FIN-19 Vérifier la paie du personnel du bureau principal avant l’autorisation du DS : étape 3

But

Faire les vérifications appropriées avant l’autorisation des feuilles de rémunération du personnel électoral par le DS.

 

Informations préalables

Si une situation irrégulière est remarquée, informer la Direction des services à la gestion par téléphone. Une note peut également être inscrite dans la section « Notes » au bas de la feuille de rémunération dans :

Personnel électoral  >  Rémunération  >  Enregistrer les feuilles de rémunération

 

Procédure

1. Vérifier la paie du personnel électoral à l’aide des listes de contrôle

Faire une première vérification de la paie du personnel électoral à l’écran avant l’autorisation du DS.

Par la suite, produire les listes de contrôle afin de vérifier que les données saisies sont complètes et respectent les normes. 

Suivre les instructions du document Vérifier la paie avant l’autorisation du DS pour effectuer ces vérifications.

 

2. Produire la liste des informations financières

Personnel électoral  >  Rémunération – Listes et rapports  >  Listes des informations financières

 

Cette liste permet d’identifier les NAS absents et les adresses absentes ou incomplètes (une adresse est incomplète si le numéro civique, la rue, la municipalité ou le code postal est vide).  Les deux dernières colonnes présentent l’information à vérifier, s’il y a lieu.

Apporter les corrections nécessaires.

Personnel électoral  >  Rémunération  >  Enregistrer l’information financière

 

3. Produire la liste de suivi des enveloppes d’heures allouées

Personnel électoral  >  Rémunération – Listes et rapports  >  Listes relatives aux heures allouées par catégorie d’emploi

 

Produire la liste « Suivi des enveloppes d’heures allouées  » pour suivre le nombre d’heures utilisées par les catégories d’emploi qui ont une enveloppe d’heures.

 

4. Remettre au DS les listes avant l’autorisation

Remettre au DS le rapport de suivi des enveloppes d’heures allouées, la liste de contrôle des feuilles de rémunération et la liste de vérification vérifiées.

Après avoir procédé aux vérifications, il pourra autoriser de la paie.

 

Produire régulièrement les listes de vérification afin de s’assurer que les feuilles de rémunération ont toutes été produites pour les étapes de paiement terminées