1. Délibérer
2. Visiter l’électeur pour la révision
3. Obtenir des renseignements
4. Acheminer l’avis de refus au vote spécial
5. Visiter l’électeur pour le vote
6. Acheminer l’accusé réception
7. Vérifier le décès auprès de l’état civil
8. Vérifier la curatelle
9. Acheminer l’avis de décision
10. Faire l’enquête ÉNR (Électeur non recoupé)
11. Faire l’enquête pour les doublons
12. Faire l’enquête sur la qualité d’électeur
13. Acheminer l’avis d’intention
14. Acheminer l’assignation de témoin
1. Délibérer
Dans certaines situations, la commission de révision ne désire pas prendre la décision sur-le-champ. Elle met la demande à l’étude pour pouvoir en discuter ultérieurement.
| Situation où cette activité est requise |
Au besoin, pour toute demande de révision à l’étude (inscription, déménagement, correction, radiation).
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| Déclencheur |
Créée au besoin par l’utilisateur lorsqu’une demande est à l’étude seulement.
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| Document produit par le système |
Aucun.
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| Information à saisir |
Lors de la création de cette activité, on peut inscrire la raison de la mise à l’étude de la demande et les points qui doivent être discutés.
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| Résultat à saisir |
L’activité doit être terminée avant de pouvoir accepter la demande. Aucune information n’est essentielle pour terminer l’activité.
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| Statut de l’activité |
À faire – Terminée – Annulée
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2. Visiter l’électeur pour la révision
La CRI se rend auprès d’un électeur domicilié ou hébergé dans une installation d’hébergement, lorsqu’il a besoin de révision ou qu’il a fait une demande de vote qui nécessite une révision de son dossier d’électeur.
La demande de visite pour la révision est attachée à la demande de révision ou à la demande de vote, selon celle qui aura créé le besoin.
| Situation où cette activité est requise |
Demande de vote BVI/BVDE pour un électeur non inscrit sur la liste électorale à l’adresse de son domicile. Création automatique de la visite. |
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Possibilité pour la CRI de créer une activité de visite pour gérer ses déplacements suite à la création d’une demande de révision. |
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L’adresse de visite inscrite dans l’activité sera :
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| Déclencheur |
Créée automatiquement lorsqu’une demande de vote est au statut « ADE » (En attente de révision). |
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Lorsque l’utilisateur crée une demande de révision qui demande la visite de la CRI, il peut créer manuellement une activité de visite pour la révision.
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Document produit par le système – Feuille de route
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Cette activité peut être ajoutée à l’agenda et inscrite sur un itinéraire. |
| Information à saisir avant l’impression |
Les champs suivants seront documentés automatiquement à partir de la demande de BVI/BVDE ou de révision et seront non modifiables :
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Les champs suivants seront documentés par la demande de vote s’il y a lieu (sinon au besoin par l’utilisateur) et modifiables :
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| Un bloc permet de consigner les tentatives pour aviser l’électeur de la visite. | |
| La CRI à qui l’activité de visite pour la révision est attribuée. | |
|
Date et heure prévues de la visite (lorsqu’elle est placée à l’agenda).
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| Résultat à saisir |
Visite faite documentée directement dans l’activité. Il est également possible d’indiquer que l’électeur n’a pas été rencontré.
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| Statut de l’activité |
À faire – En attente (lorsque placée à l’agenda et électeur avisé) – Terminée – Annulée. |
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Automatiquement annulée si la demande de vote est acceptée ou refusée.
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3. Obtenir des renseignements
Obtenir plus de renseignements pour pouvoir prendre une décision éclairée.
| Situation où cette activité est requise |
Demande incomplète (Révision et vote spécial). Demande à l’étude.
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| Déclencheur |
Créée automatiquement si la demande de vote ou de révision est mise au statut « Incomplète ». Peut être créée manuellement lorsque la demande est à l’étude.
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| Document produit par le système |
Aucun.
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| Information à saisir |
Informations qui doivent être obtenues. Moment de la prochaine tentative de contact.
