1. Demande de prix
Vous devez demander trois prix. Utilisez le formulaire DGE-99.5 Rampe d’accès temporaire Demande de prix pour des travaux de construction.
Les travaux doivent s’effectuer selon les instructions décrites dans le formulaire et ne peuvent pas se faire à l’avance; il faut préciser dans la demande de prix le délai requis.
Il est important de mentionner que vous contracterez au nom du Directeur général des élections et que vous devez faire état des exigences et spécifications minimales à respecter pour la fabrication des rampes d’accès (c’est-à-dire celles prévues au Code du bâtiment).
Toutefois, vous ne devez en aucun temps vous ingérer dans l’accomplissement des travaux ou superviser ceux-ci puisque vous pourriez, ce faisant, rendre le Directeur général des élections responsable des défauts reliés à l’exécution des travaux.
Vous devez exiger que les entrepreneurs enlèvent et récupèrent les matériaux utilisés.
Si vous achetez vous-même les matériaux et faites exécuter les travaux par une personne qualifiée, vous devez tenir compte de la récupération des matériaux dans l’établissement des coûts.
Liste de fournisseurs de rampes d’accès ou de plans inclinés modulaires
2. Facturation
Vous devez approuver la facture détaillée concernant l’ensemble des bureaux de la circonscription électorale puis, la transmettre au Service des ressources financières.
Une autorisation est nécessaire en cas de dépassement du montant pré-autorisé par le DGE (montant indiqué lors des activités préparatoires).
Le montant des travaux de fabrication d’une rampe d’accès a été évalué en moyenne à 1 000 $. Si toutefois, le montant des travaux est sensiblement supérieur à 2 000 $, nous vous invitons à communiquer avec l’équipe des ressources matérielles d’Élections Québec :
Manon Cantin
Région de Québec : 418 644-1090 p. 3024
Sans frais : 1 844 644-1090 p. 3024
Cellulaire: 418 564-7867
Courriel : accessibilite_circ@electionsquebec.qc.ca
3. Assurance du fournisseur
Le fournisseur doit détenir et s’engager à maintenir pour toute la période des travaux et pour une période additionnelle de six mois suivant l’exécution de ceux-ci, une police d’assurance tous risques, comprenant une protection minimale de 2 000 000 $, pour tous dommages pouvant survenir lors de l’exécution desdits travaux ou pour un dommage causé à un tiers à cause d’un vice de conception ou de construction des travaux effectués.
S’il devait être trop onéreux d’imposer l’adhésion d’une telle clause auprès de vos entrepreneurs, vous devez néanmoins vous assurer par une preuve documentaire appropriée que l’entrepreneur concerné détient une police d’assurance couvrant, à tout le moins, les éléments de protection contenus dans la clause susmentionnée.
4. Cession d’une structure d’accès installée par le DGE
Dans le cas ou le locateur désire faire l’acquisition d’une structure d’accès installée par le DGE, vous devez établir une entente écrite entre les parties en utilisant le contrat Cession de biens à titre gratuit DGE-18.4. Ce contrat une fois signé a pour but de céder la structure d’accès au locateur sans frais et libère le DGE de toute garantie relativement à l’état de la structure d’accès installée temporairement dans le cadre de l’événement électoral.
Cette entente est signée en deux exemplaires et un de ceux-ci doit être retourné au DGE.