Plan de classement DGE-190

Présentation

À la fin d’un événement, plusieurs documents doivent être retournés à Élections Québec alors que d’autres doivent être éliminés . Cependant le DS doit en conserver certains pour pouvoir, notamment, finaliser les demandes de rajustements de la rémunération du personnel électoral, réaliser les activités préparatoires et l’aider dans la gestion du prochain événement. Les documents à conserver sont de deux ordres :

• les documents de la circonscription qui appartiennent à Élections Québec (ex. : cartes, formulaires de paye, manuels, etc.);
• les documents personnels (ex. : préparations de cours).

Le présent plan de classement a été élaboré en cohérence avec la structure de gestion documentaire établie par Élections Québec. Il regroupe les documents qu’il est permis au DS de conserver selon les principaux thèmes des activités qui composent un événement électoral. Il s’agit d’une structure regroupée par grandes classes qui permet le rassemblement de documents sur des thèmes plus généraux et, par la suite, sur des thèmes plus précis. L’objectif de la classification est de favoriser, d’une part, l’utilisation de termes assez clairs pour permettre l’indexation et, d’autre part, le repérage efficace. ​

Règles et délais de conservation

Le plan de classement présente le numéro et le titre des règles de classification ainsi que la durée de conservation des documents. La durée de conservation est indiquée en nombre d’années, à l’exception des codes suivants :

• 999 : Document à conserver jusqu’à ce qu’il soit remplacé par une nouvelle version
• 888 : À conserver pendant la durée de l’entente ou du contrat

Le délai de conservation des documents est généralement de 4 ans, soit jusqu’à l’événement suivant, mais il existe quelques exceptions. À la fin du délai de conservation, les documents de l’événement antérieur sont détruits et remplacés par ceux de l’événement qui vient de se terminer. Les documents de gestion ou personnels au DS peuvent être conservés d’un événement à l’autre.

Certains documents contenant des renseignements personnels sur le personnel électoral peuvent être conservés parce qu’ils sont nécessaires au travail du DS entre les événements. Cependant ils doivent être conservés de façon confidentielle et sécuritaire. D’autres documents, comme les formulaires de nomination DGE-2.3 et les spécimens de chèque, doivent être retournés à Élections Québec après un délai d’un an.

Les documents contenant des renseignements personnels sur les électeurs ne doivent pas être conservés quand l’événement électoral est terminé. Aucune copie de la liste électorale ne doit donc être conservée par le DS entre les événements.

Plan de classement des DS