- Échéancier
- Premier jour : -31
- Dernier jour : -25 (17 h)
- Intervenant et mandat
- Directeur du scrutin
But
Mettre à jour dans GEP les données relatives aux bureaux pour le vote le jour du scrutin et aux endroits de gestion qui les abritent. Cette opération est essentielle pour produire les cartes de rappel et mettre à jour les données du site WEB. Les délais serrés pour réaliser cette activité doivent être impérativement respectés.
Informations préalables
Au décret, les données saisies en activités préparatoires sont reprises pour être associées au nouvel événement.
Procédure
1. Mettre à jour les données dans GEP
À partir des vérifications faites à ENG-24, se référer à ENG-0.26, selon le cas, pour la mise à jour dans GEP.
Bouton « Déplacer » : ce bouton peut être utilisé pour transférer, en une seule opération, tous les bureaux et commissions d’un endroit de gestion à un autre. Ceci peut être utile, par exemple, à la suite d’un incendie, rendant un endroit inutilisable. Cette séquence d’opérations est documentée dans chacune des procédures ci-haut mentionnées.
2. Confirmer les BVO
La confirmation indique au DGE les choix définitifs pour chaque endroit de gestion.
Établissements et endroits de gestion > Gestion des endroits de gestion > Enregistrer les endroits de gestion
Dans la liste déroulante du champ « Bureau, commission », choisir la valeur « BVO ».
- Cliquer sur le bouton « Rechercher »;
- Cliquer sur chaque endroit de gestion concerné par cette valeur;
- Pour le bureau correspondant, choisir dans la liste déroulante le statut « C » (confirmé);
- Cliquer sur le bouton « Sauvegarder » au bas de l’écran.
Reprendre ensuite cette séquence d’opérations pour chacun des BVO.
Si le statut était à SV (Sélectionné-Validé) à la suite des activités préparatoires, le message suivant s’affichera: OEP2301A: I0006 – Veuillez prendre note que le statut des couvertures ont été validés automatiquement par le système. Une fois enregistrée, la valeur passera automatiquement à CV (Confirmé-Validé). Aucune autre action n’est nécessaire de votre part pour cet endroit de gestion.
Si la valeur demeure à C (Confirmé), le coordonnateur fera une dernière validation et sélectionnera le statut CV (Confirmé-Validé).
3. Vérifier les mises à jour
3.1 Produire les rapports suivants :
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Rapport de vérification des sections de vote et des bureaux et commissions associés (OEP2306B) |
Sélectionner les bureau(x), commission(s) : BVO |
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Rapport de vérification des endroits de gestion et des bureaux et commissions associés (OEP2306A)
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Sélectionner:
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Produire les listes officielles et les listes de travail relatives aux endroits de gestion |
Sélectionner:
Ordre de tri : par nom d’endroit de gestion (suggéré) |
3.2 Prendre connaissance des données et anomalies relevées sur chacun des rapports
Vous assurer de vérifier l’ensemble des rapports pour vous assurer que tout est bien saisi dans GEP.
Se référer aussi aux documents suivants :
3.3 Au besoin, corriger les données dans GEP en reprenant les étapes précédentes
Produire les rapports de vérification et ajuster les données autant de fois que nécessaire pour vous assurer de leur justesse.
4. Informer son coordonnateur de la fin du travail de mise à jour
Transmettre un courriel à votre coordonnateur avec le libellé suivant : « ENG-25 TERMINÉ ».
Le coordonnateur produira à son tour les rapports de vérification, validera les BVO modifiés depuis les activités préparatoires, et modifiera la valeur du statut en la faisant passer de C (Confirmé) à CV (Confirmé-Validé).