- Échéancier
- Premier jour : -32
- Dernier jour : -30
- Intervenant et mandat
- Matériel
But
Fournir au DS tout le matériel qui doit être remis aux participants de la rencontre. Vérifier au préalable avec le DS si la rencontre doit se tenir virtuellement et, le cas échéant, quels documents doivent tout de même être préparés.
Procédure
1. Vérifier auprès du DS si du matériel en version anglaise est requis
2. Préparer les documents destinés aux délégués officiels
Titre du document | No. du document | Quantité | Où trouver le document |
Ordre du jour de la rencontre | – | 1/participant | Voir DS (CAN-11) |
Dates des périodes importantes de l’événement | – | 1/participant | Transmis par note de service en début d’événement |
Tableau des périodes d’interdiction du travail partisan pour le personnel électoral | – | 1/participant | Transmis par note de service en début d’événement |
Sommaire des rôles et responsabilités des intervenants politiques | – | 1/participant |
Sommaire des rôles et responsabilités des intervenants politiques (bibliothèque) Disponible aux 125 circonscriptions dans le Portail des entités politiques |
Banque de noms des présidents réviseurs | – | 1/participant | Voir DS |
Document de présentation des principales nouveautés en vigueur pour la prochaine élection (le cas échéant) | – | 1/participant | Nouveautés en vigueur EG2022 |
Calendrier des formations du personnel des commissions de révision (ordinaire, itinérante et spéciale) | – | 1/participant | Voir DS |
Liste du personnel électoral recommandé | – | Voir DS (PER-12) | |
Calendrier de dépôt des documents | 1/participant | Calendrier |
3. Le cas échéant, à la demande des délégués, préparer les documents suivants destinés aux candidats
Titre du document | No. du document | Quantité | Où trouver le document |
Carte des sections de vote | 1/candidat | Matériel électoral transmis par Élections Québec | |
Description des sections de vote | DGE-970.2 | 1/candidat | Voir DS (TER-1) |
Index des voies de circulation par municipalité | DGE-972 | 1/candidat | Voir DS (TER-1) |
Formulaire d’engagement à la confidentialité et à la protection des renseignements personnels | DGE-17.1-VF ou DGE-17.1-VA | 1/candidat ou selon les instructions du DS | Bibliothèque – Formulaires |
En principe, les candidats reçoivent ces documents au moment du dépôt de leur déclaration de candidature. Si l’un des participants à la rencontre demande ces documents, il faut comprendre qu’il les reçoit au nom du candidat du parti qu’il représente.
Pour toute copie additionnelle des cartes avec sections de vote, il faut s’adresser au centre de renseignements.