- Échéancier
- Premier jour : +1
- Dernier jour : Jour de fermeture
- Intervenant et mandat
- Directeur du scrutin
- Thème
- Matériel électoral
But
S’assurer que les activités de fermeture du bureau se déroulent conformément aux procédures de la bibliothèque.
Informations préalables
La fermeture du bureau principal sollicite plusieurs intervenants dont les activités à réaliser sont décrites dans plusieurs procédures. Également, les moyens utilisés pour le retour des documents et du matériel électoral diffèrent selon le traitement prévu à Élections Québec. Dans ce contexte, la supervision du DS est nécessaire afin de s’assurer que le matériel soit correctement retourné à Élections Québec.
Procédure
1. Consulter le document de référence Fermeture et retour du matériel électoral
Ce document vous permettra d’avoir une vision globale de toutes les procédures à réaliser lors de la fermeture du bureau. Il vous sera plus facile de faire le suivi avec votre personnel en comprenant bien qui doit réaliser chacune des étapes et à quel moment.
2. S’assurer que toutes les boîtes résultantes des activités réalisées dans les procédures REV-60, BUL-15 et LIS-30 soient remises à l’assistant au matériel
Ces boîtes seront classées avec le reste du matériel lors de la réalisation de la procédure ENG-59.
3. Regrouper le matériel en attendant le transporteur
La procédure ENG-59 indique comment préparer le matériel électoral, les documents électoraux, l’entreposage des biens durables et les documents à faire éliminer au CDRL. Ce matériel doit ensuite être regroupé en suivant les étapes de la procédure ENG-61.
Le matériel à récupérer ne doit pas être empilé sur les palettes de bois dans votre local puisque le transporteur devra les installer dans le camion avant d’y déposer le matériel.
4. Ne pas oublier de réaliser les activités qui relèvent du DS
Le DS doit s’assurer de transmettre les dossiers de candidature à Élections Québec en suivant la procédure CAN-19. Il doit faire de même avec les formulaires Cas de non-inscription à faire examiner par Élections Québec (DGE-10620). L’assistant au matériel doit vous remettre ces formulaires après avoir réalisé la procédure ENG-59.