CAN-12 Préparer le matériel pour la rencontre avec les délégués officiels

But

Fournir au DS tout le matériel qui doit être remis aux participants de la rencontre. Vérifier au préalable avec le DS si la rencontre doit se tenir virtuellement et, le cas échéant, quels documents doivent tout de même être préparés.

Procédure

1. Vérifier auprès du DS si du matériel en version anglaise est requis

 

2. Préparer les documents destinés aux délégués officiels

Titre du document	No. du document	Quantité	Où trouver le document
Ordre du jour de la rencontre	–	1/participant	Voir DS (CAN-11)
Dates des périodes importantes de l’événement	–	1/participant	Transmis par note de service en début d’événement
Tableau des périodes d’interdiction du travail partisan pour le personnel électoral	–	1/participant	Transmis par note de service en début d’événement
Sommaire des rôles et responsabilités des intervenants politiques	–	1/participant	Sommaire des rôles et responsabilités des intervenants politiques (bibliothèque) Disponible aux 125 circonscriptions dans le Portail des entités politiques
Banque de noms des présidents réviseurs	–	1/participant	Voir DS
Document de présentation des principales nouveautés en vigueur pour la prochaine élection (le cas échéant)	–	1/participant	Nouveautés en vigueur EG2022
Calendrier des formations du personnel des commissions de révision (ordinaire, itinérante et spéciale)	–	1/participant	Voir DS
Liste du personnel électoral recommandé	–		Voir DS (PER-12)
Calendrier de dépôt des documents		1/participant	Calendrier

 

3. Le cas échéant, à la demande des délégués, préparer les documents suivants destinés aux candidats

Titre du document	No. du document	Quantité	Où trouver le document
Carte des sections de vote		1/candidat	Matériel électoral transmis par Élections Québec
Description des sections de vote	DGE-970.2	1/candidat	Voir DS (TER-1)
Index des voies de circulation par municipalité	DGE-972	1/candidat	Voir DS (TER-1)
Formulaire d’engagement à la confidentialité et à la protection des renseignements personnels	DGE-17.1-VF ou DGE-17.1-VA	1/candidat ou selon les instructions du DS	Bibliothèque – Formulaires

 

En principe, les candidats reçoivent ces documents au moment du dépôt de leur déclaration de candidature. Si l’un des participants à la rencontre demande ces documents, il faut comprendre qu’il les reçoit au nom du candidat du parti qu’il représente.

Pour toute copie additionnelle des cartes avec sections de vote, il faut s’adresser au centre de renseignements.