FIN-29 Produire la paie du personnel du BVA et du BVIH : étape 5a

Références

Tableau des taux et modalités de rémunération du personnel électoral

Politique sur les frais de déplacement remboursables au personnel électoral (sauf DS et DAS)

 

But

Créer et mettre à jour les données relatives aux feuilles de rémunération du personnel électoral. Ces feuilles sont produites pour les assignations d’emploi et les assignations de formation à rémunérer.

 

Procédure

1. Récupérer les feuilles de temps du personnel électoral

Sur les feuilles de temps, s’assurer que la colonne «Activités» est complétée pour chaque plage horaire travaillée. Si la personne n’a qu’un seul type d’activité, «FONCT» est écrit par défaut.

Le temps d’arrêt pour les repas n’est pas rémunéré : s’assurer qu’aucune heure de travail n’est inscrite sur la feuille de temps durant ces temps d’arrêt.

Récupérer auprès du DS la feuille de temps du personnel électoral.  Cette feuille est signée par chaque membre du personnel du scrutin présent dans un endroit de votation pour ensuite être complétée et rapportée par le PRIMO en même temps que les urnes.

La liste du personnel électoral ayant droit à une allocation pour l’utilisation du cellulaire personnel est disponible dans la Liste des catégories d’emploi où le cellulaire personnel est autorisé. Pour l’utilisation du cellulaire personnel, une allocation de 15 $ par jour est versée pour un maximum de 45 $ par personne pour toute la période électorale, peu importe le nombre de postes occupés. Les interurbains effectués dans le cadre des fonctions sont remboursés sur présentation des pièces justificatives, en suivant la procédure FIN-6.

De plus, une seule personne par endroit de gestion ou par équipe de vote ou de révision a droit à l’allocation.

 

2. Mettre à jour les assignations du poste

La feuille de temps du personnel électoral couvre les activités de toutes les personnes oeuvrant dans un endroit de votation. Il appartient au PRIMO de la faire circuler, de la modifier au besoin et de la ramener au bureau principal en même temps que les urnes.

Remettre la feuille de temps du personnel électoral à l’assistant au recrutement pour qu’il effectue les corrections apportées par le PRIMO (chaise musicale).

 

3. Enregistrer les feuilles de rémunération du personnel électoral

Pour le personnel du BVA, les feuilles de rémunération peuvent être enregistrées en lot, ce qui permet d’accélérer la création des feuilles de rémunération de plusieurs personnes qui, pour la plupart, ont le même nombre d’heures de travail. Les heures de formation sont automatiquement intégrées à la feuille de rémunération via le suivi de formation qui a été fait dans la procédure « Enregistrer les informations financières et effectuer le suivi des séances de formation ».

Lors de la création en lot, si une personne n’a qu’une assignation de formation, la feuille de rémunération est créée avec les heures de formation seulement, incluant l’indemnité kilométrique de formation s’il y a lieu.

Suivre les instructions de la Marche à suivre – Enregistrer en lot les feuilles de rémunération pour effectuer l’enregistrement en lot des feuilles de rémunération.

Il est possible, en tout temps, d’apporter individuellement des ajouts ou des corrections à ces feuilles de rémunération. Ainsi, pour le personnel qui réclame du kilométrage pour le travail, du temps pour le transport des urnes ou autres heures différentes du lot, il faut effectuer les ajustements appropriés dans la feuille de rémunération déjà créée lors de la création en lot en utilisant la création individuelle des feuilles de rémunération.

 

Pour les autres types de feuilles de temps (BVIH), l’enregistrement des feuilles de rémunération se fait de façon individuelle.

Suivre les instructions du document Enregistrer les feuilles de rémunération pour effectuer l’enregistrement des feuilles de rémunération à l’unité.

 

• Si une modification au suivi de formation doit être apportée et que la feuille de rémunération est déjà créée, cette dernière doit d’abord être supprimée avant d’apporter les modifications au suivi de formation. Une fois celles-ci terminées, la feuille de rémunération peut être recréée.

• Si une modification à l’assignation d’emploi ou de formation doit être effectuée par l’assistant au recrutement et que la feuille de rémunération est déjà créée, cette dernière doit d’abord être supprimée avant que l’assistant au recrutement puisse apporter les modifications. Une fois celles-ci terminées, la feuille de rémunération peut être recréée.

 

Transmettre les feuilles de temps du personnel

Après avoir terminé d’enregistrer les feuilles de rémunération, numériser les feuilles de temps du personnel signées par le DS et les transmettre via GEP.

Suivre les instructions du document Déposer un document dans GEP pour effectuer cette tâche.

Procédure pour faire la numérisation des documents : Comment numériser un document.