1.1   Introduction

La sécurité du matériel électoral et des équipements informatiques est sous la responsabilité entière du directeur du scrutin, de la livraison jusqu’au départ du matériel pour le Centre de distribution Roger-Lefrançois à la suite du scrutin. Dans ce contexte, la collaboration des DS est indispensable pour prendre toutes les mesures nécessaires afin de s’assurer que le matériel électoral et les équipements informatiques fassent l’objet d’une surveillance continue.

La surveillance du matériel électoral va bien au-delà du système d’alarme dont doivent être dotés votre bureau principal et tous les bureaux secondaires.

1.2   Sécurité du matériel électoral au bureau principal

La salle d’entreposage du matériel doit être placée à l’écart, dans un endroit qui n’est pas accessible aux visiteurs. L’accès à cette salle doit être limitée au personnel autorisé à manipuler le matériel électoral, comme les employés affectés à la préparation des urnes. Ce personnel doit avoir été sensibilisé à l’importance de la sécurité du matériel. Les individus de l’externe qui auraient accès à la salle, par exemple un livreur, ne doivent jamais être laissés sans supervision avec du matériel électoral.

Vous devez également vous assurer que le personnel travaillant avec du matériel électoral en présence d’électeurs, notamment les préposés au vote et les membres des commissions de révision, prennent toutes les précautions requises pour protéger leur matériel, et n’utilisent que le matériel nécessaire à l’exercice de leurs fonctions. Votre personnel n’est pas autorisé à apporter du matériel à la maison.

1.3   Sécurité du matériel lors du transport

Des précautions particulières doivent être prises lors du transport du matériel électoral. Par exemple, rappelez-vous qu’il importe :

• de dresser l’inventaire du matériel électoral lors de différents types de transport (ex. : lors d’une réception ou d’une expédition du matériel, lors de la remise ou du retour des urnes, etc.);
• de laisser un membre du personnel électoral en permanence près d’un véhicule lors du chargement ou du déchargement du matériel électoral et des équipements informatiques pour en éviter le vol;
• de ne jamais laisser sans surveillance le matériel électoral et les équipements informatiques;
• de toujours vous assurer que les portes des véhicules dans lesquels est transporté du matériel sont verrouillés. Lorsque possible, par exemple lors de l’utilisation de camions, la porte donnant accès au matériel doit être verrouillée avec un cadenas ou une attache autobloquante (ex : « tie-wrap »)..

En possession du matériel, il faut éviter les lieux publics, comme les transports en commun ou les commerces. En cas d’absolue nécessité, ce matériel doit être transporté dans des sacs opaques. . Des manquements à ces pratiques pourraient remettre en question l’intégrité de l’élection.

Vous devez également de sensibiliser votre personnel à l’importance de protéger l’image de l’institution lorsque vous leur confiez du matériel marqué du logo d’Élections Québec, même lorsque ce matériel ne présente pas de risques de sécurité (par exemple, du matériel de formation).

1.4     Sécurité du matériel dans les bureaux de vote

Vous devez vous assurer lors de la formation de vos PRIMO de les sensibiliser à l’importance de la sécurité du matériel électoral. Vos PRIMO et aides-PRIMO doivent exercer une vigilance constante pour s’assurer que le personnel du vote manipule les bulletins de vote, les urnes, et la liste électorale de manière à en assurer la sécurité.

Si, de manière exceptionnelle, tous les employés d’une table de vote quittent celle-ci de manière temporaire, le PRIMO ou un aide-PRIMO doit rester à la table en attendant le retour de ceux-ci pour surveiller le matériel.

Avant de permettre aux employés de quitter le lieu de vote à la fin de la journée, le PRIMO doit s’assurer que ceux-ci n’ont plus en leur possession de matériel électoral.

Vos PRIMO doivent avoir comme instruction de vous aviser immédiatement si un incident de sécurité impliquant du matériel électoral est constaté ou suspecté.

1.5   Instructions en cas d’incident de sécurité  

Si vous constatez un incident de sécurité impliquant du matériel électoral ou si vous êtes informé d’un incident dans un lieu de vote, vous devez sans délai en aviser les responsables de la sécurité à Élections Québec ainsi que votre coordonnatrice ou coordonnateur et suivre leurs consignes.