FIN-0.2 Faire la demande de cartes d’achat et compléter le registre des transactions

Références légales

Loi électorale, (c. E-3.3, a. 488.1, 500, 501, 502 et 550)

Loi sur l’administration financière (c. A-6.001)

Règlement sur les contrats du Directeur général des élections (c. E-3.3, r. 6.1)

Plan de délégation des signatures.

 

Autres références

Politique sur les cartes d’achat du Directeur général des élections du Québec

Formulaire d’engagement à titre de détenteur d’une carte d’achat DGE-570

 

But

Permettre aux DS d’utiliser une carte d’achat pour se procurer des biens et services, conformément aux pouvoirs qui leur sont délégués en la matière, lorsque ce mode de paiement s’avère possible et efficace.

 

Informations préalables

Le DS peut être détenteur d’une carte d’achat pour se procurer des biens et services dans l’exercice de ses fonctions pendant un événement électoral. Il peut aussi obtenir une carte au nom de sa circonscription. Il est primordial de prendre connaissance de la Politique sur les cartes d’achat du Directeur général des élections du Québec. L’utilisation de la carte doit être faite en conformité avec cette politique.

Ce mode de paiement est privilégié dans la mesure du possible, car il favorise le paiement rapide aux fournisseurs et diminue le paiement d’intérêts sur les comptes en souffrance.

Les pièces justificatives doivent être conservées en lieu sûr afin de procéder à la conciliation de l’état de compte mensuel en temps opportun.

La carte peut être utilisée pour l’achat de fournitures, la location d’ameublement ou d’équipement, l’impression ou la photocopie de documents, etc. Son utilisation est toutefois prohibée pour payer les frais de repas lors d’un déplacement. Les avances de fonds et les achats à des fins personnelles sont aussi interdits.

Lors d’un achat, le numéro de la carte de crédit peut être communiqué au fournisseur en personne, par téléphone ou par cellulaire, mais jamais par télécopieur, messagerie texte, courriel ou via un bon de commande.

La carte d’achat au nom de la circonscription doit faire l’objet d’un suivi quotidien. Il est obligatoire de compléter le Registre des transactions à chaque utilisation de la carte et de s’assurer que celle-ci soit en possession du DS chaque soir à la fermeture des bureaux.

La carte d’achat au nom de la circonscription ne possède ni puce ni numéro d’identification personnelle (NIP). Lors de son utilisation en magasin, il faut la glisser dans la fente sur le côté du terminal et non l’insérer dans l’ouverture de devant prévue pour les cartes à puce. 

 

Procédure pour demander la carte

1. Le DS complète et envoie le formulaire de demande de carte d’achat au Service des ressources financières et de la gestion contractuelle (SRFGC).

• Remplir la « section A : Engagements » du Formulaire d’engagement à titre de détenteur d’une carte d’achat DGE-570. Cocher la case correspondant au type de carte désirée (au nom du DS ou au nom de la circonscription). Pour obtenir les 2 cartes, cocher les deux cases.
• Transmettre la copie numérisée du formulaire dûment signé et daté à l’adresse srf-elections@electionsquebec.qc.ca

 

2. Le SRFGC expédiera au DS, avec le matériel électoral, ses cartes d’achat accompagnées du Formulaire d’engagement à titre de détenteur d’une carte d’achat DGE-570 à l’intérieur de l’enveloppe confidentielle provenant de la Direction des ressources informationnelles.

 

3. À la réception de la carte d’achat, remplir et signer la « section B : Accusé de réception » du Formulaire d’engagement à titre de détenteur d’une carte d’achat DGE-570 et le retourner dans les plus brefs délais par courriel, à l’adresse srf-elections@electionsquebec.qc.ca.

 

Procédure pour compléter le Registre des transactions

La carte d’achat au nom de la circonscription doit faire l’objet d’un suivi particulier.

Si le DS en a fait la demande et a reçu une carte d’achat au nom de sa circonscription, il doit en faire un suivi rigoureux.

1. Concilier chaque utilisation de la carte dans un registre

• Ouvrir le Registre des transactions et sélectionner votre circonscription.
• Imprimer le registre et le laisser avec la carte d’achat au nom de votre circonscription
  • Chaque fois qu’elle est prêtée à un membre du personnel pour faire une transaction, inscrire la date et l’heure de sortie, les nom et prénom de l’utilisateur et le faire signer.
  • Au retour, inscrire la date et l’heure de retour et faire signer l’utilisateur.
• Conserver les factures originales en lieu sûr.
• Chaque soir, à la fermeture des bureaux, le DS doit signer chaque transaction inscrite dans le registre et s’assurer que la carte est en sa possession.

2. Numériser le registre

• Procédure pour faire la numérisation des documents : Comment numériser un document.
• Lorsque le DS reçoit un courriel l’avisant que la conciliation de la carte d’achat de la circonscription est prête à être effectuée dans le système GEP, numériser le registre complété.
• Le joindre à la première facture enregistrée lors de la conciliation.