FIN-51 Procéder à la conciliation de la carte d’achat

Références légales

Loi électorale, (c. E-3.3, a. 488.1, 500, 501, 502 et 550)

Loi sur l’administration financière (c. A-6.001)

Règlement sur les contrats du Directeur général des élections (c. E-3.3, r. 6.1)

Plan de délégation des signatures

 

Autres références

Politique sur les cartes d’achat du Directeur général des élections du Québec

Formulaire d’engagement à titre de détenteur d’une carte d’achat DGE-570

Disposition de pièces justificatives

 

But

Justifier les dépenses faites à l’aide de la carte d’achat au cours de l’événement.

 

Informations préalables

La conciliation des cartes d’achat se fait dans le système GEP. Il est suggéré de procéder à la conciliation de la carte d’achat en collaboration avec l’aide aux finances.

 

Procédure

1. Toutes les pièces justificatives correspondant aux dépenses payées avec les cartes d’achat doivent être conservées en lieu sûr afin de procéder à la conciliation de l’état de compte mensuel en temps opportun

Ne pas expédier les factures au Service des ressources financières et de la gestion contractuelle (SRFGC).

 

2. Enregistrer la demande de paiement dans GEP

À la réception du courriel indiquant que les transactions de l’état de compte de la carte d’achat ont été importées dans GEP, procéder à la conciliation de la carte d’achat.

Procédure pour faire la numérisation des documents : Comment numériser un document.

Suivre les instructions du document Faire la conciliation de la carte d’achat pour effectuer l’enregistrement des dépenses dans GEP.

Si la conciliation concerne la carte d’achat de la circonscription, numériser le registre des transactions et le joindre à la première facture.

Ne pas coller de ruban adhésif par-dessus les montants et les descriptions, pour éviter que l’encre des factures ne soit altérée par la colle.

 

3. Conserver toutes les pièces justificatives au classeur du DS pendant 8 ans

• Toutes les pièces justificatives correspondant aux originaux des factures;
• la copie du rapport de conciliation des cartes d’achat généré dans GEP;
• la copie du Registre des transactions de la carte d’achat au nom de la circonscription.

 

4. En fin d’événement ou lorsque tous les paiements de factures sont finalisés, retourner les cartes d’achat, dans une enveloppe coussinée, par messagerie au SRFGC

Aviser aussitôt le SRFGC par courriel à l’adresse SRF-Elections@electionsquebec.qc.ca en précisant la date d’envoi des cartes d’achat.