But
S’assurer de disposer de tout le matériel électoral requis ou commandé et le ranger pour qu’il soit facilement repérable tout au long de l’événement.
Informations préalables
La procédure qui suit s’applique pour toute réception de matériel électoral transmis par le DGE.
Procédure
1. Récupérer la liste d’emballage du matériel électoral électoral DGE-86.11
2. Repérer, à partir de la liste d’emballage, chaque article dans la boîte identifiée par une étiquette DGE-86.13
Ne pas détruire l’emballage original.
Le matériel non utilisé et non déballé doit être retourné au CDRL à la fin de l’événement.
Exemple : Certains formulaires sont emballés en paquet de 50. Les paquets sont déballés au besoin, au fur et à mesure.
3. Compter la quantité reçue
Il ne s’agit pas d’inventorier, un à un, chaque article du matériel lorsque celui-ci est préemballé en paquet, mais plutôt de compter le nombre de paquets et de le multiplier par le nombre d’unités qu’il contient tel qu’indiqué sur l’emballage.
4. S’assurer que la quantité inventoriée corresponde à celle apparaissant sur la liste d’emballage DGE-86.11
Dans la négative, y apporter les modifications qui s’imposent.
5. Ranger chaque article de façon à pouvoir le repérer rapidement
- sur les étagères : selon l’ordre numérique croissant de la codification administrative. Dans l’enveloppe contenant la liste d’emballage du matériel électoral DGE-86.11, est jointe une enveloppe contenant des étiquettes pour identifier le matériel électoral sur vos tablettes d’entreposage.
- sur le plancher : le matériel électoral expédié en grande quantité
- le matériel pour le montage des urnes
- les sacs de plastique pour transporter l’urne
- les isoloirs DGE-68.
6. Retirer les étiquettes DGE-86.13 des boîtes de livraison en plastique et, dans la mesure du possible, sur les boîtes de carton
Si des modifications ont été apportées à la liste d’emballage DGE-86.11 au moment de la prise d’inventaire :
- Conserver :
- les boîtes de livraison en carton tout au long de l’événement
- la totalité des boîtes en plastique
- les contenants originaux des équipements informatiques
dans le but de retourner le matériel à la fin de l’événement.