PER-0.10 Tenir la rencontre avec le personnel du bureau principal

But

Tenir la rencontre d’une durée maximale de 3 heures avec le personnel du bureau principal.

 

Informations préalables

Les déplacements pour les DS et DAS se font aux mêmes conditions que celles prévues pour les activités préparatoires.

 

Procédure

1. Préparer les lieux pour la rencontre

2. Accueillir les participants à leur arrivée

3. Animer la rencontre en suivant l’ordre du jour

Vous devez également :

• rappeler l’importance de prendre connaissance des documents de référence et de lire attentivement les procédures;   
• vérifier la compréhension de votre personnel par quelques questions;
• répondre à toutes les questions.

 

4. Présenter les aspects administratifs liés à l’embauche et aux conditions de travail

Feuille de présence –DGE-520	Faire remplir et signer
Statut d’indien	Valider si un membre du personnel a le statut indien aux fins des retenues d’impôt. Si oui, le noter pour l’inscrire dans GEP lors de l’enregistrement de la feuille de rémunération
Retenues d’impôt	Mentionner que le personnel est assujetti à des retenues d’impôt de 10 % à chacun des paliers, provincial et fédéral. Aucune modification de taux n’est acceptée, seule l’exonération d’impôt (aucune retenue) est autorisée. Si un membre du personnel désire n’avoir aucune retenue d’impôt, lui demander de compléter les formulaires TD-1 – Déclaration des crédits d’impôt personnels de l’Agence du revenu du Canada et TP-1015.3 – Déclaration pour la retenue d’impôt de Revenu Québec. Ces formulaires complétés devront être conservés en circonscription dans votre classeur. La demande d’exonération devra être inscrite dans GEP lors de l’enregistrement des feuilles de rémunération
Spécimen de chèque	Récupérer les spécimens de chèque de ceux qui désirent obtenir le dépôt direct
Documents à remettre	Votre paie DGE-522;
Rappeler les conditions de travail	Taux horaire Consulter le Tableau des taux et modalités de rémunération du personnel électoral Déplacements Les déplacements du personnel du bureau se font en fonction du Tableau des taux et modalités de rémunération du personnel électoral c’est-à-dire que: le temps de déplacement pour se rendre et revenir de la rencontre n’est pas rémunéré le kilométrage pour se rendre et revenir de la rencontre est remboursable entre le domicile et le lieu de travail à l’intérieur de la circonscription seulement le kilométrage effectué entre le domicile et le bureau principal est non remboursable en événement Pour les autres frais de déplacement, se référer à la Politique sur les frais de déplacement remboursables au personnel électoral (sauf DS et DAS) Utilisation du cellulaire personnel dans le cadre des fonctions En événement seulement Allocation de 15$/jour de travail Maximum 3 jours peu importe le nombre de mandats effectués Pour connaître les mandats éligibles, se référer à la Liste des catégories d’emploi où l’utilisation du cellulaire personnel dans le cadre des fonctions est autorisé par le DS Congé sans rémunération Obligation de l’employeur d’accorder un congé sans rémunération à un employé membre du personnel électoral Article 144 de la Loi électorale (LE) Périodes d’interdiction du travail partisan Art. 139 de la LE Congés fériés Le personnel électoral en circonscription lors d’une élection n’est pas régi par la Loi sur les normes du travail. Malgré les congés fériés, le bureau doit donc être ouvert selon les heures habituelles et le personnel est payé selon leur tarif horaire régulier. De plus, aucune activité prévue au calendrier ne peut être reportée.

5. Nommer et assermenter les participants

Remplir, pour chaque participant à l’exception de l’assistant à l’accessibilité et aux endroits de gestion, un formulaire Nomination et serment DGE-2.3 vierge et leur faire signer le tout en deux copies : l’une pour le participant, l’autre pour le DS.

Noter qu’en activités préparatoires, comme GEP ne peut produire les formulaires DGE-2.3, ce formulaire vierge est utilisé et doit être dûment rempli et signé. Par contre, il est uniquement valable pour le personnel du bureau principal ainsi que pour la période de travail à rémunérer en activités préparatoires. Un autre formulaire de nomination DGE-2.3, produit par GEP, devra être signé après le décret.

Porter une attention particulière au numéro d’assurance sociale (NAS) du personnel. S’il débute par un 9, cela signifie que celui-ci n’est pas de citoyenneté canadienne et donc, ne possède pas la qualité d’électeur. Comme le personnel électoral doit posséder la qualité d’électeur pour effectuer le travail, vous devez informer immédiatement la personne qu’elle ne pourra pas travailler pour les élections en cours pour cette raison, et ce, peu importe la catégorie d’emploi.  

 

6. Enregistrer et autoriser, par l’entremise de GEP, les informations pour la rémunération des participants en activités préparatoires

À partir de la Feuille de présence DGE-520, enregistrer les informations des participants dans GEP et autoriser la paie afin qu’ils soient rémunérés pour leur participation à la rencontre. À ce sujet, suivre les instructions du document Enregistrer les feuilles de rémunération pour la rencontre en activités préparatoires. 

 

7. Conserver, dans vos dossiers, les formulaires DGE-2.3, les spécimen de chèque ainsi que la Feuille de présence DGE-520