- Échéancier
- Premier jour : Aucun
- Dernier jour :
- Intervenant et mandat
- Directeur du scrutin
But
En collaboration avec le DAS, organiser une rencontre d’un maximum de 3 heures avec le personnel du bureau principal.
Informations préalables
Le temps accordé pour la préparation de la rencontre est de deux heures pour le DS et deux heures pour le DAS. Ces heures sont incluses dans la banque d’heures allouées pour les activités préparatoires. Les déplacements pour les DS et DAS se font aux mêmes conditions que celles prévues pour les activités préparatoires.
Procédure
1. Préparer le contenu de la rencontre
Les objectifs de cette rencontre sont:
- d’expliquer l’organisation et le fonctionnement du bureau à tous les membres du personnel afin d’être opérationnel dès la prise du décret;
- d’informer chaque personne de ce qu’elle aura à faire lors de l’événement;
- de créer des liens entre les personnes, développer la solidarité et diminuer le niveau de stress.
Les sujets à aborder sont présentés dans l’ordre du jour de la rencontre
Suggestion : vous pouvez présenter le tout par l’entremise d’une courte présentation PowerPoint et remettre les documents que vous jugez pertinents aux participants.
2. Établir la date et l’heure de la rencontre
Pour les élections générales de 2022, vous devez tenir cette rencontre durant la période du 15 au 29 août, à votre bureau principal.
3. Convoquer les participants
Toutes les personnes qui agiront à titre d’assistants doivent être convoqués à cette rencontre. Lorsque vous effectuez les appels, n’oubliez pas de :
- de vérifier que le personnel possède bien la qualité d’électeur;
- mentionner aux personnes qu’elles doivent apporter un spécimen de chèque si elles désirent se prévaloir du dépôt direct.
Les aides occasionnels, l’aide à la distribution, l’aide à la surveillance, les présidents réviseurs et les secrétaires des commissions de révision de même que les préposés au vote – BVDS, BVEE ou BVIRE ne participent pas à la rencontre et seront formés en événement, car leurs tâches s’effectuent plus tard.