CAN-14 Tenir la rencontre avec les délégués officiels

Référence légale

Articles 182, 184 à 186 et 188 de la Loi électorale

But

Préciser les rôles et responsabilités de chaque intervenant politique, informer les participants du mode de fonctionnement de la révision, leur expliquer les diverses modalités se rapportant au vote et les renseigner sur leur obligation de recommander du personnel pour la révision et le scrutin. Enfin, obtenir leur entière collaboration.

Procédure

1. Accueillir personnellement les participants

 

2. Présenter les personnes présentes

 

3. Animer la rencontre en suivant l’ordre du jour

 

4. Procéder à l’approbation de la liste des présidents réviseurs et prendre entente pour la nomination des réviseurs de la commission de révision spéciale 

 

5. Assurer la saisie du compte rendu au fur et à mesure de la rencontre

 

6. Remettre aux participants le matériel préparé à leur intention (rencontre en personne seulement)

Informer les participants que la Loi électorale est disponible en format PDF sur le site Web d’Élections Québec

Un seul exemplaire des documents est prévu pour chaque candidat. Aviser les participants que s’ils désirent des copies additionnelles des documents, ils peuvent communiquer avec le Centre de renseignements d’Élections Québec.

• Région de Québec : 418 528-0422
• Ailleurs sans frais : 1 888 ÉLECTION (1 888 353-2846)
• info@electionsquebec.qc.ca

À noter qu’un exemplaire des documents suivants seront remis aux candidats au moment du dépôt de leur candidature :

• Carte(s) des sections de vote;
• Descriptions de sections de vote DGE-970.2;
• Indicateurs des voies de circulation DGE-972.

 

7. Demander aux participants de signer le compte rendu de la rencontre

Si la rencontre est virtuelle, envoyer le compte rendu par courriel à tous les délégués officiels présents. Il est important de convertir d’abord le compte rendu en PDF en suivant les instructions d’impression. Les participants doivent affirmer par courriel que le compte rendu est conforme au contenu de la rencontre. Ensuite, le DS doit sauvegarder les courriels et les transmettre avec le compte rendu (voir point 9).

 

8. Déposer sur le portail des entités politiques le compte rendu signé de la rencontre avec les délégués officiels.

 

9. Transmettre au DGE le compte rendu de la rencontre par le module «Transmission des documents» de GEP

Transmission de documents > Gérer les documents transmis

Il est possible que la rencontre ait été annulée à défaut de délégués officiels identifiés.

Transmettez alors une note indiquant pour quelle raison la rencontre n’a pas eu lieu.

 

10. Classer l’original signé du compte rendu de la rencontre avec les délégués officiels