ENG-0.28 Identifier les fournisseurs d’équipement, d’ameublement et de services et préparer les bons de commande

But

S’assurer d’obtenir des différents fournisseurs l’ameublement, le système d’alarme, le matériel et les services de reprographie nécessaires pour la tenue de l’événement.

Procédure

1- Ameublement, équipement et matériel de bureau

Contacter les fournisseurs en mesure de fournir l'ameublement, l'équipement autorisé et le matériel de bureau qui respectent les conditions de paiement du DGE. Les factures seront payables à compter du décret, dans un délais de 30 jours après la date de facturation, soit par chèque, par virement bancaire ou par carte de crédit. Aucun dépôt ne sera payé en activités préparatoires. Se référer aux documents suivants :

• Exemple d’aménagement du bureau principal;
• Liste de l’ameublement et de l’équipement que les DS sont autorisés à se procurer pour les bureaux principal et secondaire;
• Exemple d’aménagement du bureau secondaire ;
• Exemple d’aménagement du bureau de la commission de révision .

Dans le cas des fournitures, prendre entente pour que le matériel inutilisé à la fin de l’événement puisse être retourné et crédité.

Certaines fournitures et certains équipements sont difficiles à louer. Dans le cas uniquement où la location à court terme n'est pas possible ou qu'il est difficile de trouver un fournisseur, le DGE verse une allocation fixe au DS pour l'utilisation de biens personnels. Se référer au document suivant pour les détails et pour la liste des items autorisés : Location de fournitures et d’équipements par les directeurs du scrutin pendant un événement électoral.

 

La réclamation de l’allocation doit s’effectuer comme une demande de remboursement tel que décrit dans la procédure FIN-6 . Le motif doit être, selon le cas, « Ameublement – bureau principal (incluant transport) » ou « Ameublement – bureau secondaire (incluant transport) ». La pièce à numériser doit être le détail de la demande de remboursement (exemple : demande de remboursement de l’allocation pour une cafetière (15 $) et un four à micro-ondes (45 $) pour un total de 60 $).

 

L’achat de biens durables (exemple : refroidisseur d’eau, four à micro-ondes, tables, chaises, etc.) n’est pas permis. Dans des circonstances exceptionnelles, si des biens durables devaient être acquis, ceux-ci devront être transmis au CDRL avec le retour du matériel électoral en fin d’événement (référence à la section Préparer l'entreposage des biens durables appartenant à Élections Québec de la procédure ENG-59 - Préparer le matériel et les documents électoraux pour le retour au CDRL). Bien que l’achat de biens peut paraître plus économique à court terme, ces biens augmentent les frais de transport, d’entreposage et de manutention. C’est pourquoi nous exigeons que ces biens soient loués à chaque événement.

 

La revente de biens en fin d’événement est formellement interdite. Les biens acquis avec les fonds publics ne peuvent pas être revendus.

2- Messagerie

La firme de messagerie retenue par le DGE est Xpresspost pour laquelle des connaissements pour le retour des documents sont expédiés avec le matériel des activités préparatoires.

Les connaissements non utilisés doivent être retournés au DGE.

Si ce choix présente des difficultés dans votre circonscription, identifier une compagnie qui peut toujours garantir le service dans les délais prescrits et en aviser votre coordonnateur.

3- Système d’alarme

Dans les cas où le local du bureau principal ou celui du bureau secondaire n’est pas doté d’un système d’alarme, vous devez identifier un fournisseur qui pourra installer un système d'alarme. Un aide qui agit à titre de surveillant devra être engagé entre l'ouverture du bureau en question et l'installation du système d'alarme.

Vous devez assurer la sécurité du matériel électoral et des équipements informatiques, de la livraison jusqu'au retour du matériel au Centre de distribution Roger-Lefrançois (CDRL) après le jour du scrutin, au moment déterminé par Élections Québec.

Pour faire cette évaluation, il faut tenir compte notamment du nombre de jours de location du bureau principal ou celui du bureau secondaire. Élections Québec privilégie la solution la plus économique.

Un système d'alarme jugé adéquat devrait comprendre au minimum l'équipement suivant :

• 1 panneau de contrôle (6 zones);
• 1 clavier programmable;
• 1 batterie de 12 volts et 7 ampères;
• 1 transformateur de 16 v., 40 V.A.;
• 1 support de transformateur;
• 1 bouton 24 heures pour le panneau de contrôle (alarme à l'ouverture du panneau de contrôle);
• 1 sirène de 15 watts;
• 1 contact magnétique de type commercial;
• 1 détecteur de mouvement 60' X 60';
• 1 module de communication pour une ligne cellulaire ou numérique;
• 1 cordon de branchement pour la prise modulaire.

Ces caractéristiques sont à titre indicatif. Le fournisseur du système d'alarme proposera l'équipement adéquat selon la configuration du local.

Obtenir l’autorisation du coordonnateur si on doit engager un aide à la surveillance.  Dans ce cas, cette personne, si elle est déjà connue, doit être inscrite dans le personnel électoral en vue de la prochaine élection générale. – Voir la procédure PER-1.2.

Repérer le fournisseur si on privilégie l’installation d’un système d’alarme au moment du décret.

Prendre note des coordonnées du fournisseur et des personnes (contacts) avec qui vous faites affaire.

4- Élimination sécuritaire des documents

Repérer ou contacter les firmes d’élimination de la circonscription et des alentours capables d’offrir le service de destruction sur place et de recyclage en vue d'obtenir des informations sur les services et les coûts. Prendre connaissance du document « L’entente de récupération de documents confidentiels DGE-154 », qui sera à signer en début d'événement. Se référer à ENG-13.

Exemples de firmes d’élimination : SHRED-IT, DOCU-DÉPÔT, CINTAS, IRON MOUNTAIN.

5- Compléter les formulaires d'identifications des fournisseurs et préparer les bons de commande, s'il y a lieu

Remplir le Formulaire d’identification des fournisseurs d’équipement et d’ameublement ainsi que le Formulaire d’identification des fournisseurs de photocopieurs qui seront à transmettre lors de la reddition de compte.

 

Le Bon de commande DGE-99.4 n'est plus à transmettre au DGE. Il demeure toutefois disponible pour votre usage interne, sur demande d'un fournisseur.

 

À la suite du décret, la demande de paiement, accompagnée de la facture numérisée, doit être transmise directement via GEP. Se référer à la procédure FIN-5 Faire une demande de paiement de factures.

 

Dans plusieurs cas, il sera possible d’effectuer le paiement avec une carte d’achat. Se référer à la Politique sur les cartes d’achat du Directeur général des élections et aux procédures suivantes :

• FIN-0.2 Recevoir la demande de cartes d’achats et compléter le registre des transactions
• FIN-51 Procéder à la conciliation de la carte d’achat