- Échéancier
- Premier jour :
- Dernier jour : Jour de fermeture
- Intervenant et mandat
- Matériel
- Thème
- Matériel électoral
But
S’assurer qu’Élections Québec récupère tout le matériel réutilisable pour un prochain événement et certains documents électoraux exigés par la loi.
Informations préalables
L’entente prise par Élections Québec avec les compagnies de transport est à l’effet que deux personnes doivent être présentes pour recueillir le matériel au bureau du DS.
Une note de service est transmise à la fin de l’événement pour préciser le moment de la cueillette du matériel par Élections Québec ainsi que les instructions particulières reliées à la sécurité de ce matériel.
Plusieurs personnes vont avoir préparé du matériel pour le retour à Élections Québec. Pour vous assurer de récupérer tout le matériel, vous pouvez consulter le document Fermeture et retour du matériel électoral afin d’avoir une vue d’ensemble de la fermeture du bureau.
Procédure
Les préparatifs
Ne pas empiler le matériel à récupérer sur les palettes de bois dans votre local puisque le transporteur devra les installer vides dans son camion avant d’y déposer le matériel.
1. Regrouper toutes les boîtes portant :
- une étiquette ORANGE DGE-86.7
- une étiquette BRUNE DGE-86.8
- une étiquette BLEUE DGE-86.9
- une étiquette NOIRE DGE-86.10 comportant un crochet dans la case: Au Centre de distribution Roger-Lefrançois.
2. S’assurer que les boîtes de livraison sont bien fermées
3. Compter le nombre de :
- boîtes de carton
- boîtes de plastique
- palettes de bois.
4. Compléter à l’avance le connaissement DGE-86.5 et y inscrire les quantités
- Le connaissement peut être rempli à la main (écrire lisiblement).
- Un montant de 10 000,00 $ d’assurance doit être inscrit à la case « Valeur déclarée » (voir modèle).
Soyez prêts lors de l’arrivée du transporteur pour ne pas retarder inutilement le chargement du matériel et l’horaire établi.
À l’arrivée du transporteur routier
5. Laisser une personne de votre personnel en permanence près du camion lors du chargement pour éviter le vol
6. Déposer les équipements informatiques seulement à la fin
7. Autoriser le chargement et s’assurer que :
- le conducteur et son aide récupèrent la totalité du matériel tel que décrit sur le connaissement
- les palettes de bois sont d’abord déposées dans le camion, puis les boîtes de livraison sont déposées sur les palettes ou dans les cages de métal (monoténeur) dans le camion
- tout le matériel, et plus particulièrement les boîtes d’équipements informatiques, est bien retenu sur la palette de bois avec la polypropylène (cellophane) par le transporteur. Dans le cas de cage de métal, la polypropylène n’est pas requise.
8. Indiquer sur le connaissement la date et l’heure de départ du transporteur
9. Demander au conducteur de signer le connaissement
10. Remettre 2 copies du connaissement au conducteur
11. Transmettre une copie du connaissement par messagerie au CDRL
Centre de distribution Roger-Lefrançois
2895, rue Képler
Québec (Québec), G1X 3V4