FIN-1 Produire les ententes de location ou de réservation d’espace DGE-18 pour les endroits de gestion

Référence légale

Article 135.1, 180, 262, 301.23, 301.24, 301.26, 305 ou 307 de la Loi électorale

Directive du DGE au DS : DIR-7, DIR-13, DIR-14, DIR-16 et DIR-24

But

Préparer, lier, produire et faire signer les ententes de location ou de réservation d’espace DGE-18 pour chacun des types de couvertures de chaque endroit de gestion.

Informations préalables

À l’exception de la location du bureau principal et du bureau secondaire qui se fait par bail conditionnel, le formulaire DGE-18 Location d’espace – Réservation d’espace est utilisé dans tous les cas de réservation ou de location de locaux.

Procédure

Compléter les phases non terminées en activités préparatoires et lier les ententes produites au présent événement. Suivre les instructions du document Produire les ententes de location et de réservation d’espace DGE-18 pour compléter les tâches non terminées en activités préparatoires. Se référer au Tableau des barèmes et des compensations financières pour la location des locaux utilisés par le directeur du scrutin afin de valider si l’endroit de gestion utilisé est une location ou une réservation.

S’assurer de faire signer le formulaire DGE-18 au locateur avant les jours prévus d’occupation de l’endroit identifié sur le formulaire.

Lorsque tous les formulaires DGE-18 complets et signés sont en votre possession, numériser la copie 1 de tous les formulaires (Comment numériser un document) et la transmettre au Service des ressources financières et de la gestion contractuelle en utilisant le module de transmission de document (Suivre les instructions du document Déposer un document dans GEP pour effectuer cette tâche). Il est demandé d’attendre d’avoir en main tous les formulaires, de les numériser ensemble et de ne faire qu’un seul dépôt de documents DGE-18 par circonscription dans GEP.

Si le locateur demande à recevoir une preuve d’assurance, lui fournir une copie du document Attestation d’assurances confirmant que le Directeur général des élection du Québec est auto-assuré.