- Échéancier
- Premier jour : -3
- Dernier jour : 0
- Intervenant et mandat
- Recrutement
Référence légale
Article 136 de la Loi électorale
But
Communiquer avec les PRIMO et aide(s)-PRIMO ainsi qu’avec les scrutateurs et les secrétaires prévus pour le dépouillement des urnes du BVA, BVIH, BVI-BVDE, BVDS, BVEE et BVIRE afin de confirmer leur présence.
Informations préalables
À la procédure PER-40, vous avez déjà embauché :
- PRIMO et aide(s)-PRIMO;
- Scrutateurs et secrétaires pour le dépouillement des urnes du BVA, du BVIH et du BVI-BVDE (généralement ce sont les mêmes personnes qui ont agi comme scrutateur ou secrétaire lors du vote);
- Scrutateurs et secrétaires pour le dépouillement des urnes du BVDS, du BVEE et du BVIRE.
Lorsque ces personnes ne peuvent se présenter, vous devez faire appel à des substituts.
En principe, vous avez déjà assigné ces personnes aux formations appropriées, soit : « PRIMO et aide-PRIMO pour le dépouillement des urnes du BVA, BVIH, BVI-BVDE, BVDS, BVEE et BVIRE » et/ou « Scrutateur et secrétaire pour le dépouillement des urnes du BVA, BVIH, BVI-BVDE, BVDS, BVEE et BVIRE ».
Procédure
1. Produire les fiches d’appel du personnel pour le dépouillement des urnes du BVA, BVIH, BVI-BVDE, BVDS, BVEE et BVIRE
Personnel électoral > Gestion du personnel > Produire les fiches d’appel
Veuillez vous référer au document Produire les fiches d’appel.
La fiche d’appel prend la forme d’un message formulé à l’interlocuteur et présente toutes les informations pertinentes sur le poste proposé et la formation qui y est associée.
2. Appeler toutes ces personnes afin de confirmer leur présence
3. Mettre à jour le dossier de ces personnes à la suite des appels
Personnel électoral > Gestion du personnel > Enregistrer le personnel électoral
Veuillez vous référer aux documents Mettre à jour le dossier de la personne et Ajouter, modifier ou supprimer un mandat .
Portez une attention particulière lorsque vous saisissez l’adresse et le numéro d’assurance sociale (NAS)
Toute erreur dans la saisie de l’adresse occasionnera des délais de poste supplémentaires, car les chèques seront retournés au DGEQ. Il est donc important de bien saisir le numéro civique et le numéro d’appartement, et ce, dans les cases appropriées.
L’absence du NAS n’empêche pas la création d’une feuille de rémunération, mais il doit absolument être saisi avant l’autorisation de cette feuille de rémunération.
La sauvegarde du dossier d’une personne dans GEP est impossible si le NAS est invalide ou débute par 9. Consulter la page Quoi faire si un NAS débute par un 9 afin de traiter ce type de dossier.
4. S’assurer que tous les postes sont comblés (« Occupe l’emploi » est à « Oui »).
Tous les postes doivent être comblés. Si nécessaire, puiser dans la réserve (banque de noms) pour combler les postes vacants (voir PER-39).
5. Aviser le DS dès que l’enregistrement est terminé afin que celui-ci autorise l’utilisation de sa signature électronique sur les formulaires Nomination et serment DGE-2.3 avant leur impression
En apposant sa signature électronique sur les formulaires DGE-2.3, le DS procède ainsi à la nomination du personnel pour le dépouillement des urnes (voir PER-89).
Veuillez vous référer au document Produire les formulaires de nomination et assermentation DGE-2.3
Tout le personnel du dépouillement des votes anticipé doit être assermenté le soir du scrutin. La section « Assermentation » doit donc apparaître sur le formulaire DGE-2.3.