FIN-50 Procéder à la conciliation de la petite caisse

Références

Demande d’une petite caisse DGE-555

 

But

Justifier les demandes faites à partir de la petite caisse au cours de l’événement.

 

Informations préalables

Pour assurer la gestion de menues dépenses en circonscription, le DS peut demander de lui avancer une somme de 500 $. Cette demande est faite au décret ou en activités préparatoires.

L’utilisation de la petite caisse s’applique lors d’un événement électoral pour les menues dépenses inférieures à 50 $, lorsque la carte d’achat ne peut être utilisée.

Le DS est entièrement responsable de la somme confiée et doit rembourser tout montant non justifié. Il doit s’engager à remettre une conciliation des dépenses de petite caisse avec les pièces justificatives à l’appui.

Il est suggéré de faire cet exercice en collaboration avec l’aide aux finances.

Toute dépense payée à même la petite caisse doit être appuyée par une pièce justificative en s’assurant d’y inscrire la nature de la dépense. Une dépense effectuée sans pièce justificative ne peut être autorisée.

Certaines dépenses ne sont pas autorisées, telles que : frais de déplacement, rémunération, fleurs, repas, boissons gazeuses ou alcoolisées, croustilles, chocolat, muffins, beignes et biscuits, etc.

 

Procédure

1. Enregistrer la conciliation de la petite caisse dans GEP

Si le solde devient insuffisant pour continuer l’événement et lorsque l’événement est terminé, il faut procéder à la conciliation de la petite caisse dans GEP.

Procédure pour faire la numérisation des documents : Comment numériser un document.

Suivre les instructions du document Faire la conciliation de la petite caisse pour enregistrer la justification des dépenses effectuées à l’aide de la petite caisse.

 

2. Conserver toutes les pièces justificatives au classeur du DS pendant 8 ans

• Toutes les pièces justificatives correspondant aux originaux des factures;
• la copie du rapport de vérification de la conciliation de la petite caisse produit par GEP.

 

3. Dernière conciliation de l’événement

Lors de la dernière conciliation de la petite caisse pour l’événement, si le total des dépenses est supérieur à l’avance allouée, un chèque de remboursement sera transmis au DS dans les meilleurs délais.

Toutefois, si le total des dépenses est inférieur à l’avance allouée ou si une dépense est non justifiée par une pièce justificative, le DS doit transmettre un chèque à l’ordre du Directeur général des élections du Québec.

 

Le chèque doit être posté à :     

Élections Québec

Service des ressources financières et de la gestion contractuelle

1045, avenue Wilfrid-Pelletier, bureau 200

Québec (Québec) G1W 0C6