ENG-33 Faire le suivi des modifications pour rendre un endroit de gestion accessible

Référence légale

Les locaux choisis pour la tenue d’un événement doivent être accessibles selon la Loi électorale : 

  • le bureau principal et les bureaux secondaires (article 132);
  • les commissions de révision (article 180);
  • les bureaux de vote par anticipation (article 300);
  • les bureaux de vote le jour du scrutin (article 303).

But

En activités préparatoires des mesures ont été prévues et planifiées dans certains endroits de gestion.

Vous devez vous assurer :

  • de prendre connaissance des modifications qui ont été demandées;
  • de vérifier que les endroits sont accessibles selon le code du bâtiment;
  • de mettre en place les mesures prévues en activités préparatoires pour améliorer les conditions d’accessibilité telles que l’embauche d’un aide-PRIMO supplémentaire, la location d’une chaise roulante, etc.

Informations préalables

 Se référer aux documents de références

Se référer aux documents remplis en activités préparatoires

  • Grilles d’évaluation remplies en activités préparatoires
  • Soumissions, devis des travaux des fournisseurs et entrepreneurs

Procédures

A. Pour les travaux effectués par des entrepreneurs

1. Communiquer avec les fournisseurs pour s’assurer de la réalisation des travaux.

Pour tous les endroits où des travaux doivent être effectués, confirmer la date de début et de fin des travaux et s’assurer de la conformité de ceux-ci.

2. Planifier les visites des endroits où des modifications sont prévues et des nouveaux endroits de gestion qui n’ont pas été visités lors des activités préparatoires.

Dans la mesure du possible tous les endroits de gestion où des modifications ont été faites doivent être visités pour s’assurer de la conformité des travaux.

Les nouveaux endroits de gestion qui n’ont pas été visités en activités préparatoires doivent l’être avant l’événement pour s’assurer de leur accessibilité.

Visiter également tout autre endroit où il est possible que certaines conditions d’accessibilité soient différentes depuis la dernière visite.

Évaluer le temps des visites et préparer une feuille de route. Faire approuver le tout par le DS et tenir compte de ses commentaires. S’assurer de visiter chacun de ces endroits avant la date prévue pour son utilisation.

3. Visiter l’endroit de gestion et s’assurer de l’accessibilité

Lors de la visite :

  • Vérifier les modifications exigées selon les ententes établies avec les fournisseurs et les contracteurs et la grille d’évaluation remplie lors des activités préparatoires en se référant au document d’Accessibilité des locaux pour la tenue d’un événement.
  • S’assurer de l’accessibilité de l’endroit.

4. Faire état de la situation au DS

 

B. Pour les mesures prévues pour faciliter l’accessibilité

À partir des grilles d’évaluation et de l’information transmise par le DS, pour chaque endroit où des critères non obligatoire ne sont pas rencontrés, des mesures doivent être établies pour faciliter l’accès aux personnes à mobilité réduite.

1. Prendre connaissance des mesures prévues pour faciliter l’accessibilité

2. Planifier l’application de ces mesures d’accessibilité

Pour chacune des mesures, faire les démarches pour les mettre en application.

Exemple :

  • S’assurer que le nombre d’aide-PRIMO a été prévu en conséquence
  • Contacter des fournisseurs pour la location d’une chaise roulante
  • Prévoir le matériel nécessaire pour les signalisations particulières avec l’aide au matériel
  • Réaliser toutes autres actions nécessaires.

3. Faire état de la situation au DS

 

 

Date de mise à jour : 9 mars 2022