CAN-11 Préparer la rencontre avec les délégués officiels

But

Préparer l’ordre du jour et prendre connaissance de l’ensemble des documents à remettre aux délégués et à discuter.

Procédure

1. Préparer un ordre du jour et le compte-rendu de la rencontre avec les délégués

Utiliser les modèles de documents ci-dessous. Pour modifier ceux-ci, cliquer sur enregistrer sous, renommer les documents selon vos besoins et procéder à vos changements.

• Modèle d’ordre du jour : ODJ_delegues
• Modèle de compte-rendu : CR_delegues

 

2. Demander à l’aide au matériel de préparer le matériel pour la rencontre (voir CAN-12)

Si la rencontre est virtuelle, le DS doit informer les délégués qu’ils doivent eux-mêmes se procurer les documents apparaissant dana la procédure CAN-12 par l’entremise du Portail des entités politiques.

 

3. Prendre connaissance de ces documents ainsi que de la liste des documents disponibles sur le portail des entités politiques et du calendrier de dépôt des documents

La plupart des documents ne sont plus remis en version papier aux participants. Les délégués et les candidats doivent désormais accéder à ces documents via le portail des entités politiques.

Pour consulter la liste de tous les documents accessibles via le portail : Liste des documents disponibles sur le portail des entités politiques

Pour consulter la liste du dépôt des documents qui doivent obligatoirement être déposés via le portail: Calendrier de dépôt des documents

 

4. Identifier, dans votre équipe, une personne qui sera responsable de la rédaction du compte rendu au fur et à mesure de la rencontre

Sous chacun des points figurant au compte rendu, il est important de faire état de ce qui a été discuté et des particularités qui ont été abordées avec les intervenants.

 

5. Aménager la salle pour la rencontre si elle se tient en personne