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| Résultat à saisir | Dates et heures des tentatives de contact |
| Date et heure de la prochaine tentative attendue | |
| Tentatives terminées | |
|
Information obtenue
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| Statut de l’activité |
À faire – Terminée – Annulée
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4. Acheminer l’avis de refus au vote spécial
Aviser l’électeur ayant demandé le vote spécial qu’il ne rencontre pas les critères d’admissibilité.
| Situation où cette activité est requise |
Il faut envoyer l’avis de refus au vote spécial à tous les électeurs visés à la fin de la période d’inscription, soit au jour -11. Un téléphone est aussi requis.
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| Déclencheur |
Créée automatiquement lorsque la demande de vote est refusée.
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Document produit par le système
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Avis de refus au BVDE DGE-655 |
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Avis de refus au BVI DGE-657
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|
|
Information à saisir avant l’impression
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Les raisons du refus sont automatiquement inscrites dans l’activité. |
| Résultat à saisir | Dates et heures des tentatives de contact |
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Date et heure de la prochaine tentative attendue |
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| Tentatives terminées | |
|
Information obtenue
|
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| Statut de l’activité |
À faire – En attente – Terminée – Annulée
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5. Visiter l’électeur pour le vote
Dans les installations d’hébergement, ainsi qu’au domicile de l’électeur. Lorsque la demande de vote est acceptée, il faut visiter l’électeur pour le faire voter. L’activité de visite pour le vote est attachée à la demande de vote.
| Situation où cette activité est requise | Demande de vote BVI/BVDE acceptée. Création automatique de la visite. |
|
L’adresse de visite inscrite dans l’activité sera la même que dans la demande de vote.
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| Déclencheur |
Acceptation de la demande de vote spécial.
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Document produit par le système – Feuille de route
|
Cette activité pourra être ajoutée à l’agenda et inscrite sur un itinéraire.
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| Information à saisir avant l’impression |
Les champs suivants sont documentés automatiquement à partir de la demande BVI/BVDE ou de révision et sont non modifiables :
|
|
Les champs suivants sont documentés par la demande de vote s’il y a lieu, sinon au besoin par l’utilisateur et modifiables :
|
|
| Un bloc permet de consigner les tentatives pour aviser l’électeur de la visite. | |
| L’équipe de BVI/BVDE à qui l’activité de visite pour le vote est attribuée. | |
|
Date et heure prévues de la visite (lorsqu’elle est placée à l’agenda).
|
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| Résultat à saisir | La réalisation de la visite est documentée par le marquage du vote ou manuellement dans l’activité. |
|
Il est également possible d’indiquer si l’électeur n’a pas été rencontré.
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| Statut de l’activité |
À faire – En attente (lorsque placée à l’agenda et électeur avisé) – Terminée – Annulée. |
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Automatiquement annulée si la demande de vote est refusée ou mise en attente.
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6. Acheminer l’accusé réception
| Situation où cette activité est requise |
Demande de radiation par la poste, fax ou courriel :
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| Déclencheur |
Créée automatiquement lorsque la demande est mise à l’étude, acceptée ou refusée. |
|
Il est également possible de la créer manuellement.
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| Document produit par le système |
Accusé de réception DGE-654.
|
|
Information à saisir avant l’impression
|
Aucune. |
| Résultat à saisir | Document envoyé, date et heure. |
|
OU |
|
|
Information concernant la visite si cette option est choisie par l’utilisateur.
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| Statut de l’activité |
À faire – En attente – Terminée – Annulée.
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7. Vérifier le décès auprès de l’état civil
|
Situation où cette activité est requise
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Radiation à l’étude pour motif de décès. |
| Déclencheur |
Automatique lors de la mise à l’étude d’une demande de radiation pour décès.
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| Document produit par le système |
Demande de vérification de décès au Directeur de l’état civil DGE-26cr. Un document produit par électeur visé. Il comprend les nom, prénom, date de naissance et sexe de l’électeur. Ce document doit être remis à l’assistant responsable de la supervision de la révision afin qu’il transmette à demande de vérification au Directeur de l’état civil.
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|
Information à saisir avant l’impression
|
Aucune. |
| Résultat à saisir |
Résultat de la vérification.
