FIN-0.5 Faire un achat et remplir un bon de commande

Référence légale

Article 31.1.1 de la Loi sur l’administration fiscale (c.A-6.002).

 

But

Le formulaire DGE-99.4 pour effectuer une commande est facultatif, mais peut être utilisé pour préciser les items requis lors d’une commande. Toutefois, certains fournisseurs peuvent l’exiger. Il faut donc savoir comment le compléter.

Il est primordial d’utiliser l‘adresse personnelle du DS pour l’adresse de facturation (et non de livraison) puisque certains fournisseurs expédient leurs factures après la fermeture des bureaux de scrutin. Ceci évite la perte de factures dans le courrier et les longs délais de paiement aux fournisseurs.

 

Informations préalables

Un formulaire DGE-99.4 peut être utilisé auprès d’un fournisseur pour :

• la location d’ameublement et d’équipement divers
• la location de rampes d’accès ou l’achat de fournitures pour la construction de celles-ci
• l’achat de fournitures diverses (articles de bureaux, etc.)
• la messagerie et le transport
• la reprographie (impression de documents comme les bulletins de vote, etc.)
  • Se référer au Guide d’impression des bulletins de vote et des affiches avec photographies des candidats (DGE-86) pour connaître les spécificités à apporter à ce bon de commande.

 

Dans les cas de location de locaux où vous devez utiliser le formulaire DGE-18, Entente de location ou de réservation d’espace accessible dans GEP.

Procédure

1. Sélectionner le nom de votre circonscription

 

2. Saisir le numéro de commande

Saisir le numéro de commande en conservant votre suite numérique. Les trois premiers chiffres s’inscrivent automatiquement et correspondent au numéro de votre circonscription

 

3. Saisir les coordonnées nécessaires dans les sections qui suivent : 

• émis à : nom et adresse du fournisseur
• facturé à : nom et adresse personnelle du DS

L’adresse personnelle du DS est essentielle puisque certains fournisseurs expédient leurs factures après la fermeture des bureaux de scrutin. Ceci évite la perte de factures dans le courrier et les longs délais de paiement aux fournisseurs.

• livré à : nom du DS et adresse de livraison de la marchandise

 

4.  Saisir les informations suivantes à la section Commande :

• inscrire pour quelle activité vous faites la commande, ex.: Pour les élections générales du 7 avril 2014
• inscrire la période pendant laquelle ce bon de commande est valide
• indiquer clairement pour quel motif la location ou l’achat est effectué, ex.: Location d’ameublement pour le jour du scrutin; Location de chaises pour la formation; Location d’ameublement pour le bureau principal; Location d’ameublement pour le bureau secondaire
• un seul bon de commande peut être utilisé pour l’ensemble des achats effectués chez un même fournisseur. Cependant, il est essentiel d’y inscrire la période exacte de location ou d’achat
• donner une description précise de la commande(veuillez vous référer à la fin de la procédure pour un exemple de bon de commande)

 

5. Chaque formulaire DGE-99.4 doit être autorisé par le DS avant d’être envoyé au fournisseur (la signature des trois copies est obligatoire)

 

6. Acheminer, dès que possible, la copie 1 du formulaire DGE-99.4 au fournisseur

 

7. Conserver la copie 2 du formulaire DGE-99.4 avec une copie de la facture dans le classeur du DS. Se référer au Plan de classement DGE-190.

L’information contenue dans le formulaire DGE-99.4 servira à compléter la demande de paiement de factures (FIN-5).