- Échéancier
- Premier jour : Aucun
- Dernier jour :
- Intervenant et mandat
- Directeur du scrutin
But
Superviser le personnel du bureau principal pour les tâches à accomplir à compter du 15 août jusqu’à la prise du décret.
Informations préalables
Vous devez engager un gardien de sécurité si le matériel électoral est reçu avant l’installation du système d’alarme.
Procédure
1. Prendre connaissance des procédures à réaliser lors de la quatrième phase des activités préparatoires
2. Établir l’horaire de travail pour la période s’échelonnant du 15 août jusqu’à la prise du décret
Les heures de travail du personnel à compter du 15 août jusqu’à la prise du décret
Les heures réalisées par le personnel du bureau principal durant cette période sont comprises dans les enveloppes d’heures liées à l’événement (voir Tableau des taux et modalités de rémunération du personnel électoral). Il faut en effet comprendre que cette période permet simplement de réaliser certaines tâches plus tôt. Aucune enveloppe supplémentaire n’est accordée.
L’impact d’un décret anticipé sur les enveloppes d’heures
Pour la presque totalité des catégories d’emploi, les enveloppes d’heures demeurent inchangées. Toutefois, en fonction de la date à laquelle le décret est pris, des heures additionnelles pourraient être prévues pour le DS, le DAS ainsi que certains assistants.
3. Convoquer les personnes qui pourront vous aider à accomplir les tâches à effectuer
Le personnel requis du 15 août jusqu’à la prise du décret
Durant cette période, il est possible de faire appel à votre garde rapprochée pour vous donner un coup de main dans l’aménagement de votre bureau principal. Vos assistants responsables des mandats Matériel et Informatique font assurément partie de ces personnes.
Par garde rapprochée, on entend :
- le personnel du bureau principal dont il est fait mention sur la Feuille de présence DGE-520;
- deux ou trois aides occasionnels tout au plus.
Il est important que vous choisissiez des personnes clés qui pourront vous soutenir efficacement dans la réalisation des procédures liées à la quatrième phase des activités préparatoires. En fonction des tâches à réaliser, il n’y a nul besoin de faire travailler tout votre personnel entre le 15 août et la prise du décret. Par ailleurs, le système GEP ne sera pas disponible durant cette période. Il ne sera donc pas possible de faire de la saisie de données dans les différents modules.
4. Nommer et assermenter le personnel travaillant entre le 15 août et la prise du décret
À propos du formulaire Nomination et serment DGE-2.3
Vous devez remplir un formulaire Nomination et serment DGE-2.3 vierge pour toute personne qui :
- travaille entre le 15 août et la prise du décret;
- assiste à la rencontre du personnel du bureau principal.
Pour une même personne, un seul formulaire Nomination et serment DGE-2.3 est requis.
À noter qu’en activités préparatoires, les formulaires DGE-2.3 ne peuvent être produits par l’entremise de GEP. C’est pourquoi il faut utiliser le formulaire Nomination et serment DGE-2.3 vierge et s’assurer qu’il est dûment rempli et signé en deux copies (une pour la personne et l’autre pour le DS). Par contre, il est uniquement valable pour la rencontre avec le personnel du bureau principal ainsi que pour la période de travail à rémunérer en activités préparatoires. Un autre formulaire de nomination DGE-2.3, produit par GEP, devra être signé après le décret.
Les déplacements durant la période du 15 août jusqu’à la prise du décret
Les déplacements pour le DS et le DAS se font aux mêmes conditions que celles prévues en événement, c’est-à-dire que :
- le kilométrage effectué pour les fonctions à l’intérieur de la circonscription est remboursable;
- aucun kilométrage n’est remboursable pour se rendre du domicile au lieu de travail et en revenir ou pour aller prendre un repas (aller-retour);
- le temps de déplacement effectué pour se rendre du domicile à une formation ou au lieu de travail et en revenir n’est pas rémunéré.
Les déplacements du personnel du bureau principal se font en fonction de la Politique sur les frais de déplacement remboursables au personnel électoral (sauf DS et DAS,) c’est-à-dire que:
- le temps de déplacement pour se rendre au lieu de travail et en revenir n’est pas rémunéré;
- un membre du personnel, ayant à se déplacer dans le cadre de ses fonctions et qui est autorisé par le DS à utiliser son véhicule personnel, peut se faire rembourser la distance parcourue à l’intérieur de la circonscription seulement;
- le kilométrage effectué entre le domicile et le lieu de travail n’est pas remboursé.
5. Répartir les tâches à effectuer et en assurer le suivi :
Les tâches à accomplir durant cette période
Ces tâches sont essentiellement liées à :
- l’aménagement de votre bureau principal;
- la réception du matériel électoral en provenance d’Élections Québec;
- l’installation en lien avec la téléphonie et le réseau Internet;
- l’installation du système d’alarme, le cas échéant;
- la finalisation des ententes de location ou de réservation d’espace DGE-18;
- la réception de l’équipement, de l’ameublement et, le cas échéant, des autres services, en fonction des rendez-vous convenus avec les fournisseurs;
- l’installation de la rampe d’accès pour les personnes à mobilité réduite au bureau principal et au bureau secondaire, le cas échéant;
- les appels de confirmation pour vos endroits de gestion, si le temps le permet;
- etc.
6. Transmettre la Feuille de temps du personnel en activités préparatoires
- Cette feuille de temps doit être remise seulement aux personnes qui travaillent entre le 15 août et la prise du décret
- Elle sert uniquement à consigner les heures réalisées à l’occasion de la quatrième phase des activités préparatoires;
- Aucune enveloppe supplémentaire n’est accordée : les heures travaillées par le personnel du bureau entre le 15 août et la prise du décret sont comptabilisées dans les mêmes enveloppes d’heures qu’en événement.
À partir du décret, cette feuille de temps ne doit pas être utilisée pour inscrire le temps travaillé par le personnel électoral. À compter du décret, l’une des premières tâches de l’assistant responsable du mandat Recrutement consistera à enregistrer les coordonnées du personnel du bureau principal et secondaire dans GEP (PER-1.5). Par la suite, il sera en mesure de produire les feuilles de temps et vous les remettra. Vous pourrez alors les distribuer à votre personnel.
- Si certaines personnes étaient absentes lors de la rencontre avec le personnel du bureau principal, leur rappeler les aspects administratifs de la procédure PER-0.10 (retenues d’impôt, statut d’indien, spécimen de chèque, conditions de travail) et leur remettre les documents nécessaires à leur travail, s’il y a lieu.
7. Enregistrer et autoriser, par l’entremise de GEP, les informations pour la rémunération de toutes les personnes ayant travaillé entre le 15 août et la prise du décret
À partir des feuilles de temps du personnel en activités préparatoires que vous aurez récupérées auprès des personnes qui ont travaillé entre le 15 août et la prise du décret, enregistrer les informations dans GEP et autoriser la paie afin que le personnel soit rémunéré pour le travail effectué à l’occasion de la quatrième phase des activités préparatoires.
À ce sujet, suivre les instructions du document Rémunérer le personnel avant le décret .
Noter qu’aucune allocation pour l’utilisation du cellulaire personnel n’est accordée pour la période s’échelonnant du 15 août jusqu’à la prise du décret