Repas de groupe (style buffet ou boîte à lunch)
Les dépenses pour des repas ou des collations (muffins, beignes, biscuits, croustilles, chocolats, fruits, etc.) ne sont pas autorisées, sauf lors des 2 occasions ci-dessous :
1- Formation sur la révision
Lorsque qu’un volet de la formation sur la révision (théorique ou pratique) se donne dans une même journée et a une durée d’un minimum de 5h30, un repas peut être commandé. Exclusivement pour la formation sur la révision, le montant alloué par personne ne doit pas dépasser les tarifs suivants : 19,00 $* pour le dîner et 21,55 $* pour le souper. En raison des mesures sanitaires reliées à la COVID-19, la formule boîte à lunch est recommandée.
2- Journée du scrutin (BVO)
Le jour du scrutin (BVO), le DS est autorisé à commander des repas ou des collations pour le personnel du bureau principal seulement. Le choix du type de repas ou de collation doit se faire selon les règles sanitaires en vigueur. Le montant maximum alloué est de 400 $* pour la journée.
Modalités de paiement
Pour les repas, une facturation globale est recommandée afin de faciliter le paiement.
Ces dépenses peuvent être facturées ou payées à l’aide d’une carte d’achat. L’utilisation de la petite caisse n’est pas permise pour faire le paiement de ce type de dépense.
La demande doit être enregistrée dans GEP, via la procédure appropriée au moyen utilisé pour effectuer l’achat :
- FIN-5 Faire une demande de paiement de factures
- FIN-51 Procéder à la conciliation de la carte d’achat
Exclusions
À titre de DS, aucun budget n’est alloué pour des frais de fonction (couramment appelés frais de représentation). Voici quelques exemples de dépenses non autorisées :
- Repas ou collations lors des rencontres avec les délégués et/ou les candidats;
- Repas ou collations lors des rencontres du personnel électoral, du bureau principal et des bureaux secondaires, que ce soit en activités préparatoires, pendant la période électorale ou lors de la fermeture des bureaux;
- Repas du personnel lors du BVA.
Breuvages
La location de machines à café et de refroidisseurs d’eau, ainsi que l’achat d’eau sont permis pour votre bureau principal et vos bureaux secondaires. Ne sont pas remboursés : les fournitures pour la machine à café (café, lait, sucre, verres, tasses, bâtonnets), le café déjà préparé et tout autre breuvage.
Cependant, lors des deux rencontres prévues avec les partis politiques, soit celle avec les délégués officiels et celle avec les candidats, un montant maximum de 40 $* est alloué pour l’achat de café, incluant les fournitures. Ce montant est global pour la circonscription et non par rencontre.
Ces dépenses peuvent être facturées ou effectuées à l’aide de la petite caisse ou d’une carte d’achat.
La demande doit être enregistrée dans GEP, via la procédure appropriée au moyen utilisé pour effectuer l’achat :
- FIN-5 Faire une demande de paiement de factures
- FIN-50 Procéder à la conciliation de la petite caisse
- FIN-51 Procéder à la conciliation de la carte d’achat
Les breuvages lors des repas de groupe font partie du montant alloué par personne.
* Ces montants incluent les pourboires et les taxes.