VOT-61 Visiter les installations d’hébergement

Référence légale

Articles 192, 301.6 à 301.9, 301.13, 301.14, 301.17 et 301.18 de la Loi électorale

Directives du DGE au DS : DIR-13, DIR-14 et DIR-15

But

Visiter chacune des installations d’hébergement de la circonscription pour prendre les ententes nécessaires et préparer la tenue de la révision et du vote, le cas échéant.

Informations préalables

Se référer au document Révision et vote dans les installations d’hébergement et au domicile de l’électeur.  On y retrouve :

• les modalités de la révision et du vote dans les installations d’hébergement et au domicile de l’électeur;
• les dates;
• les critères d’admissibilité;
• la façon de faire une demande;
• la composition des équipes de révision et de vote;
• l’information aux électeurs.

Procédure

1. Récupérer auprès du DS :

• la Liste pour la vérification des informations relatives aux installations d’hébergement pouvant accueillir une CRI et un BVI ou un BVIH;
• les formulaires Informations sur les installations d’hébergement DGE-74.11  remplis par le DS en activités préparatoires;
• la Liste des endroits de commission de révision itinérante en milieu rural ou dans une installation d’hébergement DGE-3.15;
• la Liste des installations d’hébergements où est établi un endroit de vote DGE-3.17.

 

2. Récupérer la liste électorale de chacune des installations d’hébergement 50 électeurs et plus (SV-500) auprès de l’assistant assigné au mandat «liste électorale»

À ce moment-ci, les listes des SV-500 peuvent être produites. Pour les listes des électeurs des installations de moins de 50 résidents, la liste sera disponible au moment où une demande de révision ou de vote sera entrée dans GEP.

 

3. Communiquer avec la personne-ressource de chaque installation d’hébergement et prendre rendez-vous

 

4. Visiter les installations d’hébergement de 50 résidents et plus, de même que celles de moins de 50 résidents

Apportez avec vous les documents d’information (dépliants et affiches) préparés par l’aide au matériel (voir INF-3) ainsi que le formulaire DGE-74.11 de l’installation d’hébergement visité afin de recueillir les informations suivantes :

• Accès à la liste des résidents

Par exemple, est-ce que l’assistant assigné au mandat «révision» peut avoir accès à la liste des résidents afin de la comparer à la liste électorale? La personne-ressource de l’installation d’hébergement peut-elle aider l’assistant assigné au mandat «révision» pour faire la comparaison des listes? Le but de cet exercice est de préparer et de remettre au DS la liste des électeurs déménagés ou décédés qui sera soumise à une CRI.

• Accès aux pièces d’identité des résidents

Est-ce que l’électeur a en main ses pièces d’identité? Si non, comment sont-elles accessibles? Identifier la personne-ressource au sein de de l’installation d’hébergement qui pourra vous assister à ce sujet.

• Présence de bénévoles

Est-ce que des bénévoles de l’installation d’hébergement seront présents sur place pour aider les électeurs lors de la révision ou du vote itinérant?

 

5. S’assurer d’obtenir la collaboration de la personne-ressource de l’installation d’hébergement pour la pose des affiches et la distribution des dépliants

Cette personne devra vous indiquer les endroits où apposer les affiches (ex. : près de l’ascenseur, à la cafétéria, dans la salle commune, etc.) et distribuer les dépliants.

 

6. Confirmer les horaires de la révision et du vote si cela n’a pas pu être fait le lendemain du décret 

Se référer aux listes DGE 3.15 et DGE-3.17. Dans la mesure du possible, le DS a confirmé les horaires de la révision et du vote le lendemain du décret. Si des changements sont survenus ou vous sont signalés dans une installation d’hébergement à la suite de l’envoi de l’avis à l’électeur (CRI-BVIH), il faut prévoir l’envoi d’avis de modification ou de compléments d’information pour les résidents. Pour plus de détails, voir la procédure INF-2. 

 

Si un changement survient à l’horaire (CRI ou BVIH), dans une installation d’hébergement de 50 électeurs et plus, aviser le DS le plus rapidement possible. ENG-31

 

7. Comparer la liste électorale avec la liste des résidents afin de repérer les électeurs décédés ou qui ont déménagé selon les informations reçues du responsable de l’installation

À ce sujet, voir la procédure RVS-1.

 

8. Confirmer les ententes prises avec le DS lors des activités préparatoires

 

10. Faire un état de situation au DS

À votre retour, vous devez : 

• informer le DS de tout changement par rapport aux informations et aux ententes confirmées en activités préparatoires, surtout s’il y a des modifications à l’horaire d’une CRI ou d’un BVIH pour les résidences de 50 personnes et plus;
• lui soumettre toute problématique particulière qui doit être portée à son attention;
• Remettre  les formulaires DGE-74.11 remplis pour toutes les installations d’hébergement.