- Échéancier
- Premier jour : Aucun
- Dernier jour :
- Intervenant et mandat
- Directeur du scrutin
Référence légale
Articles 302 ,303 et 305 de la Loi électorale
Directive du DGE au DS : DIR-24
But
Déterminer les endroits où seront installés les BVO et identifier les sections de vote dont les bureaux devraient éventuellement être fusionnés.
Procédure
Une visite doit être réalisée pour tous les endroits de gestion potentiels. Vous pouvez prendre des photos ou encore récupérer le plan du bâtiment afin de vous guider dans vos choix.
Avant de débuter les évaluations, le DS doit vérifier si les endroits sont disponibles pour le prochain évènement électoral. Si l’endroit est disponible, le DS planifie une visite auprès du locateur ou du propriétaire. Sur place, il doit vérifier les éléments suivants :
| Accessibilité: |
Se référer à la procédure ENG-0.43 pour réaliser les vérifications en matière d'accessibilité. Le DS ou le DAS doit accompagner le titulaire du mandat accessibilité sur place afin de réaliser une visite des lieux et d'en évaluer l'accessibilité. |
| Aménagement: |
Prendre en note les caractéristiques physiques de l'endroit (dimensions du local, disposition des portes, fenêtres et prises électriques). Ces informations seront utiles afin d'élaborer le plan d'aménagement prévu au point 7. À titre indicatif, un endroit de gestion comprenant 5 bureaux de vote doit disposer d'une superficie d'environ 2100 pieds carrés (195 mètres carrés).
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| Gratuité: |
Les endroits fournis par les municipalités et les commissions scolaires sont gratuits en vertu de la Loi électorale et sont à privilégier pour la tenue du vote ordinaire. Toutefois, ils ne doivent pas être sélectionnés au détriment des critères d’accessibilité. |
| Téléphonie: |
Vérifier si l'utilisation d'un téléphone cellulaire est possible, sinon, prévoir l'installation d'une ligne filaire. Se référer à ENG-0.27. Si l’utilisation d’un téléphone cellulaire est impossible, vous devrez réaliser cette étape de la procédure et indiquer l’emplacement de la ligne téléphonique sur votre plan d’aménagement lors d’une phase ultérieure des activités préparatoires qui reste à déterminer. |
| Autres renseignements: |
Sur place, recueillir des renseignements tels que:
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Une exigence concernant les assurances sera requise lors d'une location d’espace. Vous devrez demander au locateur s’il possède, relativement à l’immeuble, une assurance couvrant sa responsabilité pour dommages à la personne et bris des lieux loués. Cette clause sera ajoutée au formulaire DGE-18 seulement pour la location d'espace.
Porter une attention toute spéciale au nom légal et au NEQ. Ce sont des données essentielles pour le paiement du locateur. Si le locateur est une personne, recueillir le numéro d’assurance sociale (NAS) en remplacement du NEQ.
Par exemple :
- pour l’école Sainte-Marie : les BVO-1, BVO-2, BVO-3 et BVO-504;
- pour le centre communautaire de Saint-Thomas : les BVO-22 et BVO-501
GEP crée automatiquement un BVO pour chaque section de vote de la circonscription en lui attribuant un numéro séquentiel correspondant au numéro de la section de vote à laquelle il est associé.
Identifier les SV à surveiller, c’est-à-dire celles dont le nombre d’électeurs se rapproche de 425. Consulter la « Liste des statistiques par section de vote à surveiller (415 électeurs et plus) » (TER-0.3). Les BVO des SV sur cette liste devront être scindés si le nombre d'électeurs venait à dépasser 425. Vous devez vous assurer d'avoir l'espace nécessaire dans l’endroit de gestion pour les tables supplémentaires advenant l’ajout d’un BVO issu du scindage. L'opération de scinder des sections de vote ne se fait toutefois qu'en événement.
Les SV-500 qui contiennent plus de 100 électeurs doivent être assignées aux endroits de gestion BVO comme c'est le cas pour les autres sections de vote BVO. Il faut donc prévoir l'espace nécessaire pour y installer un ou des bureaux supplémentaires ainsi que les équipes de vote qui en découlent.
Les SV-500 qui contiennent moins de 100 électeurs doivent être fusionnées. Voir le point 6.
S’assurer que la section de vote où est localisé un endroit de gestion est desservie par un des BVO qui s’y trouvent.
Si depuis le dernier événement, il y a eu un rééquilibrage des sections de vote entraînant une renumérotation, il est important d’avoir les nouveaux numéros afin de définir correctement le territoire desservi par chaque bureau.
Les BVO de moins de 50 électeurs et BVO-500 de moins de 100 électeurs devront être fusionnées afin de préserver le secret du vote.
- BVO de moins 50 électeurs : Pour identifier les BVO de moins de 50 électeurs, se référer à la Liste des statistiques des sections de vote. Consulter la carte électorale de votre circonscription afin d’identifier pour chacun le BVO qui est assigné à l’endroit de gestion le plus proche et le fusionner à celui-ci.
- BVO-500 de moins de 100 électeurs : Consulter la carte électorale de votre circonscription afin d’identifier pour chacun le BVO qui est assigné à l’endroit de gestion le plus proche et le fusionner à celui-ci.
Deux BVO-500 qui seraient desservis par le même endroit de gestion peuvent être fusionnés si le total des électeurs ne dépassent pas 425. Par exemple: BVO-500 (100 électeurs) fusionné au BVO-501 (300 électeurs) pour un total de 400 électeurs. Veillez en discuter avec votre coordonnateur.
Avec les informations recueillies lors des visites, vous devez réaliser un plan d'aménagement pour chaque endroit de gestion BVO. Au besoin, utiliser l'outil Plan d'une petite salle et Plan d'une grande salle pour réaliser aisément vos plans.
S’inspirer des plans de la section L'organisation d'un lieu de vote ou de dépouillement de vote anticipés de la vue d'ensemble Vote.
- Indiquer sur le plan l’emplacement d’une ligne téléphonique si l’utilisation d’un cellulaire est impossible;
- Au besoin, préparer l’appel d’offres pour la construction d’une rampe d’accès. Se référer au document Construction d’une rampe d’accès.