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| Statut de l’activité |
À faire – En attente – Terminée – Annulée
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8. Vérifier la curatelle
Vérification sur le site web du Curateur public, par téléphone ou par télécopieur.
| Situation où cette activité est requise |
Radiation pour le motif de curatelle (demande à l’étude).
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| Déclencheur |
Automatique lors de la mise à l’étude d’une demande de radiation pour curatelle.
|
| Document produit par le système |
Aucun.
|
| Information à saisir avant l’impression |
Aucune.
|
| Résultat à saisir |
Confirmation de la curatelle |
|
OU |
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|
L’électeur n’est pas sous curatelle
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| Statut de l’activité |
À faire – Terminée – Annulée
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9. Acheminer l’avis de décision
| Situation où cette activité est requise |
Lorsqu’une décision est prise en l’absence de l’électeur ou de son représentant. |
|
Lorsqu’une demande est reçue par correspondance.
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| Déclencheur |
Décision prise sur une demande après mise à l’étude ou sur une demande reçue par correspondance. |
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Avis créé automatiquement si une nouvelle décision est rendue sur une demande de révision. |
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Peut aussi être créé manuellement au besoin.
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| Document produit par le système |
Avis de décision DGE-22.2 adapté au type de demande.
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|
Information à saisir avant l’impression
|
Aucune. |
| Résultat à saisir | Document envoyé, date et heure |
|
OU |
|
|
Information concernant la visite si cette option est choisie par l’utilisateur.
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|
| Statut de l’activité |
À faire – En attente – Terminée – Annulée
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10. Faire l’enquête ÉNR (électeur non recoupé)
Lors du déclenchement d’un événement, les demandes de vérification des ÉNR sont créées. Une activité d’enquête est créée automatiquement.
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Situation où cette activité est requise
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Pour les demandes de vérification des ÉNR. |
| Déclencheur |
À la création d’une demande de vérification des ÉNR.
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| Document produit par le système |
Vérification des électeurs non recoupés DGE-22.1.
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|
Information à saisir avant l’impression
|
Aucune. |
| Information à saisir |
La CR peut faire une tentative téléphonique avant de se rendre chez l’électeur. Si cette tentative ne donne pas de résultat, elle doit indiquer dans l’activité qu’une visite doit être faite. L’activité apparaîtra alors à l’agenda.
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| Résultat à saisir | Date et heure des tentatives de contact |
|
Date de la prochaine tentative |
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| Résultat de la visite | |
| Noms des agents réviseurs qui sont allés faire l’enquête. | |
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Information complémentaire
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| Statut de l’activité |
À faire – En attente – Terminée – Annulée
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11. Faire l’enquête pour les doublons
| Situation où cette activité est requise |
Deux possibilités: Lorsqu’un électeur nouvellement créé (inscrit) est apparié avec un électeur à la même adresse et possédant le même identifiant, soit : les 3 premières lettres du nom de famille, la première lettre du prénom, la date de naissance et le sexe. Lorsqu’un électeur nouvellement créé (inscrit) est apparié avec un électeur possédant la même identité (nom, prénom, sexe et date de naissance) mais à une adresse différente.
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| Déclencheur |
Lors de l’inscription d’un nouvel électeur, le système vérifie si un doublon existe à travers tous les électeurs et crée automatiquement l’activité s’il en trouve un.
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| Document produit par le système |
Rapport d’enquête DGE-22 pour les doublons.
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|
Information à saisir avant l’impression
|
Aucune. |
| Résultat à saisir | Date, heure et résultat des tentatives de contact téléphonique |
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Mode d’envoi si la visite est requise |
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| Date, heure et résultat de la visite | |
| Résultat de l’enquête (doublon ou pas doublon) | |
|
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| Statut de l’activité |
À faire – En attente – Terminée – Annulée
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12. Faire l’enquête sur la qualité d’électeur
Vérification du droit de vote (âge, citoyenneté, domicile, curatelle, droits électoraux, décès)
| Situation où cette activité est requise |
Dans tous les types de demande de révision lorsque la demande est mise à l’étude.
