ENG-0.32 Saisir dans GEP les informations pour la CRSEE et le BVEE

Référence légale

Articles 262 et 301.23 à 301.28 de la Loi électorale

Directives du DGE au DS : DIR-16

But

Enregistrer et mettre à jour dans GEP les données relatives aux endroits utilisés pour la CRSEE et le BVEE.  

Informations préalables

S’aider des procédures schématisées suivantes :

• S’aider du document de référence suivant :

  • Saisie dans GEP – Établissements, endroits de gestion, bureaux et commissions

Procédure

1. Créer les CRSEE et les BVEE

Établissements et endroits de gestion  >  Bureaux, commissions de révision et sections de vote  >  Gérer les bureaux de vote et les commissions de révision

Cliquer sur Créer.

Choisir « BVEE » ou « CRSEE »  dans le champ « Type », puis inscrire le numéro du BVEE ou de la CRSEE à attribuer (numéro séquentiel). 

Cliquer sur sauvegarder.

Noter qu’une seule CRSEE doit être créée pour un même établissement.

 

 

2. Mettre à jour ou créer les établissements

Établissements et endroits de gestion  >  Établissements et contacts  >  Gérer les établissements

• Utiliser la section Établissements du document de référence suivant pour vous aider dans la saisie des données:

  • Saisie dans GEP – Établissements, endroits de gestion, bureaux et commissions

Repérer l’établissement ou le créer s’il n’existe pas. Mettre à jour les données:

Type d’établissement (section Identification)	Le type d’établissement peut vous aider à déterminer le type d’entente (réservation ou location) pour la production des DGE-18. Dans le cas des établissements d’enseignement, vous devez obligatoirement choisir parmi les types suivants :  COLL (Établissement d’enseignement collégial (CEGEP)) FORP (Centre de formation professionnelle) UNIV (Établissement d’enseignement universitaire)
Nom de l’établissement (section Identification)	Inscrire le nom de la place d’affaires : respecter les Règles d’écriture des noms d’établissements et des lieux spécifiques d’endroits de gestion; le nom d’un établissement ayant déjà servi en tant qu’endroit de gestion ne devrait être modifié que dans le but d’y apporter une correction.
Statut	Le statut d’un établissement peut passer de « actif » à « inactif » dans certains cas, dont : établissement détruit; établissement avec un changement de vocation; établissement avec un changement de propriétaire; établissement devenu désuet.
Adresse (section Adresse)	L’adresse d’un établissement qui a déjà servi en tant qu’endroit de gestion ne doit pas être modifiée. S’il s’agit d’un établissement qu’on doit créer, rechercher dans toute la mesure du possible, une adresse existante au fichier des adresses, c’est à dire une adresse proposée par le système. Le statut de l’adresse retrouvée aura ainsi la valeur « liée », signifiant que l’établissement est associé à une adresse du fichier. Si tel n’est pas le cas : inscrire l’adresse telle que notée; le statut prendra alors la valeur « saisie »; associer l’établissement à la circonscription en utilisant le champ lien circonscription; aviser immédiatement votre coordonnateur pour que des démarches soient entreprises dans le but de créer la nouvelle adresse dans le fichier des adresses.
Autres informations	les données du téléphone, télécopieur et courriel; le champ Note.
Onglet «Établissements d’enseignement/MSSS»	le Nb d’étudiants; le Nb d’électeurs potentiels. Le champ «Présence d’un BVEE» peut être modifié seulement par le DGEQ.

 

3. Aviser votre coordonnateur de la fin des mises à jour des établissements d’enseignement dans GEP

Transmettre un courriel à votre coordonnateur l’informant que l’ensemble des établissements d’enseignement ont été mis à jour dans GEP.

Votre coordonnateur validera les informations et devra ensuite modifier le champ « Présence d’un BVEE » à « Oui » ou « Non », selon le cas.
Cette action est primordiale pour vous permettre de poursuivre avec le point 4.

 

4. Créer l’endroit de gestion

Établissements et endroits de gestion  >  Gestion des endroits de gestion  >  Enregistrer les endroits de gestion

• Utiliser la section Endroits de gestion du document de référence suivant pour vous aider dans la saisie des données:

  • Saisie dans GEP – Établissements, endroits de gestion, bureaux et commissions

RAPPEL : Un endroit de gestion provient exclusivement de la banque d’établissements. Il doit porter le nom de la place d’affaires. Pour créer un établissement ou en modifier son nom, se référer au point 3 et utiliser le lien suivant :   Établissements et endroits de gestion  >  Établissements et contacts  >  Gérer les établissements

 

5. Modifier le statut de « PO » (potentiel) à « S » (sélectionné) pour les bureau(x) et commission(s)

Établissements et endroits de gestion  >  Gestion des endroits de gestion  >  Enregistrer les endroits de gestion

Modifier le statut de « PO » (potentiel) à « S » (sélectionné) pour chacun des bureaux et commissions suivants :

• BVEE
• CRSEE

Votre coordonnateur validera les informations et devra ensuite modifier le statut « S » (sélectionné) pour « SV » (sélectionné validé).

 

6.  Vérifier les mises à jour

6.1 Produire les rapports suivants :

Rapport de vérification des endroits de gestion et des bureaux et commissions associés  (OEP2306A)	Établissements et endroits de gestion  >  Endroits de gestion – Listes et rapports >  Produire le rapport de vérification des endroits de gestion et des bureaux et commissions associés Sélectionner : toutes les vérifications; bureau(x), commission(s) : BVEE et CRSEE.
Rapport de vérification des sections de vote et des bureaux et commissions associés (OEP2306B)	Établissements et endroits de gestion > Bureaux, commissions de révision et sections de vote > Produire le rapport de vérification des sections de vote et des bureaux et commissions associés Sélectionner le type : BVEE et CRSEE.
Liste des établissements d’enseignement où est établi un bureau de vote DGE-3.11	Établissements et endroits de gestion  >  Endroits de gestion – Listes et rapports > Produire les listes officielles des endroits de gestion  Sélectionner la liste officielle suivante : Établissements d’enseignement où est établi un bureau de vote (DGE-3.11).
Liste des établissements d’enseignement accueillant une commission de révision spéciale et un bureau de vote	Établissements et endroits de gestion  >  Endroits de gestion – Listes et rapports > Listes de travail Sélectionner la liste de travail suivante : Établissements d’enseignement accueillant une commission de révision spéciale et un bureau de vote.

 6.2  Prendre connaissance des données et anomalies relevées sur les rapports

Se référer aux documents suivants :

• Le rapport de vérification des endroits de gestion et des bureaux et commissions associés OEP2306A – Explications des anomalies;
• Le rapport de vérification des sections de vote et des bureaux et commissions associés OEP2306B – Explications des anomalies.

6.3 Supprimer tout bureau créé inutilement

Supprimer toute CRSEE ou tout BVEE qui n’est pas associé à un endroit de gestion.

6.4 Au besoin, corriger les données dans GEP en reprenant les étapes précédentes

Produire les rapports de vérification et ajuster les données autant de fois que nécessaire pour vous assurer de leur justesse.