FIN-5 Faire une demande de paiement de factures

But

Savoir quand et comment demander le paiement de factures.

Informations préalables

Cette procédure s’applique à toute facture qui doit être payée à un fournisseur. Cette tâche doit être effectuée plusieurs fois pendant un événement (environ aux 5 jours si des factures ont été reçues) afin d’éliminer les retards de paiement et les frais d’intérêts. Le délai de paiement est de 30 jours à partir de la date de facturation.

Il est suggéré de procéder à la demande de paiement en collaboration avec l’assistant à la rémunération et aux finances.

Procédure

1. Lors de la réception de la facture, vérifier l’exactitude des renseignements qui s’y trouvent

La facture devrait présenter l’adresse complète du fournisseur, la date de la transaction, la description des articles achetés, les quantités achetées ou la durée, les coûts unitaires, les taxes, etc. ;

Si la facture concerne l’impression des bulletins de vote, se référer au modèle de facturation transmis avec le Guide d’impression des bulletins de vote et des affiches avec photographies des candidats DGE-86 pour l’impression des bulletins de vote. Les frais de gardiennage apparaissant sur la facture d’impression des bulletins de vote doivent être au tarif horaire prévu pour un aide occasionnel.

 TPS et TVQ

• Les certificats d’exemption de taxes ne sont plus valides depuis le 1^er avril 2013.
• Il est important de s’assurer que le fournisseur a facturé les taxes s’il est inscrit aux fichiers de la TPS et de la TVQ. Si une facture comporte des numéros de taxes (TPS et TVQ) sans que les taxes soient indiquées sur la facture, il est important de communiquer avec le fournisseur afin qu’il apporte les correctifs.

2. Enregistrer la demande de paiement dans GEP

Dès que quelques factures ont été signées et approuvées par le DS, enregistrer la demande de paiement dans GEP afin que le Service des ressources financières et de la gestion contractuelle (SRFGC) puisse émettre le paiement.

Il est possible que le fournisseur soit remboursé par virement bancaire au lieu d’un chèque. Pour ce faire, il faut compléter le formulaire ci-dessous et le transmettre aux ressources financières avant de faire la demande de paiement de factures. Si le formulaire a déjà été transmis pour une demande de paiement de factures précédente, il n’est pas nécessaire de le transmettre de nouveau.

DGE-1574.1-VF : Autorisation : Virement bancaire pour le paiement de factures

DGE-1574.1-VA : Autorization : Bank transfer for bill payment

 

Procédure pour faire la numérisation des documents : Comment numériser un document.

Suivre les instructions du document Faire une demande de paiement de factures pour effectuer l’enregistrement des factures à payer. L’approbation de chacune des factures par le DS est effectuée directement dans le système GEP.

3. Conserver toutes les pièces justificatives au classeur du DS pendant 8 ans

• Toutes les pièces justificatives correspondant aux originaux des factures;
• la copie du rapport de vérification de la demande de paiement.

Comptes de téléphone

Tous les comptes de téléphone mensuels (Bell Canada, Télébec, Telus, Vidéotron, etc.) seront expédiés directement au SRFGC. Vous n’aurez pas à approuver ces comptes.

Par contre, à la fin de l’événement, afin d’éviter toute erreur de facturation, nous vous enverrons une liste des numéros de téléphone appartenant à votre circonscription ainsi que les adresses où sont installés ceux-ci. Il sera important de vérifier cette liste, de la corriger s’il y a lieu, de l’approuver, de la signer et de nous la retourner dans les plus brefs délais, afin d’éliminer les retards de paiements des comptes de téléphone pour votre circonscription.