- Échéancier
- Premier jour : Aucun
- Dernier jour :
- Intervenant et mandat
- Directeur du scrutin
Référence légale
Articles 302 ,303 et 305 de la Loi électorale
Directive du DGE au DS : DIR-24
But
Enregistrer et mettre à jour dans GEP les données relatives à l’endroit utilisé pour le vote le jour du scrutin. Cette information est essentielle à la production des cartes de rappel, elle permet d’indiquer aux électeurs l’endroit où ils devront se rendre pour voter.
Informations préalables
La majorité des informations qui serviront à faire la saisie proviennent de la procédure ENG-0.25.
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S’aider du document de référence suivant :
Procédure
1. Fusionner les BVO des sections de vote de moins de 50 électeurs
Établissements et endroits de gestion > Bureaux de vote, commissions et sections de vote > Gérer les bureaux de vote et les commissions de révision
Vous avez identifié à la procédure ENG-0.25 les sections de vote de moins de 50 électeurs à être fusionnées avec la section de vote la plus rapprochée.
La colonne « Nombre d’électeurs » permet de cibler rapidement les bureaux sous le seuil des 50 électeurs. Cliquer sur le BVO devant être fusionné (ex. BVO-38 dont le nombre d’électeurs est 23), puis dans la section « Bureau, commission de révision – BVO », appuyer sur la liste déroulante « BVO fusionné à » et choisir le BVO le plus rapproché (ex. BVO-39)
Sauvegarder.
2. Fusionner les BVO des sections de vote des IH comportant un bureau de type BVIH
Établissements et endroits de gestion > Bureaux de vote, commissions et sections de vote > Gérer les bureaux de vote et les commissions de révision
Vous avez identifié à la procédure ENG-0.25 les sections de vote visées par un BVIH à être fusionnées avec la section de vote la plus rapprochée.
Cliquer sur le BVO 500 et plus devant être fusionné, puis dans la section « Bureau, commission de révision – BVO », appuyer sur la liste déroulante « BVO fusionné à » et choisir le BVO le plus rapproché (ex. BVO-31)
Sauvegarder.
Les BVO fusionnés devront être identifiés sur l’urne comme suit: BVO-46 et BVO-500, ou encore BVO-38 et BVO-39.
3. Créer l’endroit de gestion
Établissements et endroits de gestion > Gestion des endroits de gestion > Enregistrer les endroits de gestion
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Utiliser la section Endroits de gestion du document de référence suivant pour vous aider dans la saisie des données:
Créer l’endroit de gestion en appuyant sur le bouton « Créer » au bas de la fenêtre.
Cliquer sur le bouton « Sélectionner » pour choisir parmi les établissements déjà enregistrés dans GEP celui que vous désirez utiliser comme endroit de gestion, puis cliquer sur le bouton « OK ».
RAPPEL : Un endroit de gestion provient exclusivement de la banque d’établissements. Il doit porter le nom de la place d’affaires. Pour créer un établissement ou en modifier son nom, se référer au point 4 et utiliser le lien suivant : Établissements et endroits de gestion > Établissements et contacts > Gérer les établissements
Bouton « Déplacer » : ce bouton permet de transférer, en une seule opération, tous les bureaux BVO à un autre endroit de gestion. Par exemple, à la suite d’un sinistre, tous les BVO placés à l’École des Sources doivent maintenant être associés à la Salle communautaire Desmarais.
4. Créer un établissement pour pouvoir l’utiliser en tant qu’endroit de gestion, le cas échéant
La création d’un établissement est à faire uniquement si vous n’avez pu créer votre endroit de gestion au point 2.
Établissements et endroits de gestion > Établissements et contacts > Gérer les établissements
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Utiliser la section Établissements du document de référence suivant pour vous aider dans la saisie des données:
Le statut d’un établissement peut passer de « actif » à « inactif » dans certains cas, dont :
- établissement détruit;
- établissement avec un changement de vocation;
- établissement avec un changement de propriétaire;
- établissement devenu désuet.
5. Modifier le statut de « PO » (potentiel) à « S » (sélectionné) pour les bureau(x)
Établissements et endroits de gestion > Gestion des endroits de gestion > Enregistrer les endroits de gestion
Modifier le statut de « PO » (potentiel) à « S » (sélectionné) pour chacun des bureaux et commissions suivants :
- BVO.
Votre coordonnateur validera les informations et devra ensuite modifier le statut « S » (sélectionné) pour « SV » (sélectionné validé).
6. Vérifier les mises à jour
6.1 Produire les rapports suivants :
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Rapport de vérification des sections de vote et des bureaux et commissions associés (OEP2306B) |
Sélectionner le type :
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Rapport de vérification des endroits de gestion et des bureaux et commissions associés (OEP2306A)
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Sélectionner:
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Liste des endroits de vote le jour du scrutin DGE-3.5
Liste des bureaux de vote fusionnés et des bureaux de vote où les résultats seront noyés |
Établissements et endroits de gestion > Endroits de gestion – Listes et rapports > Produire les listes officielles des endroits de gestion Sélectionner parmi les listes officielles:
Sélectionner parmi les listes de travail:
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6.2 Prendre connaissance des données et anomalies relevées sur le rapport
Se référer aux documents suivants :
6.3 Au besoin, corriger les données dans GEP en reprenant les étapes précédentes
Produire le rapport de vérification et ajuster les données autant de fois que nécessaire pour vous assurer de leur justesse.