PER-50.1 Former, nommer et assermenter les préposés – BVDS, BVEE et BVIRE

Référence légale

Articles 144, 250 à 255 et 512 de la Loi électorale

But

Former, nommer et assermenter les préposés – BVDS, BVEE et BVIRE.

Informations préalables

Ces personnes sont formées par le DS, le DAS ou un assistant en charge de la formation.

Peuvent aussi être présents puisqu’ils seront en charge de la supervision:

• Assistants responsables des mandats:
  • Itinérance dans les établissements d’enseignement
  • Supervision du vote
• Responsables BVEE / président CRSEE

Le formateur doit avoir en main son matériel de formation (PER-43), incluant notamment les listes des endroits de gestion pour le BVDS, BVEE et, le cas échéant, le BVIRE.

Si les séances sont animées par l’assistant responsable de la formation, il est important que l’autorité du DS soit clairement établie (ex. : par sa présence ou par un message sans ambiguïté).

Procédure

1. Accueillir les participants à leur arrivée, puis :

• leur faire signer la feuille de présence;  
• leur demander s’ils ont le statut indien aux fins des retenues d’impôt;
• leur mentionner qu’ils sont assujettis à des retenues d’impôt de 10 % à chacun des paliers (provincial et fédéral). Aucune modification de taux n’est acceptée, seule l’exonération d’impôt (aucune retenue) est autorisée. S’ils désirent n’avoir aucune retenue d’impôt, ils doivent remplir les formulaires TD-1 – Déclaration des crédits d’impôt personnels de l’Agence du revenu du Canada et TP-1015.3 – Déclaration pour la retenue d’impôt de Revenu Québec et vous devrez les remettre à l’aide aux finances;
• remettre les documents nécessaires à la formation;
• faire préparer des formulaires Nomination et serment DGE-2.3 vierges pour les personnes qui assisteraient à la formation sans avoir confirmé leur présence au préalable. 

 

2. Présenter l’équipe et le déroulement de la séance de formation

 

3. Dispenser la formation : 

• donner la formation à l’aide du Guide du formateur;
• présenter les diapositives, selon les besoins;
• faire les exercices dans le Cahier d’exercices;
• vérifier la compréhension des participants par quelques questions et en les observant lors de la réalisation des exercices.

 

4. Répondre aux questions des participants et :

• leur mentionner la rémunération prévue, les conditions pour les déplacements et les impacts financiers (impôt, relevé d’emploi, etc.);
• leur signaler les conditions de congé sans rémunération que l’employeur doit accorder à un employé membre du personnel électoral (art. 144 de la Loi électorale);
• leur préciser les périodes d’interdiction du travail partisan. À ce sujet, consultez le document Période d’interdiction du travail partisan pour le personnel électoral.

5. Visionner les capsules de formation sur la protection des renseignements personnels.

Les trois capsules se trouvent à la page Formation > Personnel électoral.

6. Nommer et assermenter le personnel et recueillir les informations requises pour la préparation de la paie

• leur faire signer le formulaire DGE-2.3 en deux copies : l’une pour la personne, l’autre pour le DS;
• recueillir les spécimens de chèque avec la mention « Annulé » que certains participants auront apportés et les joindre au formulaire DGE-2.3.

Prendre note que le DAS et les assistants peuvent également recevoir le serment.

 

7. À partir des renseignements obtenus auprès du DS, fournir les explications pour la remise du matériel nécessaire à l’accomplissement de la tâche et, le cas échéant, en assurer la distribution

 

Après la formation

 

8. Remettre les formulaires DGE-2.3 accompagnés des spécimens de chèque, s’il y a lieu, ainsi que la feuille de présence à l’assistant responsable de la rémunération et des finances pour qu’il apporte les corrections nécessaires dans GEP