CAN-18 Tenir la rencontre avec les candidats

But

Préciser les rôles et responsabilités de chaque intervenant politique, les informer du mode de fonctionnement les jours du vote, leur rappeler leur responsabilité quant au personnel recommandé et obtenir leur entière collaboration.

Procédure

1. Accueillir personnellement les participants et présenter son équipe

 

2. Présenter les personnes présentes

 

3. Animer la rencontre en suivant l’ordre du jour

 

4. Assurer la saisie du compte rendu au fur et à mesure de la rencontre

 

5. Remettre aux participants le matériel préparé à leur intention (rencontre en personne seulement)

 

6. Demander aux participants de signer les documents suivants :

• Le compte-rendu. Pour imprimer le compte rendu, se référer à la page Instructions au début du document.

Si la rencontre est virtuelle, envoyer le compte rendu par courriel à tous les candidats. Il est important de convertir d’abord le compte rendu en PDF en suivant les instructions d’impression. Les candidats doivent affirmer par courriel que le compte rendu est conforme au contenu de la rencontre. Ensuite, le DS doit sauvegarder les courriels et les transmettre avec le compte rendu (voir point 8).

• Le formulaire d’engagement à la confidentialité et à la protection des renseignements personnels (DGE-17.1) – s’assurer de récupérer le formulaire signé.

Si la rencontre est virtuelle, demander aux candidats de transmettre par courriel le formulaire DGE-17.1 disponible sur le portail des entités politiques. Ils doivent s’engager dans le courriel à respecter les engagements énoncés dans le formulaire joint et indiquer leur nom et le nom de la circonscription.

 

7. Déposer sur le portail des entités politiques le compte rendu signé de la rencontre avec les candidats

 

8. Transmettre le compte rendu de la rencontre avec les candidats au DGE par le module «Transmission de documents» de GEP

Transmission de documents > Gérer les documents transmis 

 

9. Classer l’original signé du compte rendu de la rencontre avec les candidats ainsi que les formulaires DGE-17.1 signés