Aviser l’électeur d’une décision prise en son absence | Bibliothèque

Échéancier: Premier jour : -21; Dernier jour : -4

Intervenant et mandat: Commission de révision en région éloignée; Commission de révision itinérante; Commission de révision ordinaire; Commission de révision spéciale; Commission de révision spéciale dans un établissement d'enseignement; Préposé et rév. - BVIRE

Thème: Révision

Référence légale

Directives aux commissions de révision (DGE-21)

But

Informer l’électeur visé par une demande de révision de la décision que la commission de révision a prise en son absence en acheminant l’Avis de décision prise en l’absence de l’électeur (DGE-22.2).

Informations préalables

Consultez la Synthèse des mises à l’étude et des transmissions d’avis par les commissions de révision.

La Loi oblige les réviseurs à aviser un électeur par écrit qu’une décision a été prise en son absence ou en l’absence de celui qui a fait la demande.

GEP va créer automatiquement l’activité « Acheminer l’avis de décision» lorsque :

1- toutes les démarches nécessaires ont été effectuées (enquête, avis d’intention, jour franc) et que la décision finale sur une demande mise à l’étude est prise en l’absence de l’électeur visé ou en l’absence de celui qui l’a fait;

2- une demande est reçue par correspondance.

Dans les deux cas, le formulaire DGE-24 devra être imprimé en un seul exemplaire, signé par les réviseurs et joint aux autres formulaires du dossier.

La commission peut accéder immédiatement l’activité à partir de la demande ou y revenir ultérieurement en faisant une recherche. L’Avis à l’électeur d’une décision prise en son absence par la commission de révision (DGE-22.2) produit par GEP sera adapté automatiquement selon le type de demande.

Procédure

1. Rechercher la demande

Révision > Rechercher et lister des demandes > 03 – Activités > Avis de décision

2. Accéder à la demande

Cliquer sur le numéro de la demande

3. Accéder à l’activité « Acheminer l’avis de décision »

Cliquer sur «Acheminer l’avis de décision»

4. Imprimer l’avis de décision

Cliquer sur Imprimer

Cliquer sur Ouvrir afin de générer le document PDF.

Cliquer sur l’icône de l’imprimante et :
– imprimer 2 copies si l’avis sera transmis par les agents réviseurs ou par courrier
– imprimer 1 copie si l’avis sera transmis par courriel ou télécopieur

5. Signer l’avis de décision

Les réviseurs doivent signer les deux copies. L’une sera transmise à l’électeur, l’autre sera brochée aux autres documents relatifs à l’électeur (par exemple: la DGE-24, le rapport d’enquête, l’avis d’intention) au retour des agents réviseurs.

6. Documenter l’activité « Acheminer l’avis de décision »

Il faut documenter l’activité. Cela doit se faire au départ des agents réviseurs, ou encore sur-le-champ si la commission a expédié l’avis par courriel, par courrier ou par télécopieur.

– Cliquer sur Modifier

Statut	Le statut de l’activité indique par défaut « À faire ». Vous le mettrez à « En attente » si l’envoi est en cours.
Période	La période suggérée pour réaliser l’activité est déjà inscrite dans GEP. Vous pouvez cependant la modifier.
Informations supplémentaires ou documents à obtenir	Au besoin, utilisez ce champ pour ajouter des notes utiles qui ne se retrouvent pas sur l’avis.
Visite-Envoi	Choisir le mode d’envoi que vous avez utilisé pour acheminer l’avis de décision (visite des agents réviseurs, envoi par courrier, envoi par courriel, etc.). Indiquer la date et l’heure. La section « Visite – Envoi » est aussi modulable en fonction du moyen de transmission que vous avez choisi. Notez la date et l’heure de l’envoi ou de la visite. Vous pouvez aussi sélectionner une adresse différente de celle inscrite sur la liste électorale si vous croyez pouvoir joindre l’électeur plus facilement à une autre adresse. Si l’avis a été transmis par les agents réviseurs, vous aurez aussi à indiquer les détails de la visite ou des visites, selon le cas. Si la personne rencontrée n’est pas l’électeur lui-même, inscrivez ses coordonnées. Indiquez que les visites sont terminées en cochant la case correspondant à la situation.
Sauvegarder

7. Transmettre l’avis de décision

L’avis peut être transmis par les agents réviseurs ou par tout autre moyen déterminé par directive.

Pour les demandes en ligne, le moyen le plus efficace pour transmettre l’avis de décision est le courriel, si l’électeur a laissé une adresse courriel pour le joindre.

L’avis de décision transmis par courriel doit être caviardé préalablement. Vous devez masquer certaines informations selon le type de demande :

Demande d’inscription, de radiation ou de transfert

Ne caviarder aucune information sur le document. Numériser le document et le transmettre par courriel.

Demande de déménagement

Caviarder l’ancienne adresse de l’électeur. Numériser le document et le transmettre par courriel.

Demande de correction

L’information présente sur le document est variable selon l’objet de la demande de l’électeur. Conserver le nom, le prénom de l’électeur en tout temps.

Pour une correction au nom, au prénom ou à l’adresse, conserver uniquement ces informations et caviarder la date de naissance ou le sexe s’ils apparaissent sur le document.
Pour une correction à la date de naissance ou au sexe, caviarder l’adresse de l’électeur.

Numériser le document et le transmettre par courriel.

8. Planifier la visite des agents réviseurs

Si l’avis est transmis par les agents réviseurs:
– donner deux copies de l’avis de décision. La première sera laissée à l’électeur et vous conserverez la seconde pour vos dossiers au retour de la visite des agents réviseurs
– inscrire les activités de visite sur leur feuille de route

9. Terminer l’activité « Acheminer l’avis de décision »

Dès que l’avis est livré, il faut documenter et terminer l’activité. Cela doit se faire au retour des agents réviseurs.

Dans le cas d’une visite

Inscrire la date et l’heure de la visite (première ou deuxième visite réalisée)

Dans la section « Détails », indiquer quelles informations ont été récoltées le cas échéant.

Si aucune autre visite n’est nécessaire, cocher « Visites terminées » (il est important de le faire, sinon l’activité restera en suspens) et sélectionner la situation

visites terminées – aucune personne rencontrée
visites terminées – électeur lui-même rencontré
visites terminées – autre personne rencontrée
visites terminées – électeur n’a pas voté

Si une autre personne que l’électeur a été rencontré, inscrire son nom et son prénom, son lien avec l’électeur et son numéro de téléphone

Mettre le statut à « Terminée » et sauvegarder.

Dans le cas de l’envoi d’un avis par un autre moyen

Sélectionner le mode d’envoi (par courrier rapide, par courrier régulier, par télécopieur ou par courriel).

Saisir la date de l’envoi et l’heure à laquelle il a été réalisé