FIN-6 Faire une demande de remboursement

 

But

Demander le remboursement des dépenses payées personnellement par un membre du personnel électoral (incluant DS et DAS) dans l’exercice de ses fonctions qui ne peuvent pas être remboursées via la petite caisse.

Informations préalables

Certaines menues dépenses peuvent être effectuées et payées par un membre du personnel électoral dans le cadre de ses fonctions. 

Par exemple :

• photocopies produites en petite quantité à l’extérieur du bureau principal;
• timbres et frais de poste (dans le cas de lettres recommandées, s’assurer d’avoir un reçu, car le récépissé de recommandation – papier blanc et rouge – ne tient pas lieu de reçu);
• frais de messagerie;
• frais de communication (ex. : appels téléphoniques effectués de la résidence personnelle à des fins de travail);
• diverses fournitures pour lesquelles le DS n’a pu obtenir de compte ouvert chez le fournisseur (ex. : produits nettoyants, essuie-tout, café, etc.);

Certaines dépenses ne sont pas autorisées, telles que :  frais de déplacement, rémunération, fleurs, repas, boissons gazeuses ou alcoolisées, croustilles, chocolat, muffins, beignes, biscuits, etc.

Si les dépenses n’ont pas pu être effectuées à l’aide de la carte d’achat et que le remboursement à l’aide de la petite caisse n’est pas possible, il faut en demander le remboursement au Service des ressources financières et de la gestion contractuelle (SRFGC).

Toute personne qui effectue une dépense autorisée sera remboursée intégralement.

Procédure

1. Enregistrer la demande de remboursement dans GEP

Procédure pour faire la numérisation des documents : Comment numériser un document.

Suivre les instructions du document Faire une demande de remboursement pour enregistrer la justifications des dépenses effectuées.

 

2. S’assurer que le détail de chaque pièce justificative est adéquat

Si le détail de la facture est insuffisant, l’inscrire à la main sur celle-ci avant de la numériser.

 

3. Conserver toutes les pièces justificatives au classeur du DS pendant 8 ans

• Toutes les pièces justificatives correspondant aux originaux des factures;
• la copie du rapport de vérification de la demande de paiement.