeurs ayant voté par anticipation |
original |
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Liste des électeurs inscrits au vote itinérant dans les installations d’hébergement |
DGE-10-VI |
original |
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Liste des électeurs inscrits au vote au domicile de l’électeur |
DGE-10-VD |
originaux |
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Liste des électeurs ayant voté au bureau du directeur du scrutin |
DGE-11-DS |
1 photocopie |
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Liste des électeurs ayant voté dans les établissements d'enseignement |
DGE-11-EE |
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Liste des électeurs ayant voté au BVIRE |
DGE-11-RE |
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Extraits de la liste électorale utilisés pour le vote itinérant, pour le vote au domicile de l’électeur, pour le vote dans les installations d'hébergement et pour le vote par anticipation |
COPIE de DGE-11-VI; DGE-11-DE; DGE-11-IH et |
Liste marquée par le personnel électoral |
Remettre à l'assistant responsable des listes électorales (LIS-30) ou suivre les indications du point 6. |
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Feuille de dénombrement des votes |
originaux |
Détruire selon ENG-13 (en circonscription) et/ou ENG-59 (au CDRL)
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Tableau servant au contrôle de la réception des urnes |
DGE-77.1 |
original |
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Module pour l’inscription des noms des candidats |
DGE-77.4 |
original |
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Tableau des résultats par bureau de vote |
DGE-77.5 |
original |
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Tableau des résultats cumulatifs |
DGE-77.6 |
original |
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Avis au candidat du moment du recensement des votes |
copies |
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Description de section de vote |
copies |
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Rapport officiel des résultats du vote |
DGE-80.2 (GEP) |
GARDER une copie au classeur : voir le |
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Résultats du recensement du vote |
DGE-80.3 (GEP) |
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Proclamation d’un candidat |
DGE-80.4 (GEP) |
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6. Les listes électorales et les documents connexes
Récupérer les boîtes préparées par l'assistant responsable du mandat liste électorale. Se référer à la procédure LIS-30. Si des documents connexes sont retrouvés après que la procédure LIS-30 ait été terminée, suivre les indications suivantes :
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Listes et des documents connexes, par exemple:
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Retourner au CDRL avec tout le matériel à la fin de l’événement :
Remplir la ou les boîtes préparées par l'assistant responsable du mandat liste électorale avant d'utiliser une nouvelle boîte. |
7. Le matériel Électeurs en herbe
- les bulletins peuvent être recyclés - vous n'avez pas à faire d'élimination sécuritaire de ces documents
- les DGE-77.3 relevés de dépouillement doivent être retournés - se référer à EDU-4
- déposer dans une boîte de carton ACM-16 avec tout autre matériel inutilisé et retourner au CDRL :
- les urnes défaites et les isoloirs réutilisables pour les entreposer à plat, les attacher en lots de 20
- tout le matériel restant inutilisé, bulletins, autocollant, tatouage et affiches.
Les biens durables peuvent être conservés au domicile du DS, s'il dispose de l'espace nécessaire ou au CDRL à Québec, dans le cas contraire. Ils seront retournés en circonscription au début de l'événement suivant.
1. Regrouper les biens durables à conserver pour le prochain événement
2. Compléter l’inventaire des biens durables DGE-541 et inscrire :
- le nom de la circonscription;
- le code de la circonscription (code BSQ).
3. Spécifier à quel endroit sera conservé le matériel
4. Faire la liste de tous les items en indiquant la quantité
5. Donner un numéro à chaque boîte si les biens sont retournés au CDRL et inscrire les items sur le connaissement DGE-86.5
6. Faire signer le DS et y inscrire la date
7. Faire les photocopies nécessaires
8. Transmettre le formulaire DGE-541
Transmettre une copie du ou des formulaires signés au Service des ressources matérielles pour les biens conservés chez le DS et les biens retournés au CDRL.
Par courriel :
ressources_materielles@electionsquebec.qc.ca
ou
Par courrier :
Service des ressources matérielles
1045, avenue Wilfrid-Pelletier, bureau 200
Québec (Québec) G1W 0C6
9. Conserver une copie au classeur du DS
Les casques d'écoute et les cellulaires prêtés aux DAS doivent être retournés à Élections Québec selon les instructions fournies par note de service.
Le matériel et les documents qui n’ont pu être éliminés sur place de façon sécuritaire doivent être retournés au CDRL à la fin de l'événement. Le responsable veillera à ce que des mesures soient prises pour que ce matériel soit éliminé de façon appropriée.
1. Identifier clairement toutes les boîtes contenant le matériel comportant des renseignements personnels et celui nécessitant un processus d’élimination régulière
2. Identifier les boîtes
- matériel électoral excédentaire
- matériel comportant des données nominatives
- avec une étiquette noire DGE-86.10
- où on inscrit le nom de la circonscription
- cocher la case "au CDRL".