Principes de base
Pour être remboursables, les frais de déplacement doivent être nécessaires, raisonnables et encourus.
Tous les frais de déplacement sont non imposables et ne figurent pas sur les feuilles de renseignements fiscaux.
Tous les frais de déplacement mentionnés dans la présente politique, exceptés les frais de kilométrage, doivent être réclamés à l’aide du formulaire DGE-511 – Réclamation pour frais de déplacement. Voir la procédure FIN-7 Réclamer les frais de déplacement pour plus de détails.
Frais de repas
En vertu du 2e paragraphe de l’article 7 du Règlement sur le tarif de la rémunération et des frais des membres du personnel électoral (chapitre E-3.3, r. 14), aucuns frais de repas n’est remboursable au personnel électoral.
En activités préparatoires, le remboursement des frais de repas de l’assistant à l’accessibilité et aux endroits de gestion se fait selon les mêmes conditions que celles du Directeur du scrutin.
En événement et pour certaines catégories d’emploi seulement, le Directeur général des élections accepte de rembourser le dernier repas de la journée, si plus d’un repas doit être pris à l’extérieur du port d’attache dans une même journée.
La facture originale du dernier repas doit accompagner le formulaire DGE-511 (la date et l’heure de la facture faisant foi du moment de la prise du repas).
Les montants maximums admissibles sont décrits dans le Tableau des tarifs pour frais de déplacement et de logement (en bas de page).
Les catégories de personnel admissibles sont :
- Assistant accessibilité et endroits de gestion
- Agents réviseur
- Membres d’une équipe de révision itinérante (CRI);
- Membres d’une équipe de révision en région éloignée (CRRE et CRSRE)
- Membres d’une équipe de vote itinérant en région éloignée (BVIRE)
- Membres d’une équipe de vote dans les installations d’hébergement (BVIH)
- Membres d’une équipe de vote itinérant et au domicile de l’électeur (BVI-BVDE)
Pour pouvoir réclamer le dîner, l’employé doit avoir débuté son travail avant 7h30 et terminé après 13h30 en excluant le temps d’arrêt pour les repas;
Pour pouvoir réclamer le souper, l’employé doit avoir débuté son travail avant 11h30 et terminé après 18h30 en excluant le temps d’arrêt pour les repas.
EXEMPLE 1
– Une équipe de révision itinérante part du bureau principal à 10h30 pour se rendre siéger dans une ville voisine à 1h30 de route.
– Elle arrête pour dîner de 12h00 à 12h30.
– Elle siège de 12h30 à 16h30 dans l’endroit de gestion visé.
– Les membres décident de manger de 16h30 à 17h15 avant de reprendre la route vers le bureau principal.
– Ils reprennent la route à 17h15 et arrivent au bureau principal à 18h45.
Donc, arrivée considérée à 18h00 (16h30 + 1h30) et non à 18h45 (16h30 + 1h30 + 00h45), car le temps d’arrêt pour les repas n’est pas rémunéré. La réclamation pour le souper n’est donc pas acceptée, même si un dîner a été pris, car l’heure d’arrivée considérée est avant 18h30.
EXEMPLE 2
– Une équipe de révision itinérante part du bureau principal à 10h30 pour se rendre siéger dans une ville voisine à 2h00 de route.
– Elle arrête pour dîner de 12h30 à 13h00.
– Elle siège de 13h00 à 17h00 dans l’endroit de gestion visé.
– Les membres décident de manger de 17h00 à 17h30 avant de reprendre la route vers le bureau principal.
– Ils reprennent la route à 17h30 et arrivent au bureau principal à 19h30.
Donc, arrivée considérée à 19h00 (17h00 + 2h00) et non à 19h30 (17h00 + 2h00 + 00h30), car le temps d’arrêt pour les repas n’est pas rémunéré. La réclamation pour le souper sera acceptée, car l’heure d’arrivée considérée se situe après 18h30.
Si le déplacement nécessite un coucher dans un établissement hôtelier, les frais de repas sont remboursés selon les modalités décrites dans le Tableau des tarifs pour frais de déplacement et de logement (en bas de page).
Frais de transport
Kilométrage
1. Principes de base
Pour une saine gestion des fonds publics :
- Il est de la responsabilité du directeur du scrutin de s’assurer que le kilométrage réclamé est raisonnable, juste et effectué exclusivement dans l’exercice des fonctions du personnel électoral.
- Les frais de kilométrage doivent être préalablement autorisés par le directeur du scrutin selon les modalités d’application édictées ci-après.
- Le covoiturage est fortement recommandé pour le personnel itinérant ayant à se déplacer en équipe (certaines commissions de révision itinérantes (CRI, CRRE, etc.) et certains types de vote (BVIH, BVI-BVDE, etc.).
- Les frais de kilométrage ne doivent jamais être réclamés sur le formulaire DGE-511, mais plutôt dans la paie.
2. Kilométrage effectué par le personnel électoral dans le cadre de ses fonctions
Le personnel électoral ayant à se déplacer dans le cadre de ses fonctions et qui est autorisé par le DS à utiliser son véhicule personnel peut se faire rembourser la distance parcourue à l’intérieur de la circonscription selon les modalités décrites dans le Tableau des tarifs pour frais de déplacement et de logement (en bas de page).
Toutefois, le kilométrage effectué pour se rendre du domicile au lieu de travail et en revenir n’est pas remboursé.
De plus, dans les cas où le DS a besoin d’assigner un substitut sur un poste, le kilométrage et le temps de déplacement pour se rendre du lieu d’attente vers le lieu de travail n’est pas rémunéré.
3. Kilométrage effectué par le personnel électoral pour assister à une formation
Le personnel électoral qui utilise son véhicule personnel pour se rendre à une séance de formation planifiée dans le calendrier des séances de formation de GEP a droit au remboursement du kilométrage parcouru à l’intérieur de la circonscription pour s’y rendre et en revenir, selon le trajet le plus direct.
4. Cas d’exception
Sans égard à ces règles, le DS peut, dans des circonstances exceptionnelles et après consultation auprès du coordonnateur, autoriser le remboursement des frais de kilométrage avec motifs à l’appui.
Transport en commun
Le personnel électoral ayant à se déplacer dans le cadre de sa formation ou de ses fonctions et qui utilise le transport en commun pour le faire peut se faire rembourser les frais réels encourus sur présentation d’une preuve d’achat originale des billets de transport en commun utilisés pour ses déplacements. L’employé n’a pas droit au remboursement de ses frais de transport en commun s’il détient déjà un abonnement mensuel de transport en commun.
Stationnement et péage
Le personnel électoral ayant à se déplacer dans le cadre de ses fonctions avec son véhicule personnel et qui doit débourser des frais de stationnement ou de péage peut se faire rembourser les frais réels sur présentation d’une preuve d’achat originale d’un billet de stationnement ou de péage.
Logement
Coucher dans un établissement hôtelier
Le personnel électoral ayant à se déplacer dans le cadre de ses fonctions et qui doit séjourner dans un établissement hôtelier peut se faire rembourser les frais réels, jusqu’à concurrence du tarif maximum indiqué dans le Tableau des tarifs pour frais de déplacement et de logement (en bas de page).
Appels téléphoniques personnels
Une indemnité forfaitaire de 2,45 $ par coucher est accordée à l’employé, pour deux couchers et plus dans un établissement hôtelier. L’employé n’a pas droit à cette indemnité s’il réclame l’allocation quotidienne pour l’utilisation du cellulaire personnel durant cette période.
Frais divers
Pour chaque nuit à l’hôtel, une indemnité forfaitaire de 5,85 $ par nuit est accordée.
