PER-0.8 Planifier le calendrier des séances de formation du personnel de la révision et du vote

But

Planifier la formation pour qu’au décret :

• le projet de calendrier des séances soit définitif étant donné qu’il doit être saisi par l’assistant au recrutement dans GEP en début d’événement. En effet, le calendrier est nécessaire pour la convocation du personnel électoral;
• l’endroit où auront lieu les formations soit connu.

Informations préalables

À cette étape-ci, la planification se fait uniquement sur papier. C’est seulement après le décret que vous aurez à enregistrer le calendrier dans GEP.

Une autoformation en ligne est disponible pour : 

• les membres de la TVI, avec ou sans cumul de fonction
• les scrutateurs et secrétaires du BVO

Il est recommandé de privilégier cette option par rapport à la formation en présentiel. Il n’est pas nécessaire de prévoir de calendrier pour l’autoformation. L’assistant responsable du mandat recrutement devra néanmoins créer une ou des séances afin d’y inscrire le personnel et de faire le suivi de la formation.

 

Procédure

1. Imprimer le document suivant : Index des formations

Ce document comprend la liste des formations, leur durée et le personnel ciblé. L’index est divisé en deux catégories : révision et vote.

 

2. Déterminer le nombre de participants pour chaque formation et établir le nombre de groupes requis

Le nombre de formations varie en fonction du nombre de personne à former et du nombre de personne par groupe. De manière générale, le nombre de participants pour chaque formation devrait se situer entre 30 et 40 personnes par séance, incluant les substituts.

 

Personnel de la révision

Le nombre de personnes requises pour la révision a été déterminé aux procédures PER-0.4 et PER-0.5. La formation de la révision comporte un volet théorique et un volet pratique. Les agents réviseurs suivent une formation, à part, qui leur est destinée.

Formation théorique (7 h)

• Ce volet se déroule dans la même journée et un repas de groupe est prévu. À ce sujet, référez-vous à la Politique sur les repas de groupe, les collations et les breuvages lors d’une élection;
• Les membres de toutes les commissions de révision sont formés en même temps;
• Les membres des commissions de révision spéciales seront aussi formés à titre de membres de la table de vérification de l’identité des électeurs (TVI). Ils cumulent donc les fonctions de la TVI pour les bureaux de vote au bureau du DS et dans les établissements d’enseignement.  
• L’assistant responsable du mandats Supervision de la révision participe à cette formation puisqu’il aura à superviser le personnel de la révision.

Formation pratique et sur la protection des renseignements personnels (5 hres et demie) 

• Une séance est suffisante, mais nous vous suggérons fortement de tenir une deuxième séance si vous avez des personnes qui siègent uniquement sur une CRSEE. En dispensant cette séance plus près de l’activité à réaliser, la rétention de l’information sera favorisée;
• La formation pratique sur l’utilisation de GEP est suivie seulement par les réviseurs-présidents et secrétaires des CRO, CRI, CRS, CRSEE ainsi que les préposés au vote et réviseurs BVIRE
• Un repas de groupe est prévu
• L’assistant responsable du mandat Supervision de la révision participe à cette formation puisqu’il aura à superviser ce personnel. Ils prendront en charge l’organisation de la formation pratique et viendra en aide aux participants.

Personnel du vote

Le nombre de personnes requises pour le vote a été déterminé à la procédure PER-0.6. 

 

PRIMO et aides-PRIMO

• Les PRIMO et les aides-PRIMO qui agissent au BVA et au BVO doivent être assignés à une seule formation PRIMO.
• Les nouveaux PRIMO doivent également suivre la formation de scrutateurs et secrétaires (BVA ou BVO, pas les deux) du bureau de vote pour être en mesure de soutenir le personnel électoral.
• Il est fortement recommandé que les PRIMO d’expérience suivent également cette formation puisque certains éléments pourraient avoir changés.

Formations d’appoint pour le personnel cumulant une fonction de président TVI ou de membre TVI

• Le rôle de président de la table est tenu par les aide-PRIMO et quelques fois par les PRIMO;
• Dans les endroits de gestion de 3 bureaux de vote et moins, les scrutateurs et secrétaires de bureau de vote sont également les membres de la TVI;
• Pour former ce personnel au cumul des fonctions, la formation TVI est ajoutée à leur formation de base (PRIMO et aides-PRIMO, scrutateurs et secrétaires);
• Seul le personnel concerné reste pour suivre la formation TVI, les autres quittent à la fin de leur formation de base.

Dépouillement des urnes du BVA, BVIH, BVI-BVDE, BVDS, BVEE et BVIRE

Le soir du scrutin, vous devez prévoir deux séances de formation :

• Une première séance, à 16 h, à l’intention des PRIMO et des aides-PRIMO qui agissent lors du dépouillement des urnes des votes anticipés et qui n’ont pas déjà suivi la formation PRIMO et aides-PRIMO lors du BVA, BVIH, BVEE et BVO.
• Une deuxième séance, à 17 h, à l’intention des scrutateurs et des secrétaires pour le dépouillements des urnes du BVA, BVIH, BVI-BVDE, BVDE, BVEE et BVIRE.
•  

 

3. Établir la date, l’heure et l’endroit de chaque séance de formation

• Les formations doivent se tenir le plus près possible du début de l’activité à réaliser de façon à favoriser la rétention de l’information.
• Assurez-vous d’offrir des séances de formation le soir et la fin de semaine.
• Considérez les pauses du formateur entre les formations.
• Le personnel de la révision est généralement formé par le DS, son adjoint ou l’assistant responsable de la supervision de la révision.
• Le personnel du vote est formé par un ou des formateurs. Cependant, les PRIMO et les aides-PRIMO sont formés par le DS ou le DAS.

Pour vous aider dans votre travail, vous pouvez vous inspirer du calendrier des séances de formation du dernier événement, si vous avez celui-ci dans vos archives. Voici également un exemple de calendrier qui présente une planification type pour les formations destinées au personnel du vote : exemple de calendrier – formation personnel du vote.

Nous avons élaboré un canevas pour faciliter la planification de votre calendrier des séances de formation pour le personnel du vote compte tenu du volume plus élevé de séances de formation. À cette planification, ajouter celle que vous aurez faite spécifiquement pour le personnel de la révision et pour le personnel pour le dépouillement des urnes du BVA, BVIH, BVI-BVDE, BVDS, BVEE et BVIRE. 

Vous devez donc consigner dans cet outil ou autre les informations suivantes :

• Titre de la formation tel qu’inscrit dans l’index des formations;
• Nom du formateur;
• Date et heure de la formation;
• Endroit de la formation.

 

4. Au décret, transmettre ce projet à l’assistant responsable du mandat recrutement