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| Déclencheur |
Manuellement seulement.
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| Document produit par le système |
Rapport d’enquête DGE-22.
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| Information à saisir avant l’impression | La raison de l’enquête (si elle n’a pas été saisie automatiquement) |
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Les documents à obtenir ou à voir, à titre indicatif seulement
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| Résultat à saisir | Date et heure de la visite |
| Détails (ce que les agents réviseurs ont obtenu comme informations sur le terrain) | |
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Résultat (visite terminée ou pas)
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| Statut de l’activité |
À faire – En attente – Terminée – Annulée
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13. Acheminer l’avis d’intention
Un avis doit être envoyé avant de radier ou de refuser d’inscrire un électeur.
Un jour franc doit être laissé à l’électeur avant de pouvoir accepter la demande de révision. Jour franc : au moins un jour complet qui n’est pas celui de la réception de l’avis ni celui de la convocation.
L’avis doit toujours accompagner l’enquête sauf dans les cas suivants :
- doublon
- décès
- curatelle
- électeurs non recoupés
- demande de radiation de l’occupant d’une adresse concernant un électeur erronément inscrit à cette adresse.
| Situation où cette activité est requise |
Lorsqu’une commission de révision envisage de retirer le droit de vote de l’électeur en son absence, sauf dans les cas mentionnés ci-dessus.
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| Déclencheur |
Lorsqu’une enquête pour la qualité d’électeur est créée pour : Radiation
Inscription ou déménagement
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| Document produit par le système |
Enquête sur la qualité d’électeur DGE-27.
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| Information à saisir avant l’impression |
Une date de convocation est inscrite par défaut mais l’utilisateur doit s’assurer que cette date lui convient avant d’imprimer le formulaire. Porter attention au jour franc. |
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Documents à présenter (s’ils ont été établis dans le rapport d’enquête, ils s’inscriront automatiquement dans l’avis).
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| Résultat à saisir | Date et heure de la livraison de l’avis |
| Détails (ce que les agents réviseurs ont obtenu comme informations sur le terrain) | |
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Résultat (visite terminée ou pas) Avant d’accepter une demande de radiation ou de refuser une demande d’inscription, la CR doit en informer l’électeur par écrit s’il n’est pas rencontré. Il est donc important de mettre la date réelle de livraison dans l’activité et de mentionner que celle-ci est terminée. Après le jour franc, il sera permis de prendre action sur la demande et de refuser le droit de vote à l’électeur si la commission en décide ainsi.
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| Statut de l’activité |
À faire – En attente – Terminée – Annulée
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14. Acheminer l’assignation de témoin
Pour obtenir certaines informations, la CR peut assigner un témoin.
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Situation où cette activité est requise
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Selon les besoins. Pour toutes les situations où les réviseurs le jugent pertinent.
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| Déclencheur |
Sur demande de la CR. Pour pouvoir créer cette activité, une activité «Enquête pour la qualité d’électeur» doit avoir été créée au préalable.
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| Document produit par le système |
Assignation de témoin DGE-28.
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| Information à saisir avant l’impression | Informations concernant le témoin : nom, prénom, lien avec l’électeur, adresse, coordonnées. |
| Témoignage et/ou pièces à présenter. | |
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Date de convocation. Elle n’est pas présente par défaut, elle doit être établie et inscrite dans l’activité.
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| Résultat à saisir | Date et heure de la livraison de l’assignation |
| Détails (ce que les agents réviseurs ont obtenu comme informations sur le terrain) | |
|
Résultat (visite terminée ou pas)
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| Statut de l’activité |
À faire – En attente – Terminée – Annulée
|
Les formulaires sont imprimés avec toutes les informations nécessaires si elles ont été saisies au préalable dans l’activité.
Les adresses des commissions de révision dans les activités sont celles des endroits de gestion où elles se trouvent. Pour les CRI et CRRE, il s’agit de l’adresse du bureau principal.
Lorsque des activités sont créées automatiquement un message avise l’utilisateur de cette création.
Toutes les activités sont attachées à la demande à laquelle elles appartiennent.